Les funcions del secretari poden incloure diversos deures clericals com respondre telèfons, escriure, presentar, obrir correus i prendre cafè. Un secretari que actua com a assistent d'un gerent té funcions similars. Tanmateix, aquest tipus de secretària informa directament al gerent (a diferència de tots els altres de la companyia) i ajuda al gerent de diverses maneres a facilitar el treball i mantenir l'oficina organitzada.
$config[code] not foundFuncions de comunicació
Com a secretari d'administrador, sovint serà la primera persona de contacte per a aquells que intenten arribar al seu cap tant dins com fora de l'empresa. A diferència d'un recepcionista o secretari general que respon al telèfon de tot el personal, és possible que només respongui a les trucades entrants per al vostre administrador. Haureu de seleccionar les trucades per determinar si podeu ajudar a qui truca o si el vostre cap està disponible per fer la trucada. Assistir al gerent inclou saludar els visitants que ingressen a l'oficina del vostre director i dirigir-los segons les instruccions del vostre gerent. Les funcions del secretari per al vostre administrador també poden incloure la connexió amb altres professionals en nom seu mitjançant correspondència escrita, fer trucades telefòniques i enviar correus electrònics.
Funcions d'organització
Els directius esperen que els seus secretaris s'organitzin. Vostè serà l'encarregat de garantir que els fitxers d'oficina es mantenen ordenats i els documents confidencials es col·loquen en una àrea segura. És possible que hagueu d'ordenar el correu entrant per determinar el que se li dóna al vostre administrador, ha estat arxivat o rebutjat. Assistir al director sovint inclou mantenir el seu horari. Esperarà que faci un seguiment de les seves cites, programi reunions i realitzi els seus arranjaments de viatge quan sigui necessari. Les funcions addicionals poden incloure la configuració de trucades per a conferències i assistir a reunions, així com proporcionar l'agenda i prendre minuts.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingFuncions d'administració
Encara que sou el secretari del càrrec, algunes de les vostres responsabilitats poden incloure la gestió. Assistir al gerent de vegades pot representar-vos com a gestor. El vostre cap pot donar-vos la tasca de supervisar certs projectes com gestionar una base de dades o crear i actualitzar informes. Si hi ha altres membres del personal clerical a l'oficina, és possible que s'encarregui de gestionar-los i assignar-los les tasques diàries. Poden informar directament a vostè en comptes del seu administrador, i pot servir com a supervisor immediat. També es pot convocar a formar altres empleats i fins i tot instruir al vostre supervisor sobre assumptes com l'ensenyar-los a operar màquines d'oficina o utilitzar paquets de programari.
