Contractar un empleat és una de les coses més importants que farà un petit empresari, però pocs tenen experiència fent-ho.
A sota hi ha una llista que us ajudarà a obtenir resultats de forma coherent. Si sou nou en contractar empleats o només ha tingut empleats familiars, comenceu aquí:
Obteniu un número d'identificació federal
Abans de contractar un empleat, pot demanar un CPA o un advocat per registrar-se amb l'IRS per vostè. Però fer-ho vostè mateix és bastant senzill. L'IRS permet una aplicació en línia (feu clic aquí per sol·licitar IRS en línia). És una de les coses més fàcils que l'IRS ha configurat. Haureu de conèixer la informació sobre la vostra corporació, LLC o associació incloent-hi el mes i indicar-ne la conformitat.
$config[code] not foundA més, almenys un individu ha d'introduir el seu número de la Seguretat Social com a responsable.
Per últim, haurà de saber com està gravada la seva entitat (per exemple, S-Corp). Si no esteu segur, consulteu amb el vostre preparador d'impostos. Rebrà un EIN (Número d'identificació de l'empresari) en forma de carta immediatament en línia després de completar l'aplicació. També hi ha disponible una sol·licitud de paper (Formulari SS-4).
Tingueu en compte un compte de comprovació independent
Hi ha dues raons principals que voleu fer abans de contractar un empleat. Un és la protecció contra el frau. Invariablement, els vostres empleats obtindran aquest número, i limitar l'import que hi ha al compte limita el possible dany. El frau bancari, el frau electrònic i el xec, creix. El cost d'un compte separat és una assegurança barata.
La segona raó és separar els impostos sobre la vostra nòmina. Mantenir els impostos sobre la seva nòmina actual és la primera cosa que podeu fer per augmentar les probabilitats d'èxit empresarial. L'IRS i l'estat no es veuen bé quan es recapten aquests impostos. Les seves penes són confiscadores, i intentaran recollir-les personalment. És més fàcil separar els impostos de la nòmina amb cada nòmina en un compte separat.
Conegui els requisits de presentació de nòmina
Podeu consultar els requisits de l'IRS detalladament aquí, però la majoria dels empresaris es troben en la categoria de pagament trimestral de pagament mensual. L'IRS també recull l'Impost Federal d'Atur (FUTA), que generalment es deu trimestralment i es publica anualment.
Finalment, els formularis W2 s'han de lliurar als empleats abans del 31 de gener de l'any següent, i s'han presentat a l'Administració de la Seguretat Social a finals de febrer. És una bona idea reconciliar la informació que ha enviat a l'IRS durant tot l'any amb les W2 que envieu a la SSA, perquè l'IRS ho farà. En general, no ho aconsegueixen durant un any, així que estalvieu la sorpresa desagradable.
Tots els pagaments federals han de fer-se amb el Sistema Federal de Pagaments Fiscals (EFTPS), i cal registrar-se, així que no esperi fins que es faci el pagament. Els estats generalment tenen la seva pròpia retenció de l'impost sobre la renda, així com l'impost de desocupació. A més, algunes ciutats recapten impostos sobre la renda. Assegureu-vos que verifiqueu tots els vostres requisits estatals i locals. Aquí hi ha un bon lloc per començar.
Tot això sona una mica aclaparador? Estic dacord. És per això que aproximadament el 60 per cent dels propietaris de petites empreses subcontracta la tramitació de la nòmina. És molt més barat que pagar sancions tardanes.
Compensació dels treballadors
Això varia segons l'estat, però és segur assumir si teniu empleats existents (inclosos els membres de la família) o contractar un empleat, llavors necessiteu una compensació del treballador. Els sistemes de compensació dels treballadors estan configurats per pagar les despeses mèdiques i els danys per als treballadors ferits en el treball. De nou varia segons l'estat, però si no duu la compensació del treballador, l'estat està sotmès a una multa encara que ningú no hagi estat ferit. Aquí hi ha una llista del lloc web de cada estat per a la compensació del treballador.
Crea un paquet de lloguer nou
Tot i que només podeu contractar un o dos empleats l'any, tenir els documents en un lloc s'assegurarà de no perdre res quan feu.
Per a cada empleat, heu de tenir un formulari IRS W-4 i un formulari UCIS I-9. Els articles opcionals que variaran segons l'empresari inclouen: Sol·licitud d'ocupació (vegeu més avall), Carta d'oferta (vegeu més avall), Versió de verificació de fons (vegeu més avall), Publicació de proves de medicaments (vegeu més avall), Reconeixement del manual d'empleats, Formes d'inscripció de beneficis (per exemple, assegurança, 401k), Formulari d'autorització de dipòsit directe, Acord d'equip de l'empresa.
La vostra empresa ja té empleats? A continuació, voldreu consultar aquests consells útils:
Quan contractar
La majoria dels propietaris de negocis petits que he tractat no estan contractant un empleat amb un pla.
De la mateixa manera que té un pla de màrqueting o un pla financer, el propietari d'un negoci ha de tenir almenys un pla bàsic de contractació o personal. Comenceu amb un organigrama bàsic per al vostre equip existent (fins i tot si només són quatre persones). Identifiqueu on haureu d'afegir persones durant els propers dos anys en funció del vostre pla de negocis global i afegir-los al vostre organigrama com a "pendent". Enllaça aquestes contractacions pendents amb un activador, com ara el nombre de clients o els ingressos de dòlars. Això fa que la decisió sigui racional enfront de la simple reacció a esdeveniments temporals.
A qui contractar
Sóc un gran defensor del llibre "Qui" de Geoff Smart i Randy Street. Abans de considerar la contractació d'un empleat, en realitat ha de decidir qui és el que necessita.
