En qualsevol oficina, hi ha tasques que cal completar per mantenir el negoci avançant. Aquestes tasques, que es troben sota el control del treball clerical, generalment són força senzilles i fàcils de dominar, i generalment són assignades a treballadors de nivell d'entrada. Malgrat que les tasques clericals com escriure i presentar són relativament bàsiques, prenen temps, i en molts casos, els executius i els empleats intermedis se centren en altres prioritats i no poden mantenir-se al dia amb tot el que cal fer. Per aquest motiu, moltes empreses contracten personal de suport clerical que es carrega específicament al maneig d'aquestes tasques.
$config[code] not foundActivitats clíniques comunes
El títol de treballador de suport clerical es refereix a persones que recolzen o ajuden els companys de feina amb una àmplia gamma de tasques. Alguns dels treballs més freqüents que pertanyen a aquesta categoria inclouen mecanografiar documents, presentar-los, respondre telèfons, gestionar enviaments, ingressar dades, fotocopiar, enviar faxos i classificar i lliurar correu entrant. Els professionals de suport clerical també poden ser responsables de mantenir i ordenar subministraments i de gestionar altres tasques tal com s'assignen, com demanar menjar per a reunions. En assumir aquestes responsabilitats i allunyar-les de les plaques dels altres, ajuden a mantenir l'oficina funcionant sense problemes i asseguren que tot es mantingui organitzat.
Encara que el suport clerical general se centra en aquestes tasques generals, en algunes empreses o departaments, el suport clerical pot estar centrat en activitats específiques o requerir coneixements més especialitzats. Per exemple, les activitats clericales en un departament de finances poden incloure tasques de comptabilitat, gestió de comptes a pagar i comptes a cobrar, assistència amb nòmines o classificació i verificació de informes de despeses. Si treballeu en una oficina del govern, podeu ser responsable de presentar permisos o administrar els correus electrònics. Independentment de l'entorn, però, la major part del suport clerical consisteix en tasques repetitives i definides, i no en treballs estratègics o operatius.
Habilitats i educació
La majoria dels rols de suport clerical són nivell d'entrada i, per tant, normalment requereixen un diploma de batxillerat o equivalent. Alguns individus completen una formació addicional en l'administració d'oficines a través d'un programa d'educació per a adults o universitari comunitari, mentre que altres es mouen en aquests rols amb un títol de batxillerat com un mitjà per aconseguir un lloc amb més responsabilitats i majors pagaments.
Una familiaritat amb les tasques bàsiques d'oficina és la qualificació més important per als rols de suport clerical. Mentre que les empreses proporcionaran formació en el lloc de treball en processos i procediments específics, esperen que els treballadors de suport clerical entren a la feina amb un conjunt d'habilitats generals.Aquestes habilitats inclouen coneixements sobre com utilitzar màquines d'oficina bàsiques (fax, copiadora, etc.); habilitats informàtiques generals, incloent la capacitat d'escriure 60 paraules per minut o més ràpid, així com el processament bàsic de textos i el programari de full de càlcul; habilitats de presentació; habilitats d'entrada de dades; i la possibilitat d'utilitzar el telèfon i aprendre el sistema telefònic de l'empresa.
Els treballs de suport clerical també requereixen una sèrie d'habilitats blandes. Una comportament professional és una necessitat, així com habilitats organitzatives excepcionals. Les habilitats del servei al client són importants, especialment si interactuareu amb el públic, i és fonamental orientar-vos amb detall. En algunes indústries, com ara l'assistència sanitària i les finances, s'espera que els treballadors de suport clerical estiguin familiaritzats amb les normes de la indústria relatives a la seguretat de la informació i les dades personals, i que realitzin el seu treball en conseqüència.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingSalaris de Suport Clerical
Atès que el suport clerical es considera una posició d'entrada, els sous són comparativament baixos. Segons PayScale.com, la tarifa mitjana horària de les posicions d'assistència clerical és de $ 12.87, per un sou anual d'uns 30.000 dòlars. La paga generalment es correspon amb l'experiència, però fins i tot els professionals de suport més experimentats poques vegades guanyen més de $ 40,000 l'any. Tanmateix, hi ha marge de creixement en aquest camp, ja que molta gent acudeix a funcions d'ajudant administratiu o executiu de més alt nivell o es mou a diferents llocs de treball dins de l'organització. D'acord amb PayScale.com, també és molt comú que un proveïdor de suport clerical en el camp mèdic passi a ser un assistent mèdic, una infermera registrada o una infermera.
