Els ajudants administratius tenen un paper vital a l'hora de facilitar activitats en negocis, assistència jurídica i molts altres tipus d'oficines. Tenint en compte les diverses tasques que realitzen, els assistents administratius necessiten un ampli ventall d'habilitats, incloent-hi la comunicació interpersonal i les habilitats d'organització.
Rols i responsabilitats
Els assistents administratius responen a les trucades telefòniques i les transfereixen a la persona adequada a l'oficina. També saluden persones que entren a l'oficina i ajuden a connectar-les amb la persona adequada. Els assistents coordinen reunions de departaments i gestionen els horaris dels directius als quals treballen. La creació de memos i documents bàsics, la recollida de correu i la presentació de documents interns són funcions clau addicionals. En algunes oficines petites, un assistent també s'ocupa de les tasques de comptabilitat.
$config[code] not foundHabilitats Primàries
A més de la comunicació interpersonal i les habilitats organitzatives, les habilitats gramaticals i d'escriptura de l'anglès també són sovint necessàries per als rols assistents administratius. Aquests professionals interactuen diàriament amb administradors, clients, clients i altres personal d'oficina i han de transmetre informació important de forma positiva. La integritat és important en qualsevol oficina, però especialment en empreses, oficines de dret i pràctiques mèdiques, on sovint els assistents administratius supervisa fitxers confidencials. Les habilitats organitzatives són útils en el manteniment d'un sistema de fitxers per a la recuperació de documents fàcil i eficient, i les habilitats d'escriptura i gramàtica en anglès són útils a l'hora de preparar documents i memòries interns i externs.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingHabilitats secundàries
Les habilitats tecnològiques, Internet i de recerca es troben entre les habilitats secundàries importants per a un assistent administratiu. Les capacitats de programari milloren les obligacions que un assistent pot assumir, especialment en les àrees de comptabilitat i manteniment de registres financers. També es demana als ajudants que de vegades realitzin investigacions per a executius cercant la web, fent trucades telefòniques o excavant fitxers, de manera que l'habilitat per reunir informació útil i organitzar-la per facilitar l'ús per part dels executius o altres personal de l'oficina és una altra habilitat útil.
Requisits d'educació i formació
Un diploma de batxillerat combinat amb coneixements bàsics d'informàtica i clericals us pot preparar per a molts llocs d'assistència administrativa a nivell d'entrada. Alguns col·legis comunitaris ofereixen programes d'ajudants administratius amb una formació més avançada si voleu obtenir accés a una carrera d'assistent administratiu més àmplia i més pagada. La formació en pràctiques és estàndard en molts entorns d'oficina. Si aspires a treballar en indústries específiques, com ara jurídiques o mèdiques, és possible que hagueu de fer classes o tallers per obtenir coneixements bàsics de la indústria i terminologia.
