Els coordinadors de la conferència o els planificadors de reunions solen participar en tots els aspectes d'una conferència, ja que els contractes inicials s'han signat per netejar-los en el dia final de l'esdeveniment. Al mig hi ha una àmplia gamma de funcions que podeu esperar. Des de 2014, hi ha hagut importants oportunitats en el camp que s'espera que duri almenys fins a l'any 2024, ja que l'Oficina d'Estadístiques Laborals preveu un augment de l'ocupació per als coordinadors de la conferència al voltant del 10 per cent.
$config[code] not foundPre-planificació
Com a coordinador, és responsabilitat vostra assegurar-se que tots els detalls que necessiten els vostres clients estan escrits en un contracte abans de començar a preparar-se per a la conferència. Es trobarà amb el lideratge de la conferència per conèixer detalls com quants s'espera que assisteixin, què menjars i aperitius són necessaris, qui consisteix en el públic objectiu, quin és el propòsit de la conferència i quin tipus de pressupost restriccions que el client té sota. A més, haurà de negociar amb proveïdors, instal·lacions i altres proveïdors de serveis i anotar els costos totals de l'esdeveniment. En general, tindreu un pressupost que haureu de treballar.
Organitza l'esdeveniment
Una vegada que hagueu finalitzat tots els detalls d'on es durà a terme l'esdeveniment i qui proporcionarà els serveis, llavors s'encarregarà d'organitzar aquests detalls en una operació fluida. Haureu d'esbrinar quines sales usen diversos altaveus depenent de quina sigui la previsió del taller i quants clients es preveu que comprin bitllets de banquets. Amb el vostre client, serà l'encarregat d'escollir el menú, l'arranjament de la taula i l'entreteniment i fer els arranjaments per als micròfons i les necessitats audiovisuals dels parlants. Si els assistents s'allotgen a hotels que no siguin on està celebrant la conferència, és possible que hàgiu d'organitzar el transport per ells. En el moment de l'esdeveniment, hauríeu d'haver creat un calendari detallat i una llista de contactes per a cada servei.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingMonitor de l'esdeveniment
Durant la conferència, s'espera que estigueu a la vostra disposició per atendre les sol·licituds d'últim minut i assegureu-vos que els venedors siguin on se suposa que són. A principis del primer dia, farà un recorregut per la instal·lació per assegurar-vos que les casetes d'exposició estiguin adequades, que l'hotel estigui a punt per arribar als clients i que la senyalització sigui adequada. Podeu portar un walkie-talkie o estar llest al vostre mòbil per reaccionar instantàniament a les sol·licituds del client. A més de mirar el progrés de la conferència mentre està passant, la seva responsabilitat serà principalment resoldre problemes i resoldre problemes a mesura que sorgeixin.
Segueix
Un coordinador efectiu de la conferència proporciona seguiment amb els clients per esbrinar si l'esdeveniment s'ha considerat exitós. També haurà de cobrar el pagament immediatament després de l'esdeveniment i pagar els venedors. Creeu una enquesta per completar els participants abans d'abandonar l'esdeveniment i compartir els resultats amb el vostre client. Conegueu-vos amb els organitzadors principals de la companyia que va celebrar la conferència per rebre comentaris. Atès que molts coordinadors de la conferència també participen en la venda dels seus serveis, potser us convé demanar el treball de coordinar la propera reunió o conferència quan feu aquest seguiment.