Les indústries més remunerades per al suport clerical són el govern i els serveis professionals, científics i tècnics. Tanmateix, l'assistència sanitària també és un camp amb un alt nivell de remuneració, i la indústria on s'espera que, almenys, hi hagi un creixement en els propers anys.
Tendències de la indústria de suport clerical
Com passa amb moltes indústries, la tecnologia està canviant el suport clerical i la manera com es treballa el treball. Moltes tasques que abans es feien manualment ara es poden fer a través de l'ordinador, estalviant temps i augmentant la necessitat d'una formació addicional. Dins d'aquest àmbit, es donen dues tendències importants que estan canviant la cara del suport clerical.
En primer lloc, el pas cap a les oficines sense paper està canviant la cara i, en alguns casos, eliminant la necessitat de suport clerical. Les empreses van sense papers, o almenys amb menys paper, per diversos motius, incloent una millora de la sostenibilitat, una millor organització i costos reduïts. De fet, un estudi de 2014 de Gartner va trobar que el cost per als negocis dels EUA associats amb l'emmagatzematge i la recuperació de documents en paper està situat al voltant de 25 mil milions de dòlars a 35 mil milions de dòlars anuals. Mitjançant l'ús de serveis digitals per crear, emmagatzemar i organitzar documents, les empreses poden estalviar diners i ser més eficients.
Pel que fa al suport clerical, això també significa que es redueix la necessitat d'algú que introdueixi documents físics, o escriviu i imprimiu lletres, feu un seguiment dels documents, etc. Mentre que algunes empreses estan acabant amb posicions clericales (l'Oficina d'Estadístiques Laborals presenta poc o cap creixement en el camp per a l'any 2026, a causa, en gran part, de la tecnologia), altres estan canviant les qualificacions d'aquestes posicions i requereixen habilitats informàtiques avançades i experiència en gestió electrònica documents
Una altra tendència que afecta el camp de suport clerical és l'ascens de l'assistent virtual. Els assistents virtuals, també coneguts com VA, són ajudants o personal de suport que treballen de forma remota i proporcionen molts dels mateixos serveis que un assistent a l'oficina. Moltes VA treballen per a empresaris o propietaris de petites empreses que necessiten suport, però no poden permetre's o no disposen de l'espai o l'equip per contractar a algú per treballar a temps complet a l'oficina. Una vegada més, la tecnologia és clau en aquesta indústria, ja que els assistents virtuals funcionen a través d'Internet, usant el correu electrònic, l'intercanvi de documents i altres tecnologies per fer front a les tasques dels seus ocupadors. Tot i que algunes VA són especialistes i s'encarreguen de tasques com la comunicació social i la gestió del lloc web, alguns empresaris només necessiten que algú gestioni el seu correu electrònic i respongui a les consultes dels clients.
Atès que els assistents virtuals solen ser autònoms o treballen per compte propi, sovint poden manar una taxa de pagament més alta que els que treballen a les oficines. Algunes VA també treballen per a múltiples clients al mateix temps, augmentant el seu potencial d'ingressos. De mitjana, un VA guanya entre $ 10 i $ 25 per hora.
Aterrar un treball de suport clerical
Tot i que els treballs d'assistència clerical poden no ser tan abundants com abans, encara estan disponibles. La majoria de les obertures són creades per la facturació i els assistents deixant per a altres oportunitats.