Smart i Street suggereixen escriure un quadre de comandament per a la posició, que detalla la missió de l'empleat, els seus resultats i les habilitats necessàries per assolir. Aquest és un pas crític que no s'ha de saltar. Contractar la persona equivocada és pitjor que no contractar res. Smart i Street també esbossen un excel·lent procés d'entrevistes que et donarà resultats de forma consistent.
Sol·licitud d'ocupació
Utilitzeu una aplicació per a tothom. Això inclou els empleats actuals que també podrien aplicar. La documentació coherent us evitarà problemes amb casos de discriminació.
Idealment, l'aplicació incorporarà llançaments per fer recerques en segon pla, però les companyies de verificació de fons de tercers sovint requereixen les seves pròpies formes. Hi ha algunes preguntes que no podeu fer, pel que és millor utilitzar un formulari que hagi estat revisat per algú amb experiència de recursos humans al vostre estat. Feu clic aquí per obtenir formularis de mostra. Si la seva indústria o situació és inusual, complicada o si voleu una assegurança addicional, poseu-vos en contacte amb un advocat local.
Antecedents de xecs
Les empreses petites en general no fan comprovacions de fons als seus empleats, llevat que hagin de, com una empresa de transport. Tanmateix, els xecs de fons són una assegurança barata.
Vam tenir un delicte convicte apliquem i acceptem un treball pendent de verificació de fons. Va sortir abans que els resultats tornessin. No tenia ni idea del que passava pel cap, però ens va salvar molt de dolor.
No és una mala idea fer que la vostra política realitzi comprovacions d'antecedents periòdicament, com ara, anualment, per a tots els empleats.
Referències
Si la sol·licita a l'hora de contractar un empleat, consulteu-les. Molts propietaris suposen que un sol·licitant no anava a parlar d'una mala referència, i en general tenen raó. Però de vegades ho fan, i us permet confirmar si tenen les habilitats que heu identificat al desenvolupament del quadre de comandaments.
Les referències també podrien revelar coses que no s'han recollit a l'entrevista candidata.
Proves de drogues
Molts propietaris tenen una política de proves de medicaments per als sol·licitants i els empleats actuals per raons de seguretat. Però no és una mala política tenir, en general.
De nou, la clau consisteix a aplicar de manera coherent la política. En general, és millor incloure a tothom per evitar les reclamacions de discriminació. Tot i que pot semblar obvi, cal respectar la vostra política. Sense excepcions!
Alguns propietaris d'empreses no els agrada tenir polítiques que afirmen que "això és una petita empresa, i les polítiques no són necessàries". Finalment, se't posarà en una mala situació. Tenir una política fa que la decisió sigui senzilla.
Proves de competències
Has identificat les habilitats necessàries a través del Quadre de comandament. Heu entrevistat el candidat i les seves referències. Sembla que el sol·licitant té les coses correctes.
Prengui el treball d'endevine de l'equació: prova les habilitats que puguis. Hi ha moltes fonts en línia per avaluar econòmicament les habilitats d'un candidat, des del programari a les habilitats del telèfon i el servei al client. Si és una habilitat tècnica, considereu una certificació de tercers. Moltes organitzacions ofereixen certificacions als membres (comptabilitat, assistent administratiu) o consulteu amb la vostra escola professional local.
Si esteu configurat en un candidat però no tenen la certificació, contracteu-los per un període de prova per donar-los temps per obtenir-lo.
Carta d'oferta
En general, això és senzill, però pot estalviar-vos mal de cap al carrer. Una carta d'oferta adequada hauria de fer referència o incloure la descripció del lloc de treball, la data d'inici, la taxa de pagament, els beneficis i la seva situació laboral. Incloeu si un empleat es considera "a voluntat" si aquestes lleis s'apliquen al vostre estat.
No és necessari incloure tots els beneficis dels empleats, sinó fer referència al manual d'empleats (i assegureu-vos que signi un reconeixement diferent que els ha rebut i el llegeix). En general, la majoria dels propietaris de negocis petits tenen empleats "voluntaris" i no tenen un termini de treball garantit.
Demana al treballador que signi la carta d'oferta que accepti positivament els termes de la carta. Per últim, si no esteu segur sobre qualsevol cosa que vulgueu incloure a la carta d'oferta, consulteu un advocat local que tingui experiència en assumptes d'ocupació.
Cultura
Sovint els propietaris de negocis petits no tenen en compte si un candidat s'adapta a la cultura de la vostra empresa.
He vist molts empleats que combinaven totes les habilitats i experiència necessàries en un quadre de comandament que no funcionava perquè no podien treballar amb l'equip existent. Una de les millors eines que he trobat és l'índex Kolbe. Això mesura el pensament conatiu d'una persona (és a dir, la reacció intestinal).
Personalment, he trobat un valor incalculable per determinar si algú és adequat per a una posició i per ajudar a tots a comunicar-se i col·laborar millor. Preneu-vos l'avaluació i vegeu si no revela alguna cosa interessant.
Informes de nous contractes
Tots els ocupadors estan obligats a informar nous contractes al seu estat no més tard de 20 dies des de la contractació d'un empleat.
Els informes opcionals inclouen la validació de números de la Seguretat Social amb l'Administració de la Seguretat Social. En general, si l'SSA no pot igualar el número de la Seguretat Social al nom, us enviaran una carta que us demanarà que verifiqui. No hi ha cap sanció per a l'empresari per això. No és una molèstia.
Un altre programa opcional és verificar la informació recollida en el formulari I-9 per via electrònica amb els clients dels EUA i la immigració. Aquest programa, anomenat e-Verify, és voluntari a partir de 2015.
Lloguer de fotos a través de Shutterstock
4 comentaris ▼
