El temps és un dels actius més preciosos per als propietaris de negocis. Però amb tants de temps perdent tasques a la vostra llista de tasques pendents, haureu de fer-vos amb el control del vostre treball o se't farà càrrec de vosaltres. Afortunadament, la tecnologia pot ajudar.
$config[code] not foundAquí teniu 10 temps comuns perdent tasques per automatitzar-vos per alliberar el temps:
Classificació de correus electrònics
Abans d'arribar a respondre als correus electrònics, ajuda a organitzar-los. Un dels millors moviments d'eficiència que podeu fer és utilitzar les funcions d'etiquetes, etiquetes i / o carpetes al vostre programa de correu electrònic. D'aquesta manera, podeu fer front a correus electrònics importants en primer lloc, i menys importants (o tal vegada mai). També us ajuda a "enviar per correu" per obtenir l'eficiència.
Per exemple, alguns missatges poden requerir una resposta immediata, mentre que altres poden esperar. O potser voldreu centrar-vos en correus electrònics relacionats amb un projecte específic al mateix temps. Aquestes situacions són perfectes per a carpetes etiquetades.
Les plataformes de correu electrònic com Gmail poden ordenar automàticament els correus electrònics en carpetes, d'acord amb les regles que designeu. Per exemple, els butlletins setmanals poden entrar en una sola carpeta. Els correus electrònics dels clients es poden enviar a una carpeta de prioritat o etiquetats com a "importants".
Responent als correus electrònics
Un cop ha arribat el moment de respondre als missatges de correu electrònic, és probable que hi hagi respostes que siguin iguals o, almenys, similars. Per exemple, podeu enviar respostes similars a les consultes de clients potencials o del públic en general.
En aquests casos, podeu estalviar molt de temps usant respostes enllaunades a Gmail o a plantilles de correu electrònic a Outlook.
Publicació a Social Media
Participar personalment en els mitjans de comunicació social és important i no heu de saltar-lo. Això no vol dir que hàgiu de fer totes les coses manualment.
Quan publiqueu actualitzacions generals, enllaços o contingut similar, programar aplicacions com Buffer i Hootsuite us pot ajudar a estalviar temps programant publicacions per viure-les durant tota la setmana. En lloc d'anar d'anada i tornada entre llocs i aplicacions, gestioneu tot des d'un tauler de control.
Les plataformes de blogging com WordPress i llocs de comerç electrònic com Etsy també ofereixen opcions per publicar automàticament nous enllaços o productes als llocs de xarxes socials.
Finalment, si preferiu emmagatzemar contingut de tercers per als vostres seguidors, un servei com $ 99 fonts socials i publica contingut als vostres comptes socials, segons les vostres instruccions. Això us alliberarà per treballar l'estratègia social, en lloc dels detalls de l'execució.
Programació de cites
Alguna vegada has anat d'anada i tornada per programar cites amb diverses persones ocupades, que lluiten per trobar una data i hora en què funcioni tothom calendaris? Pot ser frustrant.
Si programeu nombroses cites, podeu dedicar hores cada any a aquesta tasca perdent. En canvi, per què no implementar una aplicació de programació en línia com ScheduleOnce?
Simplement connecteu el calendari existent a l'aplicació. Una bona aplicació de programació s'integrarà amb calendaris populars, com ara Outlook i calendaris de Google. A continuació, convida a tercers a connectar-vos per veure què hi ha disponible a la vostra agenda i triar dates i horaris convenients per a ells.
Algunes persones intel·ligents fins i tot inclouen un enllaç al seu calendari en línia en les seves signatures de correu electrònic, que redueixen encara un pas més del procés.
Evitaràs perdre temps fent camp i comparant correus electrònics. Les reunions de programació mai no van ser tan fàcils com amb una aplicació de programació.
Enviament de factures recurrents
Si factura clients o clients per la mateixa quantitat cada mes, és fàcil automatitzar-lo. Alguns programes de comptabilitat com Xero es poden configurar per generar i enviar per correu electrònic factures recurrents regulars. Alguns sistemes també envien recordatoris de seguiment si la factura no es paga a temps.
O, potser, teniu clients en acords de facturació per a targetes de crèdit recurrents, com per subscripcions. En aquest cas, useu alguna cosa com Freshbooks o PayPal per carregar la targeta del client cada mes.
Moltes empreses petites són lamentablement febles per enviar i fer un seguiment de les factures. L'automatització estalvia temps, és clar. També fa menys probable que aquesta important tasca caigui a través de les esquerdes.
