Aneu a qualsevol empresa de tot el país i, sens dubte, trobareu un personal que participa en tasques típiques de l'oficina. Fins i tot podria semblar les escenes que has vist a la televisió. El personal ajuda els administradors a satisfer qualsevol client que necessiti que estiguin en un dia concret, i gestionen la documentació de la companyia, incloent-hi la comptabilitat, la presentació i l'entrada de dades. Els càrrecs d'oficina consisteixen en rols com secretari, assistent de vendes, associat clerical i recepcionista.
$config[code] not foundContestar el telèfon
Molts deures d'oficina inclouen parlar directament amb el públic. Els assistents d'oficina o els recepcionistes de recepció responen a les trucades telefòniques entrants, transfereixen trucades als administradors i altres empleats i prenen missatges. Aquesta tasca requereix excel·lents habilitats interpersonals i una veu clara.
Ús d'equips d'oficina
Si treballeu en una oficina, eventualment haurà d'utilitzar alguns dels equips. Això pot implicar fer còpies amb la fotocopiadora, enviar faxos, fer servir Internet i fer impressions. La formació per a cada dispositiu es proporciona en el lloc de treball pels supervisors o altres empleats experimentats.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingEntrada de dades
Els formularis es creen a partir de plantilles i es necessita una persona real per introduir les dades en els camps buits. Els formularis, comandes i informes són creats per professionals de l'oficina -secretaris, oficines de comandes, assistents de reclamacions d'assegurances- que generalment són capaços d'escriure moltes paraules per minut per sobre de la velocitat mitjana de mecanografia.
Financera
De tant en tant, els deures d'oficina poden implicar finances empresarials. Això es fa habitualment pels empleats d'oficina general que publiquen els pagaments dels clients i fan la verificació financera.Els comptes a pagar s'ocupen dels comptes de sortida de l'empresa, mentre que els comptes a cobrar controlen els pagaments entrants dels clients. Els assistents administratius poden haver de preparar informes financers per als supervisors.
Preparació d'informes
Els informes són una gran part dels deures d'oficina, i per una bona raó. Els administradors necessiten informes d'oficines que cobreixen el pressupost i una altra informació important de l'empresa. En general, els informes són elaborats per les secretàries de l'oficina i els assistents administratius. Aquests informes poden ser per a persones de la companyia i lliurats personalment, o per a una empresa de la ciutat o del país, enviats per correu electrònic o servei de lliurament.
