La meva empresa, Journyx, ha existit durant setze anys ara i durant aquest temps, hem degradat una de les principals desavantatges econòmiques de la història, l'aparició de l'esfera de les xarxes socials simultàniament emocionant i aterradora, i grans transicions sobre com es compra el programari i lliurat No obstant això, no sempre teníem molèsties.
Al principi, vam arribar a un fracàs absolut un parell de vegades.No tenia res a veure amb el nostre producte; els clients la van trobar lliurada a la seva funcionalitat promesa i després a alguns. Tampoc tenia a veure amb el nostre equip ni amb cap política interna de mala qualitat.
La raó per la que us dic aquesta història és perquè hi ha una lliçó a aprendre aquí: no teníem una visió clara del nostre gasoducte i el flux d'efectiu. Vam tenir dificultats per predir quant diners teníem al banc diverses setmanes en el futur. Va ser un problema greu i, per desgràcia, comú. Potser fins i tot un que hagi experimentat a la vostra empresa.
És fàcil, especialment per a petites empreses i iniciatives, centrar-se en l'entusiasme de l'aquí i ara. El futur és un concepte abstracte per a empreses empresarials, fins que no ho sigui. Cal centrar-se en el creixement des del principi. L'èxit no és un somni de canonada, però, paradoxalment, pot destruir-lo si no esteu preparat per això.
No vam ser la primera empresa a fer front a períodes de creixement que no vàrem manejar i no serem els últims. Afortunadament, és senzill implementar un sistema que permeti una predicció intel·ligent.
A continuació, hi ha cinc passos que podeu fer per assegurar-vos que la vostra empresa no té els mateixos problemes:
1. Seguiu els projectes individualment
El seguiment del temps dedicat als empleats als projectes és excel·lent, però obtindreu el màxim benefici quan feu el seguiment de cada projecte per separat. Això permet veure cada projecte com un element únic en la rendibilitat de l'empresa. Aquesta visió és increïblement valuosa a l'hora d'assignar recursos perquè coneixerà els paràmetres de cada projecte en relació amb la disponibilitat actual de l'empresa.
2. Superviseu les tasques dels empleats i els canvis en la productivitat
En qualsevol organització, els avantatges de saber què estan fent els vostres empleats en un punt determinat són òbvies: voleu que treballin en tasques que realment són beneficioses per a l'empresa. Però també és important tenir en compte quines feines són més efectives a. Implementar un sistema que permeti als empleats fer un seguiment del temps contra tasques específiques us permetrà veure on són més útils. Les probabilitats són el que els agrada fer el millor possible. No és necessari canviar els rols del treball dels empleats cada dia, sinó que consideri un canvi quan l'evidència suggereix que ha millorat les habilitats en una nova àrea i podria ser més útil en altres llocs.
3. Creeu una base de dades de projectes anteriors
Tenir una cartera de treball dels vostres projectes serà increïblement valuós, encara que trigui un temps a construir. Amb aquesta informació, podeu determinar quantes persones sol prendre per finalitzar un projecte; millorar la precisió dels vostres pressupostos en funció de l'abast; i línies de temps perfectes basades en paràmetres globals del projecte. Fins i tot els projectes menys eficients es converteixen en valuosos perquè podeu obtenir la mateixa informació. Vostè sabrà què no funcionava, quins factors van causar que superar el pressupost, i aprendre dels errors.
4. Sempre Conegui els seus recursos disponibles
Una peça crítica de qualsevol pla de projecte és crear el vostre equip. Aquesta tasca és més fàcil quan sap exactament qui està disponible (amb les habilitats que necessita) i quin serà el seu calendari durant la durada del projecte. Si teniu un sistema automatitzat de gestió de projectes, els horaris dels empleats són fàcilment evidents i es notaran les sol·licituds d'abandonament. També coneixeràs les tasques que estan treballant altres empleats perquè no puguis estirar els recursos massa delgats o assignar un individu a tasques per a les quals no són adequades.
5. Vigila constantment l'ús dels recursos pel que fa al pressupost i al calendari
Si comparem el temps i els recursos dedicats a un projecte versus un percentatge complet, podeu veure quins projectes absorbeixen massa recursos per seguir sent rendibles. Això us permetrà redistribuir els actius a projectes tal com és necessari o fins i tot matar projectes que estan massa lluny en benefici de la vostra empresa. Sempre és millor determinar problemes des del principi, i un sistema de seguiment dinàmic proporciona aquesta visió. De vegades és millor tallar les pèrdues i seguir endavant; els costos poden desaparèixer ràpidament de control, fent que la vostra situació empitjori.
Tot i que és possible fer un seguiment d'aquests sistemes mitjançant programes empresarials bàsics (utilitzem Excel i QuickBooks des del principi), els sistemes automatitzats i programables reduiran considerablement el temps de catalogació i els errors. Qualsevol que sigui el mètode que trieu utilitzar, comença ASAP si encara no ho heu fet. El creixement hauria de ser una causa d'emoció, no de preocupació.
1
