En moltes empreses, el departament de recursos humans s'encarrega de tots els registres de personal de cada empleat, passat i present. Aquests registres es conserven tradicionalment en paper, generen problemes amb l'emmagatzematge, la capacitat de localitzar registres i la longevitat. Canviar-se a un sistema de personal informatitzat pot ajudar a resoldre alguns d'aquests problemes.
Espai
Mantenir els registres de paper ocupa molt espai. Com més empleats tingui una empresa, més espai haurà d'emmagatzemar tots els registres, especialment si l'empresa manté registres per als empleats del passat. Un sistema informatitzat permet que una empresa transfereixi documents en format digital, que només ocupen l'espai per a l'ordinador. La majoria de les computadores tenen un munt d'espai de disc dur per emmagatzemar tots els registres requerits dels empleats. Una empresa és llavors lliure d'utilitzar l'antic espai d'emmagatzematge per als registres en paper d'una altra oficina o d'un altre tipus d'emmagatzematge.
$config[code] not foundAccessibilitat
Els registres de paper, no importa el grau de la seva presentació, poden trigar diversos minuts a cercar per a cada informació en particular. Heu de trobar el fitxer per al treballador correcte, que normalment és fàcil, sempre que els fitxers es mantenin en bon ordre alfabètic, però encara pot trigar un temps en funció de quants muntatges de fitxers haureu de caminar per arribar-hi. Després d'això, encara heu de localitzar el document en particular que necessiteu, que pot prendre un temps, especialment si el fitxer de l'empleat és gruixut. Tanmateix, si el sistema de personal s'emmagatzema en una computadora, és qüestió de segons buscar la informació que busqueu a través de les funcions de cerca de l'ordinador. Els empresaris poden visualitzar fitxers de diverses computadores, i fins i tot d'oficines ubicades a diverses ciutats.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingTemps
A més d'estalviar temps en cercar documents específics en paper, els empresaris poden estalviar temps d'altres maneres. Si un empresari necessita un arxiu de paper d'algú a causa d'una acció disciplinària o d'una revisió del rendiment, hauria d'esperar que algú localitzi el fitxer i el lliuri. Quan el sistema està informatitzat, simplement pot buscar la informació del seu ordinador sense haver d'esperar. Els documents de presentació de documents també es realitzen amb més rapidesa, estalviant temps en la presentació.
Estadístiques
Els empresaris de vegades confien en estadístiques per avaluar els seus empleats i les necessitats de l'empresa. Quan els registres de personal són informatitzats, un empresari pot instruir a l'ordinador per recollir estadístiques específiques, com ara nivells de producció, absències o taxes de rotació, per trobar formes de millorar l'empresa. Aquestes estadístiques poden donar a l'empresari una gran quantitat d'informació important. Si la gestió superior sol·licita aquestes estadístiques, l'equip facilita la compilació de la informació i pot crear ràpidament un gràfic per il·lustrar millor les estadístiques.
Tendències
Alguns empleats mostren tendències en els seus hàbits de treball que poden incloure un empresari en qüestions potencials. Per exemple, un empleat pot tenir l'hàbit de cridar-se malalt cada dues setmanes el mateix dia de la setmana. Alguns empleats trien dilluns o divendres per estendre un cap de setmana, mentre que altres trien una ruta més discreta usant un dia a la meitat de la setmana. Un sistema de personal informatitzat pot ajudar a un empresari a identificar tendències com aquesta més fàcilment que confiar en els registres de paper i la memòria.
