Al llançar el vostre petit negoci, és poc probable que hàgiu pensat dur a l'hora de configurar un sistema telefònic, si pensava en això.
No estàs sol en això: a partir de les 25 llistes de comptes d'inici que vam mirar en línia mentre investigava aquest article, només teníem un sistema telefònic llistat i estaven molt lluny en termes de prioritat.
Això no és sorprenent. Més de tres quartes parts de les petites empreses iniciades el 2013 tenien quatre o menys persones. Amb un equip tan petit, l'ús de telèfons mòbils individuals només té sentit.
$config[code] not foundTanmateix, a mesura que creixen aquestes empreses, tant en termes d'empleats com de clients, es fa palès la necessitat d'un sistema telefònic més sofisticat i assequible. Després de tot, no dubtaria en perdre's fins i tot una trucada, oi?
I aquí és on entra el sistema de telèfon virtual.
Què és un servei telefònic virtual?
Durant dècades, els sistemes de telefonia empresarial han ofert més d'un telèfon a cada escriptori. Des de la bústia de veu per trucar a l'enrutament, el desviament de trucades i les trucades de conferències, els sistemes de telefonia moderns han transformat la manera com les empreses es comuniquen amb els seus clients, socis i dins de les seves pròpies parets.
Per a moltes empreses petites, però, el preu d'un sistema telefònic intern era prohibitiu. A part del propi equip (inclosos els telèfons), el cost de la gestió, resolució de problemes i manteniment d'un sistema era elevat.
A la fi de la dècada de 1990, però, es va presentar una nova solució: serveis telefònics virtuals. Igual que les aplicacions en línia que utilitza al núvol, aquests serveis han permès a les petites empreses obtenir més funcions per menys diners a l'hora d'assumir tots els costos de maquinari, gestió i manteniment i difondre-los en una sèrie d'empreses. A més, les empreses que utilitzen serveis telefònics virtuals poden utilitzar els seus dispositius telefònics existents, ja sigui connectats a la paret o mòbils.
El resultat? Les petites empreses ara tenien accés a serveis robusts de telefonia empresarial a un preu molt més baix.
16 maneres de que un servei de telèfon virtual pugui ajudar a la vostra empresa
Des que es van introduir, els serveis de telefonia virtual han crescut contínuament les seves ofertes de serveis. Per ajudar-vos a comprendre l'amplitud del que hi ha disponible, consulteu les característiques més freqüents i més comuns que apareixen a continuació.
Funcions comunes d'un servei telefònic virtual
Aquí teniu una mostra de les funcions més comunes que ofereixen els serveis telefònics virtuals:
- Números de telèfon - Publiciteu un nombre principal o creeu tants números locals de marcatge directe i de vanitat 800 segons necessiteu (advertència: més números poden significar un cost més alt). Normalment, podeu configurar l'identificador de trucada que vulgueu utilitzar, de manera que la persona amb qui truqueu veurà el nom de la vostra empresa.
- Recepcionistes virtuals i menús d'autoservei - Saluda els que truquen amb una salutació professional i després els envien en el seu camí o ofereixen un menú amb opcions que inclouen un directori d'extensió, així com la ubicació i l'horari comercial.
- Mantenir música - Fins i tot podeu triar el vostre compte!
- Enruta de trucades - Ajudeu al vostre interlocutor a arribar a la persona adequada amb regles d'automatització que podeu canviar quan vulgueu. Determinar qui rep la trucada utilitzant funcions com ara col · lades de grups i trucades simultànies i obtenir les trucades al camí amb funcions de "seguiment" que reenvieu totes les trucades al vostre dispositiu mòbil. Fins i tot podeu configurar les normes de selecció, quan se us envien trucades tan importants, mentre que s'envien trucades menys importants a la bústia de veu.
- Altres funcions del telèfon - La majoria de serveis de telèfons virtuals ofereixen transferència de trucades, aparcament de trucades, identificador de trucades, trucades en espera i no molesten. Alguns fins i tot anuncien l'interlocutor (és a dir, demanen a l'interlocutor que digui el seu nom, que enregistreu i que després ho reprodueixi abans d'acceptar la trucada) i el bloqueig de trucades.
- Feu clic per trucar - Deixeu que els clients us truquin fent clic al botó d'un lloc web.
- Conferència trucada - És com una festa en línia on es fa el treball.
- Faxos - Rebre faxos i lliuri-los per correu electrònic.
