Treballar en una oficina requereix que tingueu un conjunt d'habilitats concretes i pugueu utilitzar certs tipus d'equip que són comuns a moltes oficines. Si no esteu familiaritzat amb un equip, haureu d'aprendre. Els equips utilitzats i les habilitats que es necessiten poden variar lleugerament d'oficina a oficina, però en general són similars.
Equip relacionat amb paper
Alguns dels equips d'oficina són necessaris per als aspectes paperers de l'empresa. Les màquines fotocopiadores s'utilitzen per fer còpies de documents per distribuir o per fer documents més clars o més foscos. Les impressores també s'utilitzen per imprimir documents i correus electrònics que es puguin necessitar per a la documentació. Moltes oficines també utilitzen trituradores per disposar de documents sensibles que ja no són necessaris. Les màquines de fax encara es poden trobar a les oficines, però no són tan comuns. Alguns fotocopiadores tenen funcions de fax.
$config[code] not foundInformàtica
Actualment, moltes oficines utilitzen ordinadors per fer negocis. Els empleats utilitzen el correu electrònic per a la comunicació entre companys de feina i clients. Els documents es creen mitjançant el programari de processament de textos i els fulls de càlcul organitzats a l'ordinador. Algunes oficines també utilitzen escàners de documents per escanejar documents en paper en format electrònic. Aquests escàners s'adjunten a una computadora i es transfereixen els documents en paper en fitxers informàtics, que després són presentats a l'ordinador per un operador. Els empleats d'una oficina també utilitzen de vegades els seus equips per a l'entrada de dades, depenent del tipus d'oficina.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingHabilitats de comunicació
Per tenir èxit en l'entorn de l'oficina, un empleat ha de poder comunicar-se bé. El tipus de comunicació variarà en funció de la descripció de la feina. Alguns empleats hauran de poder escriure bé i comunicar-se per correu electrònic o, possiblement, fins i tot per correu ordinari. La comunicació oral també pot ser important. Alguns empleats de l'oficina regularment responen a les trucades telefòniques i parlen amb els clients de l'empresa. Fins i tot aquells empleats que no es comuniquen amb clients externs, són molt importants la bona comunicació entre els seus companys de feina i patrons. Depenent del treball, les negociacions poden ser necessàries.
Gestió
Fins i tot aquells empleats que no es trobin en llocs de direcció hauran de poder gestionar-se en el seu lloc de treball. Un empleat ha de poder observar la seva càrrega de treball i determinar quines tasques són més importants per fer-les primer i quines poden esperar. També ha de poder gestionar el seu temps durant tot el dia i utilitzar-lo per completar tantes tasques com sigui possible. Algunes trucades telefòniques s'han de fer en un moment concret, mentre que les tasques diàries habituals poden esperar una mica de temps.
Solucionar problemes
No tots els aspectes d'un treball d'oficina es tallen i s'assequen. Un empleat haurà d'utilitzar les habilitats de resolució de problemes per ajudar a trobar la millor manera de completar les tasques i el que es pot fer per solucionar qualsevol problema que pugui sorgir. Els empleats han de poder treballar junts i utilitzar tècniques de pluja d'idees per resoldre problemes i completar projectes. Un empleat es beneficiaria d'utilitzar la creativitat per trobar solucions i implementar-les en els seus projectes.
Habilitats informàtiques
Moltes oficines prefereixen contractar empleats que tinguin experiència amb tipus de programari específics que l'empresa utilitza com el programari financer. Si algú està contractat que no tingui aquestes habilitats, es requerirà formació addicional perquè pugui fer bé la seva feina. Algunes oficines també requereixen que un empleat potencial faci una prova de mecanografia. Com més ràpid sigui una persona que pugui escriure amb precisió, més eficient serà l'empleat. La capacitat d'aprendre ràpidament i resoldre problemes informàtics simples també és una habilitat important per als empleats.
