La presentació de documents tradicionals ha estat àmpliament reemplaçada o ajudada per l'emmagatzematge d'arxius en bases de dades informàtiques. Hi ha avantatges i desavantatges per a la presentació tradicional. Tot i que els fitxers de paper estan al vostre abast i són de fàcil accés, també ocupen una gran quantitat d'espai i residus de paper. Determinar si un sistema de presentació tradicional és adequat per a vostè depèn del vostre negoci. Les empreses jurídiques i les empreses que mantenen registres mèdics poden trobar que els seus fitxers canvien o creixen tan ràpidament que la presentació en paper tradicional és l'única forma de mantenir-se al dia amb els desenvolupaments diaris.
$config[code] not foundFàcil d'accedir
L'organització de fitxers tradicional és fàcil d'accedir. Els fitxers es troben físicament en una ubicació central. Si no trobeu res, podeu gastar sempre que necessiteu passar per cada fitxer fins que trobeu exactament el que esteu cercant. La possibilitat de veure, tocar i llegir els vostres fitxers quan sigui necessari us pot ajudar a pensar sobre com innovar aspectes del vostre negoci.
Fàcil d'entendre
Els sistemes de presentació tradicionals normalment són fàcils d'entendre. Els fitxers es poden ordenar de diverses maneres, incloent-hi alfabèticament, per tema o conjunts d'habilitats, numèricament, per data, per ubicació o per ordre d'importància. Fins i tot si no compreneu inicialment el sistema de fitxers que s'utilitza, podeu esbrinar-lo passant els fitxers i fixant-vos en els seus factors de definició.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingAntiquat
D'altra banda, els fitxers de paper tradicionals s'han substituït en moltes organitzacions amb presentació d'ordinadors. Més empreses escanegen i descarreguen els seus fitxers a les computadores d'oficina. Amb aquest mètode, els treballadors poden trobar fitxers i carregar de manera instantània amb el programari de la base de dades de cerca, estalviant temps i augmentant la productivitat.
Difícil de protegir
Els fitxers organitzats tradicionalment són difícils de protegir. Els incendis o altres desastres naturals poden destruir fitxers, que poden provocar una pèrdua de negocis. La còpia de seguretat dels fitxers tradicionals triga molt de temps, i triga hores de copiar, etiquetar i tornar a presentar.
Falta d'espai i eficiència
L'organització de fitxers tradicional pot sortir de la mà. El nombre de fitxers que organitzeu creix amb el vostre negoci; pot ser un dolor a la base de dades per trobar espai per a tota aquesta paperassa. La presentació d'articles de manera eficient també pot convertir-se en un repte.