Automatització d'informes de trànsit del lloc web
Una de les millors maneres d'aprendre a atreure més trànsit del lloc web és entendre millor el trànsit existent. Has de saber què està funcionant avui i què no. En altres paraules, cal tenir un bon control sobre el que busquen els visitants, sobre com arriben al vostre lloc i què fan quan arriben. És important revisar-lo periòdicament per mesurar si s'està fent progrés.
Tanmateix, fer un recorregut per quantitats massives de dades de Google Analytics requereix temps. I podries retardar.
En lloc d'això, tome el temps: una vegada, per configurar informes d'estadístiques clau. A continuació, poseu-los els informes que us enviem per correu electrònic i / o altres persones al vostre equip un cop per setmana. Podeu enviar-los com a PDF o com a full de càlcul CSV.
Aquests informes recurrents de trànsit de Google Analytics estalviaran molt de temps a llarg termini. En lloc de visitar el tauler de Google Analytics i fer un seguiment manual de les dades (quan ho recordeu), tindreu un informe cada setmana que podeu fer una ullada ràpida o una reunió a reunions d'equip.
Maneig de comunicacions de suport al client
Les petites empreses tendeixen a arribar a un punt en què manejar els problemes dels clients per correu electrònic regular es torna difícil. Acabeu copiant i enganxant informació dels correus electrònics a altres sistemes de programari, com ara el vostre sistema d'entrada de comandes o la base de dades de contactes.
Encara pitjor, les comunicacions importants es separen a la safata d'entrada d'un empleat. Uns altres de la companyia no tenen visibilitat, tret que recordeu enviar correus electrònics per correu electrònic per mantenir-los en el bucle.
El programari d'ajuda, com ara Groove, pot ser un salvavides. Els sistemes d'atenció o venda d'entrades obtenen comunicacions dels clients en un lloc central, notificant automàticament a tots els membres de l'equip adequats.
A continuació, feu-ne una millor: utilitzeu una eina com Zapier per integrar les comunicacions de suport al client amb altres sistemes que utilitzeu. Utilitzeu Zapier per enviar una comunicació al vostre programari de comptabilitat (per exemple, per actualitzar la informació de contacte del client). O envieu-lo al vostre sistema de gestió de projectes (per exemple, si calen manteniments especials del compte).
En integrar-se amb altres sistemes, eviteu l'entrada de dades duplicats, o pitjor encara, el temps perdent efectes de confusió i errors.
Automatització de missatges de correu electrònic de seguiment
Els programes d'automatització de màrqueting, com ara Infusionsoft, poden ajudar els petits equips a guanyar-se. Podeu configurar campanyes de màrqueting amb una sèrie de comunicacions per a cada pas.
Per exemple, diguem que un prospecte arriba al vostre lloc web i omple un formulari per descarregar el vostre paper blanc gratuït. Podeu enviar una sèrie de comunicacions de seguiment per alimentar aquest avantatge, sense haver d'iniciar manualment correus electrònics cada vegada. Això és palanca!
Emplenament de formularis en línia
Cada vegada que intenteu inscriure's en una nova plataforma en línia, servei, butlletí informatiu o qualsevol cosa que requereixi el registre, probablement ompli un formulari.Emplenar un formulari aquí o no és gran cosa. Però, juntes, se sumen a un temps perdent tasques en la teva vida.
Programes de programari com Roboform poden omplir automàticament aquests formularis. No hauràs d'introduir la mateixa informació una i altra vegada.
Còpia de seguretat de les dades
Les vostres dades són un dels actius més importants del vostre negoci. És per això que les còpies de seguretat habituals són tan importants. Però la gent s'oblida o simplement no es pren el temps per completar aquesta tasca amb regularitat.
Els serveis basats en núvol com Carbonite i Dropbox ofereixen solucions que faran una còpia de seguretat automàtica dels vostres fitxers al núvol.
Amb Google Drive i Microsoft OneDrive, podeu designar que tots els vostres documents són predeterminats per desar-los automàticament al núvol. També podeu configurar còpies de seguretat automàtiques localment a través de Windows o Apple Time Machine.
Automatitzeu aquestes 10 maneres de perdre temps i, després, trobeu 10 més per automatitzar. Uns quants minuts alliberats aquí i allà eventualment augmenten fins a hores. Aquestes són les hores que pots fer servir per retrocedir i gaudir de la vida.
Cansat en el treball Foto a través de Shutterstock
5 Comentaris ▼
