Els directius i els executius poden necessitar ajuda quan compleixin les tasques de treball, com ara la creació de reunions de vendes. Un ajudant executiu d'alt nivell ofereix suport administratiu a aquests professionals. Segons la Guia del Diploma, els requisits educatius d'aquesta posició poden incloure un títol associat. Els requeriments addicionals poden incloure habilitats de recerca, habilitats de programari i habilitats interpersonals.
$config[code] not foundDeures administratius
Els ajudants executius d'alt nivell realitzen tasques d'oficina de rutina quan treballen en oficines més petites. Aquests inclouen fer trucades telefòniques, investigar idees de regals i acceptar paquets de lliurament. En una oficina més gran, els assistents executius d'alt nivell poden supervisar els treballadors que realitzen aquestes funcions, com ara recepcionistes.
Gestió de registres financers
La gestió de registres financers inclou actualitzar comptes de despeses, comprovar els comptes de crèdit corporatius i processar sol·licituds de pagament. L'assistent s'encarrega de mantenir aquests documents financers en un lloc segur. En fer aquest treball, els assistents executius tenen accés a informació personal confidencial, com ara números de la Seguretat Social i veuen informació personal quan treballen amb registres financers. La discreció és imprescindible.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingRepresentació a les reunions
Quan els directius, directius o executius del departament no poden assistir a una reunió, l'assistent executiu d'alt nivell pot representar l'executiu. Aquestes reunions poden implicar tractar amb proveïdors, venedors o altres executius. L'assistent executiu ha de representar a l'empresa de forma professional. Alguns assistents necessiten resoldre les controvèrsies i informar l'executiu quan un problema no es resol ràpidament.
Plans de viatge
Un assistent fa arranjaments de viatge per a directius i executius. Això inclou trucar a les taules de reserves d'hotels i gestionar les reserves de lloguer de cotxes. Alguns executius tenen peticions especials, com ara necessitats dietètiques i l'assistent ha de fer un seguiment d'aquestes. L'assistent executiu d'alt nivell confirma els horaris dels viatges i informa l'executiu.
Control de documents
La paperassa d'oficina requereix la revisió, actualització i presentació. La creació de la documentació pot implicar memos, lletres i factures de l'empresa. Alguns d'aquests documents requereixen signatures empresarials abans que l'assistent pugui presentar-les. Els assistents executius d'alt nivell reben formació sobre com es manegen els diferents documents. Els documents s'emmagatzemen en els gabinets o es transfereixen a un ordinador.