- Correu de veu - Penseu més gran que la senzilla capacitat de rebre un missatge de veu. Molts serveis de telèfon virtual reenviaran una gravació de missatges de veu a la vostra adreça de correu electrònic on podeu reproduir-los immediatament.
- Administració de comptes - Canvieu, gestioneu i monitoritzeu el vostre sistema telefònic amb un tauler en línia que sigui fàcil d'usar. No hi ha sistemes complexos de gestió i cap maquinari per fer front.
Característiques poc freqüents d'un servei de telèfon virtual
- Assistent en directe - Res millor que tenir una persona en viu per respondre al telèfon de l'empresa. Alguns serveis de telèfon virtual us permeten oferir aquesta experiència sense haver de contractar un recepcionista.
- Transcripcions de correu de veu - Tanmateix, és bo tenir una enregistrament de cada missatge de veu enviat per correu electrònic, però no podeu escoltar-ne una durant una reunió. És llavors quan un missatge de veu transcrit, el vostre missatge en el text, és realment útil.
- Truca a la trucada - Necessites sortir de l'oficina quan estigueu al centre d'una trucada? El fluxe de trucada us permet traslladar la trucada al dispositiu mòbil perquè pugueu seguir parlant on vulgueu.
- Web i videoconferència - Alguns serveis de telèfon virtual ofereixen la possibilitat d'allotjar web i videoconferències segons sigui necessari.
- Integració - La integració del vostre servei de telèfon virtual amb les aplicacions usades sovint permet configurar processos eficients. Per exemple, amb RingCentral, podeu enviar faxos entrants a carpetes de quadre específics i activar "clics de trucada" des de la solució de servei al client de Zendesk.
- Gravació de trucades - Si necessiteu registrar una trucada, ja sigui per motius legals o formatius, alguns serveis de telèfon virtual ofereixen aquesta funció.
La decisió sobre la veu sobre la IP (VOIP)
Els serveis de telèfon virtual es poden oferir d'una de dues maneres:
- Servei telefònic tradicional que utilitza un PBX (intercanvi privat de sucursals) que utilitza les mateixes línies que utilitzen la seva llar i telèfons mòbils; o
- VOIP, un mètode que encamina les teves trucades a través d'Internet.
Tot i que VOIP sovint és menys costós, cal tenir en compte dos fets importants abans de triar un servei telefònic virtual que utilitzi aquest enfocament:
- Fiabilitat - VOIP requereix una connexió a Internet estable i forta. Si això no està disponible, estaràs veient les trucades il·legals i retirats.
- Serveis d'emergència - Els serveis d'emergència estan totalment integrats amb els serveis telefònics tradicionals que utilitzen un PBX, però no amb els serveis VOIP. Això vol dir que els serveis com 911 no poden rastrejar trucades VOIP, una restricció greu si alguna vegada té problemes. Tot i que s'està abordant aquest assumpte, continua sent una veritable preocupació.
Llista de serveis de telèfon virtual
Per ajudar-vos a trobar un servei telefònic virtual que s'ajusti als vostres requisits i pressupost, hem compilat la llista següent per començar.
Nota: les característiques i els preus varien molt entre els serveis, així que assegureu-vos de fer la vostra recerca.
- 8×8
- AccessDirect
- aircall
- Aliances de telèfons
- Correu de veu americà
- Broadvoice
- eVoice
- Freedom800
- FreedomVoice
- Llagosta
- Haloo
- Jive
- Kall8
- Line2
- MightyCall
- Nextiva
- Onebox
- Onsip
- Ooma
- com
- Cabina telefònica
- RingCentral
- Sonetel
- co
- Abordar
- Talkroute
- Telzio
- UniTel Veu
- VirtualPBX
- VeuNació
- VoiceShot
- VOIPstudio
- Vonage
- Vonjour
- WorkEasy
- Zaplee
Conclusió
En algun moment, molts propietaris de petites empreses es veuran considerant un servei telefònic virtual.
No sempre és la mida de l'empresa que impulsa la recerca d'una solució, sinó la comoditat i la capacitat de "aspecte més gran-empresarial" que proporcionen aquestes solucions.
Abans de començar a buscar, familiaritzeu-vos amb les funcions que figuren més amunt i, a continuació, utilitzeu la llista de serveis de telefonia virtual per fer que la cerca es realitzi.
Empresària a la foto del telèfon a través de Shutterstock
3 Comentaris ▼
