Una ment organitzada genera resultats organitzats en qualsevol esforç en què participi. Un negoci ben organitzat significa que una ment organitzada està executant l'espectacle, i aquest és el tipus de negoci que arriba als objectius.
És fàcil mantenir l'espai físic organitzat, però en termes d'èxit financer és el que hi ha a dins que compta. Particularment, els fitxers i les carpetes del vostre ordinador. Sense una computadora organitzada, una oficina impecable no val un turó.
$config[code] not foundQuins fitxers i carpetes tenen en una computadora organitzada
Un ordinador organitzat conté fitxers i carpetes anomenats i ordenats perquè els usuaris puguin trobar fàcilment el que busquen. La majoria de la gent té aquesta intenció en desar els fitxers i crear carpetes, però no dura molt.
Molt ràpidament, els ordinadors de sobretaula s'enfronten, el desbordament de carpetes de descàrrega i els fitxers d'instal·lació no recuperats consumeixen una gran quantitat de discs durs. Les carpetes noves es creen quan no es poden trobar els existents, i els fitxers es nomenen allò que sembla convenient en el moment. Això no funciona quan haureu de portar fitxers específics a una reunió o quan tingueu un equip d'empleats que necessiten accedir als fitxers del vostre servidor. En nomenar els vostres fitxers el primer que ve a la vostra ment, esteu creant desorganització.
L'organització dels fitxers d'ordinador comença amb l'ordre
L'organització de fitxers comença amb una convenció de nomenclatura. Una convenció de nomenclatura és una plantilla o estructura predefinida per nomenar els vostres fitxers. Per exemple, si creu regularment documents de Microsoft Word, podeu desar-los amb un nom de fitxer que comenci amb la data de creació. Si els vostres documents contenen informació compilada a partir de diferents esdeveniments, podeu desar els fitxers com a " data + nom de l'esdeveniment + descripció del document. "Això permet agrupar els vostres fitxers per primera data i segon esdeveniment a la carpeta.
Amb una convenció de nomenclatura al seu lloc, quan observeu una llista de noms de fitxers, els reconegui immediatament i podreu trobar el que necessiteu. L'ús d'una convenció de noms fa tota la diferència al món, com podeu veure en aquests exemples publicats per RevEngine Marketing.
Qualsevol convenció de nomenclatura que utilitzeu s'hauria de basar en la vostra probabilitat de cercar els vostres fitxers i carpetes més endavant. Entre les descripcions de diverses eines d'organització útils, Setapp fa un punt important: un bon nom de fitxer permet saber què conté el fitxer sense obrir-lo. Si ja és massa tard i teniu un munt d'arxius amuntegats amb noms dispars, només necessiteu uns minuts per establir una convenció de nomenclatura i una aplicació de canvi de nom a granel per fer el treball.
Abans de començar a canviar el nom dels fitxers i carpetes, vagi amb una convenció de nomenclatura clara. Una convenció de nomenclatura hauria d'incloure informació important al nom del fitxer com ara:
- La data en què es va crear el fitxer. Per als fitxers de màrqueting, això funciona bé. Per exemple, digueu que creeu els vostres butlletins de correu electrònic en documents de Word abans de rebre'ls i creeu diverses revisions. Voleu desar cada esborrany nou amb la data en què es va crear. D'aquesta manera, si decidiu que voleu tornar al projecte que vau crear ahir, podeu fer-ho.
- La data en què representa el contingut del fitxer. Per exemple, si recopila dades sobre esdeveniments històrics que s'incorporaran a una línia de temps, és possible que vulgueu utilitzar la data de l'esdeveniment històric en el nom del fitxer. Quan vegeu aquests fitxers en una carpeta, s'organitzaran de manera alfanumèrica per data, cosa que facilita l'extracció del contingut en ordre cronològic.
- La ubicació des del qual es va derivar el contingut. Si recopileu informació mentre assisteix a esdeveniments de creació de xarxes, afegir la ubicació al nom del fitxer us ajudarà a tenir accés a la informació correcta més endavant. És possible que tingui una comprensió sobtada i que hagi d'accedir al fitxer que conté informació de l'últim any de Digital Hollywood, però a menys que posi "Digital Hollywood" o "DH" al nom del fitxer, haurà d'obrir documents per trobar-lo.
- Alternatives de data específiques. En lloc d'utilitzar una data completa, com "08-12-2015", és possible que vulgueu referir-vos a quarts del vostre nom de fitxer. Per exemple, "2015-Q3" representaria el tercer trimestre del 2015. Si necessiteu fer referència a la informació del tercer trimestre de qualsevol any, els noms dels fitxers s'han d'organitzar per trimestre. En cas contrari, haurà de fer matemàtiques per traduir dates específiques als quarts abans de saber que té el fitxer correcte.
Necessites convencions de nomenclatura intuïtiva
Els fitxers guardats sense nomenar convencions són difícils de trobar. Si tu o qualsevol persona de la teva empresa tracta de trobar fitxers, no és massa tard per crear i implementar una convenció de nomenclatura.
Foto a través de Shutterstock
1
