Gràcies a la tecnologia moderna, moltes oficines estan pràcticament sense papers. Els documents importants es creen, signen i s'envien exclusivament en línia, i s'emmagatzemen per a un accés fàcil per part de totes les parts. Tot i que és convenient tenir tota la paperassa del vostre negoci en format digital, és possible que no vulgueu alliberar-vos de la vostra impressora. Vam demanar a un grup d'experts del Young Entrepreneur Council el següent:
$config[code] not found"Un munt de negocis es fa en línia ara, i molts documents mai s'imprimeixen en absolut. Tot i així, hi ha algunes situacions on cal una còpia impresa. Quin és un document que sempre hauria de tenir una còpia física i per què? "
Documents empresarials que heu d'imprimir sempre
A continuació es detallen els membres de la comunitat de YEC:
1. Valors de la vostra empresa
"Tenir articles impresos en paper sempre els fa una mica més reals. La capacitat de tocar i sentir, fer comentaris o fins i tot llençar-los fa que siguin més reals. Personalment m'agrada tenir els valors de la vostra empresa impresos i asseguts al vostre escriptori o penjats en una paret, per servir de recordatori constant del que sou (i no) ". ~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Contractes
"El tipus de document que crec que sempre hauria d'haver imprès i emmagatzemat en línia és qualsevol contracte. Aquestes són negociacions importants i documents legals, i mai se sap quan haureu de tornar i fer-ne una referència. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Llicències, permisos i documents de "Sèrie pujada"
"Heu de guardar còpies en paper de llicències i permisos comercials, perquè sovint la normativa requereix que ho feu. A més, els documents físics de qualsevol cosa amb una signatura original o un segell elevat s'han de mantenir i col·locar en algun lloc segur. La reproducció d'elements amb segells no es mostrarà correctament en forma digital i no es considerarien documents originals per part de moltes entitats. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Plans d'emergència
"És important mantenir una còpia física de qualsevol informació o procediment que es necessiti si una emergència fa impossible l'accés a l'ordinador. Això podria incloure informació de contacte d'emergència, procediments de seguretat contra incendis, procediments d'evacuació d'oficines i plans de continuïtat de negocis ". Roger Lee, Interés Humà
5. Els seus objectius
"Ja no faig servir la ploma i el paper. Tot emmagatzema al meu ordinador o al meu dispositiu mòbil. També crec que és verda i retalla el paper. Però si fos per imprimir qualsevol tros de paper, serien els meus objectius. Tinc una llista de metes trimestrals, anuals, triennals i de deu anys que reviso cada mes per assegurar-me que estic en camí ". ~ Jean Ginzburg, Ginball Marketing Digital
6. El teu currículum vitae
"El document que sempre haureu de tenir una còpia física és el vostre currículum vitae. Sempre és bo tenir el vostre currículum amb vostè com a referència en una entrevista. També mostra que estàs preparat i aprofitant l'oportunitat ". ~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc.
7. Contrasenyes
"Conserveu una còpia física de totes les contrasenyes rellevants que feu servir durant tot el dia. Aquesta informació probablement no s'hauria d'emmagatzemar en cap lloc en línia, per evitar les possibilitats de pirateig o robatori d'identitat. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Certificats de valors
"En emetre accions a socis comercials o empleats, és important conservar una còpia impresa i una còpia digital, en cas que es perdi la còpia impresa. Normalment els empleats obtindran una còpia impresa una vegada que hagin exercit la seva opció per comprar l'estoc. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Qualsevol fitxer crucial per a les vostres operacions
"Hi ha diversos tipus de documents que trobem pràcticament mantenint impresos. Aquests inclouen contractes de client signats, fitxers de RRHH de personal i resums semestrals, els nostres manuals de política de l'empresa (un per empleat), els valors bàsics de la nostra empresa (penjats d'orgull), panells de visualització de vendes, avanç de l'objectiu trimestral i els requisits corporatius, assegurances i publicacions de responsabilitat amb el mandat de l'estat. "~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Rebuts de pagament
"Si bé els ingressos digitals són excel·lents, encara és bo tenir la capacitat d'imprimir els rebuts quan sigui necessari per motius fiscals o per a altres documents". ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. La vostra targeta de presentació
"Sempre manteniu les targetes de visita a mà. Mai se sap on o quan coneixerà a algú amb qui es vol connectar amb vostè més endavant. Mantené 10 o més en diversos llocs, com ara la meva bossa, jaqueta, cotxe, moneder, passaport, escriptori i llar. A més, assegureu-vos que les vostres targetes siguin tan memorables com vosaltres. És fàcil perdre'ls, així que fes el possible per dissenyar alguna cosa que reflecteixi la teva singularitat. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Foto a través de Shutterstock
4 comentaris ▼
