Les operacions empresarials es realitzen cada vegada més a través de reunions en línia.
L'equip és, alhora, més senzill d'utilitzar, amb integracions fluides i funcions més sofisticades i potents. Fins i tot les persones que es trobin en trànsit poden anar cap a una parada de descans o trobar un lloc tranquil i participar en una conferència en línia des de la comoditat del seu telèfon intel·ligent.
Les solucions de Business Web Conferencing són barates, sovint des de $ 20 per mes fins a $ 40 per mes per a un paquet de serveis amb característiques destacades. Segons una taula proporcionada per Getvoip.com, un assessor de comunicació web, la majoria dels proveïdors de serveis de telefonia VoIP ofereixen solucions de conferència web com a complement per una tarifa mensual que oscil·la entre 5 dòlars al mes i 15 dòlars al mes.
$config[code] not foundLes conferències web poden ser una revelació, o una gran pèrdua de temps per a algunes organitzacions si no s'implementen correctament. Les meravelles tecnològiques no tindran sentit si les reunions basades en web estan desorganitzades, massa llargues, massa curtes, meandres o d'altres maneres són ineficients i ineficaços. En altres paraules, els atributs d'una bona reunió celebrada quan tothom es troba a la mateixa sala de conferències s'ha de mantenir, a més de ser possible, en un format de conferència web.
Mary Polley-Berte de SyberWorks va oferir una llista exhaustiva de consells de conferència web. Aquests són alguns dels seus suggeriments per ajudar a fer que les seves conferències web siguin un èxit:
- Tingueu molta cura en la producció de diapositives de PowerPoint. Han de ser convincents i puntuals.
- Teniu una persona "anar-a" qui és l'eix central en l'organització de la reunió.
- Deixeu que els assistents coneguin el que es tractarà durant la reunió.
- Assajar i provar la presentació abans de la reunió.
- En general, assegureu-vos-ho que tothom que participi en l'execució de la conferència Web estigui familiaritzat amb la tecnologia que s'utilitzarà.
Alguns dels suggeriments posteriors de Polley-Berte - hi ha 23 més - són molt útils. La conclusió és que la tecnologia de conferència web encara està en les primeres etapes, però les claus per utilitzar-la en gran mesura i efectivament es basen en el sentit comú passat de moda.
Esther Schindler del CIO cobreix el mateix terreny que Polley-Berte. Però el seu gir i la seva visió úniques fan que els seus pensaments siguin més útils per llegir.
Schindler suggereix que enviar informació abans d'una teleconferència és més important que fer-ho per a una reunió interna. Les regles bàsiques són importants a causa de la naturalesa de les teleconferències web. Afegeix que el control estricte és imprescindible. Les persones que assisteixen a conferències web són responsables de totes les distraccions d'una oficina a casa o Starbucks. Per tant, la disciplina mental és molt important.
També és important no caure en la síndrome de "fora de la vista". En reunions híbrides, en què la majoria de la gent es troba en un lloc, però hi assisteixen nombrosos números remots, hi ha una tendència a oblidar-se d'aquells que no estan a la sala. Un enfocament estructurat del procediment és un pas important per evitar-ho.
La Universitat Estatal de Humbolt, en una peça no acotada, examina les conferències web des de la setmana anterior, durant i un dia després dels punts de vista. Hi ha diversos suggeriments per a cada període de temps. Aquests són els primers de cadascuna:
- Abans: Anticipa les possibles preguntes participants i prepareu respostes; oferir una agenda i comprendre clarament l'objectiu de la conferència.
- Durant una operació seca: Utilitzeu els equips que s'utilitzaran durant l'esdeveniment per garantir que tenen el programari adequat i funcionen correctament; incloeu tots els parlants i moderadors a la secada perquè tothom sàpiga què s'ha de fer.
- El dia de la sessió: Utilitzeu un programa detallat; Comença la sessió en línia 30 minuts abans de l'esdeveniment.
- Durant la sessió: Invitar els participants a presentar-se a través de xat serveix el doble propòsit de familiaritzar-los amb la tecnologia i mantenir-los compromesos; córrer per l'agenda i fer una comprovació sonora.
- Després de la sessió: Reviseu qualsevol enregistrament com a forma de millorar en qualsevol aspecte de la realització d'una conferència web; publiqueu un enllaç a l'enregistrament a partir del qual els participants i altres poden beneficiar-se.
El Dr. Tony Karrer a eLearning Technologies també va oferir una llista de passos que augmentaran les probabilitats de tenir una conferència web exitosa. L'article no és nou, però té consells que encara són molt rellevants. Algunes de les idees importants de Karrer:
- No planifiqueu la participació ad hoc dels participants. Dissenyeu-los. Si la gent vol voluntària, considereu-ne un avantatge.
- Si és llarg o sessió multipunt, disseny en pauses.
- Si la conferència web abasta zones horàries, especialment a nivell internacional, programeu molt acuradament.
- Fomenta la gent qui presentarà sobre temes relacionats o durant el mateix panell per comunicar-se entre ells abans de l'esdeveniment.
La conferència web ofereix enormes avantatges. Al mateix temps, es preparen intensivament. Moltes de les coses que succeeixen de forma natural en una reunió basada en premisses, com ara les converses improvisades durant els coffee breaks i la capacitat de llegir les notes verbals dels parlants, estan totalment o en gran mesura absents. Fer-ho és difícil, però no impossible.
Foto de la conferència de VOIP a través de Shutterstock
4 comentaris ▼
