Un secretari d'oficina sol ser la cua que ocupa una oficina o un negoci, ja que dóna suport a diversos membres del personal i departaments. Els secretaris d'oficina no necessiten cap educació formal, però la majoria de les empreses examinaran la realització de cursos en habilitats informàtiques i altres habilitats relacionades amb l'oficina com a actiu. Segons Payscale.com, a partir de 2010, els secretaris d'oficina fan una mitjana d'entre $ 20.893 i $ 30.990 anuals.
$config[code] not foundSalutació i registre d'entrada
El secretari d'oficina saluda els clients, sol · licitants d'ocupació i altres visitants quan arriben a l'oficina. Si el visitant té una cita amb algú que treballa a l'empresa, el secretari d'oficina comprovarà al visitant i anunciarà la seva arribada al personal adequat.
Atès que el secretari d'oficina sol ser la primera impressió que té la companyia, ha de mantenir una aparença i comportament professional en tot moment. L'ús d'una etiqueta adequada i una actitud amigable són una part important del treball del secretari de l'oficina. Una encaixada de mans i un contacte visual a l'arribada permeten al visitant saber que la seva presència és reconeguda i apreciada. Quan un visitant o client abandoni l'edifici, el secretari d'oficina li donarà les gràcies per venir i, si és necessari, consultar-lo.
Comunicació i Correspondència
El telèfon i la comunicació escrita són vitals per ajudar a la companyia a avançar i construir negocis. El secretari d'oficina té un paper important en el procés de comunicació dins de l'oficina i l'empresa. Pren trucades telefòniques, redirigeix l'interlocutor a la persona adequada o pren un missatge, fa trucades telefòniques als clients i proporciona informació o indicacions als que sol·liciten ajuda.
A més de la comunicació telefònica, el secretari d'oficina també participa en la correspondència escrita i per correu electrònic. Els executius o directius poden demanar al secretari d'oficina que escriguin cartes o que responguin a les consultes dels clients. Tant si la comunicació com la correspondència tenen lloc al telèfon, mitjançant una carta o un correu electrònic, el secretari d'oficina sempre ha de comunicar-se de manera professional, mantenint la reputació que la companyia ha treballat per construir.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingEl manteniment de registres
Una oficina ocupada requerirà actualització constant de registres i dades. Si l'empresa participa en les vendes de productes o serveis, els registres de vendes, inventari i sol·licituds de clients hauran d'actualitzar-se cada dia. El secretari d'oficina ingressa els pagaments realitzats per clients i clients i també pot assistir al departament de comptabilitat amb registres actualitzats dels pagaments enviats als proveïdors.
A més dels registres relacionats amb vendes, el secretari d'oficina també manté registres de reunions a través de minuts de reunió. El manteniment de registres proporciona a l'empresa un historial d'allò que s'ha produït i pot ser vital per al progrés de l'empresa. Moltes hores es gasten, pel secretari d'oficina, actualitzant i mantenint registres escrits i registres a l'ordinador.
