Sabíeu que els empresaris que no presenten els formularis d'informes d'obligacions econòmiques necessaris (Obamacare) amb l'IRS poden estar subjectes a una multa màxima de 3 milions de dòlars? Això és suficient per mantenir-te a la nit! I això és només un requisit legal.
Els empresaris avui en dia s'enfronten a una àmplia gamma de requisits de manteniment de registres d'empleats, ja que queda clar que aquesta infografia de ComplyRight, una empresa dedicada a alliberar propietaris de petites empreses de càrregues de compliment. I aquests requisits semblen créixer cada any.
$config[code] not foundLes tasques de documentació i manteniment de registres poden ser més difícils per a les petites empreses, ja que les entitats més petites tenen menys personal per administrar les funcions de recursos humans, o potser no disposen de recursos humans específics. Però la bona notícia és que la tecnologia us pot ajudar a mantenir-se al marge dels requisits de compliment normatiu com a empresari.
Aquests són alguns requisits de manteniment de registres dels empleats que poden sorprendre (o sorprendre):
Publicacions de feina
Quan els ocupadors publiquen anuncis per a noves obertures, han de conservar un rècord d'un any d'acord amb la Llei sobre discriminació per edat en l'ocupació (ADEA).
Aplicacions de treball
Els empleadors coberts per l'ADEA, la Llei nord-americana de discapacitat (ADA) i / o el títol VII de la Llei de drets civils (títol VII) han de mantenir totes les sol·licituds de treball en el fitxer durant almenys un any. El requisit d'un any també s'aplica als treballadors temporals i temporals.
Reprèn
Els currículums sol · licitats s'han de conservar durant un any, per ADEA i ADA. No obstant això, no hi ha cap requisit per conservar currículums no sol · licitats.
Expedients de terminació
L'ADA i el títol VII requereix que tots els registres de terminació es mantinguin durant un any després de la data de finalització de l'empleat.
Plans de beneficis
L'ADEA requereix que els plans de beneficis es mantinguin en el registre durant un any després de la rescissió del pla en virtut de l'ADEA. A més, la Llei de seguretat de la renda de jubilació dels empleats (ERISA) requereix que els registres del pla de beneficis siguin registrats durant sis anys.
Avaluacions de rendiment
La Fair Labor Standards Act (FLSA) requereix que les avaluacions de rendiment es mantinguin durant dos anys.
Registre d'impostos d'atur
D'acord amb la Llei Federal d'Impostos per a Desocupació (FUTA), hauríeu de mantenir els registres de l'impost d'atur durant quatre anys a partir de la data de venciment o el pagament de l'impost, el que sigui posterior.
Formes I-9
Els formularis I-9 i la informació de verificació addicionals que verifiquen que els empleats estan autoritzats a treballar als Estats Units han de mantenir-se durant tres anys a partir de la data de lloguer o un any després de la data de finalització, el que passi més tard. La llei aplicable és la Llei de reforma i control d'immigració (IRCA).
Contractes de treball
Si teniu contractes de treball amb els empleats, heu de mantenir tots els contractes durant tres anys per la FLSA.
Formes OSHA per a lesions i malalties
Els empleadors amb 11 o més empleats han de mantenir tots els formularis que informen lesions o malalties durant un mínim de cinc anys després del final de l'any natural.
Un paisatge de conformitat vertiginosa
Com s'indica a la llista anterior, els empresaris estan subjectes a un patchwork creixent de lleis de manteniment de registres d'empleats.
No és només la quantitat de requisits legals que fan que el compliment sigui un desafiament. És el fet que les lleis estan canviant i complexes.
Les lleis sovint estan plenes de matisos, excepcions i definicions detallades. Els requisits de manteniment de registres poden cobrir alguns empresaris en funció de la seva mida o indústria, però no d'altres.
Les lleis també canvien amb freqüència, i s'agreguen noves lleis i normatives. Si es desconeix un canvi o una nova llei, la vostra empresa podria acabar pagant multes elevades. Recordeu que la falta de coneixement no sol ser una defensa.
Tecnologia: Fundació fonamental per al compliment del personal
El manteniment de registres dels empleats és una d'aquestes àrees on avui dia els nivells tecnològics són el camp de joc de les petites empreses.
Una bona aplicació de registre d'empleats us pot ajudar a conèixer millor els requisits legals que s'apliquen al vostre negoci.
Però el programari de manteniment de registres de best-breed d'avui pot afegir molt més valor.
Les millors aplicacions ajuden a la productivitat ajudant els equips de petites empreses a treballar de forma més intel·ligent, no més difícil. Suggeriment: busqueu un programa ràpid per començar, intuïtiu i fàcil d'usar. Vegeu també les funcions, com ara les indicacions automàtiques i els recordatoris per obtenir una major eficiència.
Una bona aplicació de manteniment de registres d'empleats pot estalviar diners gestionant el risc. Vostè guanya tranquil·litat i descansa millor, sabent que la vostra petita empresa té les eines necessàries per complir amb requisits complexos de manteniment de registres, igual que les grans corporacions.
Aquí teniu un gran avantatge de la tecnologia: registres electrònics en comptes de paper. Mantenir còpies impreses dels registres dels empleats no només requereix una gran quantitat d'espai físic, sinó que també exigeix una organització extrema. El treballador mig emmagatzema 400 hores cada any a la recerca de documents en paper.
La documentació electrònica està guanyant tracció sobre paper, segons ComplyRight. No és d'estranyar per què. Quan els registres s'emmagatzemen electrònicament, la informació es consolida en un sol lloc i es pot cercar fàcilment. El personal pot recuperar dades dels empleats amb pocs clics.
I a mesura que la seva empresa creix, i els registres es multipliquen, els sistemes de registres electrònics faciliten l'organització i recuperació de volums creixents de dades. Sense l'arrossegament d'un paper ineficient, també podeu escalar el vostre negoci amb més rapidesa.
On trobar ajuda de registre de treballadors
Per veure una llista completa dels requisits de manteniment de registres dels empleats i identificar aquells que s'apliquen al vostre negoci, descarregueu el "Pautes de retenció de registres d'empleats per a empleadors i gestors de recursos humans" de ComplyRight.
I consulteu l'aplicació de registres d'empleats de HRDirect. És gratuït i ràpid per començar, i simplifica la gestió dels registres dels empleats.
Foto de l'administrador a través de Shutterstock
Més informació a: Sponsored 3 Comments ▼