Un bon currículum per al suport cleric destacarà les vostres habilitats administratives i tècniques. Demostreu als empresaris que està organitzat, orientat a la informació, un bon solucionador de problemes i té excel·lents habilitats de comunicació. Assegureu-vos de destacar les vostres habilitats tècniques de manera quantificable; Indiqueu la rapidesa amb què podeu escriure paraules per minut i especificar el programari que sap com utilitzar. A mesura que detalleu la vostra experiència, ressalteu les tasques i els èxits que mostren les vostres habilitats clericals, especialment aquelles que us poden apartar d'altres candidats. Sobretot, tingueu cura amb la vostra gramàtica i ortografia. Igual que amb qualsevol currículum, errors tipogràfics i una gramàtica deficient, es reflecteixen poc en les seves habilitats, però en un camp tan detallat com el suport clerical, cal ser perfecte. Ningú va a contractar un mecanògraf que no pugui obtenir el seu propi currículum.
Els llocs de treball clerical solen trobar-se a la llista de llocs de treball o llocs web de l'empresa. Les agències temporals també són un bon lloc per trobar aquest tipus de treball. Treballar com una temperatura us ofereix l'oportunitat de construir les vostres habilitats en diverses empreses. Algunes agències faran pràctiques a llarg termini o podran contractar-les a temps complet després de treballar com a temporals. Les pràctiques són una altra manera de construir les vostres habilitats d'assistència a l'oficina. Encara que moltes empreses amb programes de pràctiques formals permeten als interns treballar en projectes específics, sovint s'espera que els interns "paguin les seves quotes", assumint tasques clericals. Espereu passar una mica de temps en qualsevol pràctica fent una presentació, entrada de dades, administració de correu o contestades de telèfons, però observem que és una oportunitat per desenvolupar habilitats que podrien resultar més útils després.
Fent-se indispensable
Només perquè el treball clerical sol ser un nivell d'entrada, això no significa que no sigui una part important de l'equip. De fet, fer-se indispensable per al vostre cap i companys de treball pot augmentar les possibilitats de promoure i, finalment, tenir el vostre propi equip de suport clerical. Per començar, feu el vostre treball en seriós i feu tot el possible per fer totes les tasques, per molt menjades o tedioses que sigui. Igual que amb qualsevol treball, hi haurà parts de la vostra feina que adorareu i parts que odi, però cal tractar-les com a importants i fer-les bé.
En segon lloc, apreneu a prioritzar. Probablement, tindreu diversos projectes i tasques al vostre plat en qualsevol moment, especialment quan proporcioneu assistència a tot un equip o oficina. Aprengui a determinar quina és la màxima prioritat i què pot esperar i desenvolupar sistemes per garantir que tothom aconsegueixi el que necessita quan ho necessiti. La gestió multitasca i del temps són habilitats vitals per a un treballador de suport clerical, i per conèixer els objectius i prioritats de l'empresa i el membre de l'equip, podeu proporcionar el màxim nivell de suport.
En tercer lloc, estar disposat a anar més enllà. El vostre treball és donar suport, i això pot significar assumir algunes tasques addicionals aquí i allà. Els assistents indispensables sempre estan disposats a aprendre, i faran tot el necessari per no només fer el treball, sinó també resoldre problemes i evitar que es produeixin crisis. Per exemple, si veieu que un associat ha enviat una memòria que conté un error important, no imprimiu i distribueixi el document. Confirmeu amb l'associat que la informació és correcta i feu canvis segons calgui.
Finalment, sigui professional i educat en tot moment. És possible que hi hagi moments en què altres persones de l'organització us tractin de manera rudimentària o no us donin el respecte que us mereixeu, però manteniu la vostra pròpia professionalitat. Tractar a tots amb la bondat i el respecte augmentarà la vostra reserva a l'empresa, especialment si es desenvolupa una reputació de discreció i voluntat d'ajudar. A la vostra posició de suport clerical, és probable que tingui accés a una gran quantitat d'informació, però resistiu la temptació de xafardejar o compartir el que coneixeu. Guanyar la confiança del seu cap i companys de feina pot ajudar a avançar la seva carrera, mentre que servir com a xafarderies de l'oficina embrionarà la seva reputació i, potencialment, evitarà que avanci.
