Per a les empreses que busquen clients a llarg termini i un ingrés recurrent més estable, l'acompliment del DCAA (Agència d'Auditoria de Contractes de Defensa) pot ser una veritable benedicció.
Originalment creat el 1965 per eliminar la superposició d'auditories entre les diverses branques de l'exèrcit militar, el DCAA és ara la porta d'accés a pràcticament tots els contractes de serveis i treballs per al govern dels EUA. El seu paper és principalment ajudar a mantenir els contractistes honestos i assegurar que els contribuents no es prenguin per passejar.
$config[code] not foundDesafortunadament, per a molts contractistes, les regles de ser contractista compatible amb DCAA han canviat immensament en l'última dècada. Això ha fet que sigui més difícil mantenir l'estatut compatible amb DCAA.
Com s'han canviat les regles
En temps passats, el sistema de qualificació del DCAA permetia graus d'incompliment i fins i tot oferia suggeriments sobre com un contractista podria millorar el seu grau millorant les seves deficiències de compliment.
Segons les noves regles, el DCAA ha canviat el sistema de qualificació a un sistema de passar / falla. Els contractistes ja no poden tenir un grau d'incompliment i encara estan aprovats pel DCAA.
Segons el DCAA,
"El DCAA ja no informarà d'opinions insuficients en part. A més, l'informe d'auditoria identificarà les parts del sistema afectades per les deficiències i recomana que l'agent contractant desaprovi el sistema (si s'escau) i persegueix la suspensió d'un percentatge dels pagaments avançats o el reemborsament de costos … A més, suggeriments per millorar el sistema ja no s'inclourà en els informes d'auditoria de control interns ".
El cost de perdre el compliment del DCAA
A més de la pèrdua òbvia de negocis potencials, perdre el compliment de DCAA pot tenir conseqüències greus.
Escriure per a la Societat de Comptadors Públics Certificats de Virgínia, Tom Marcinko i Bill Foote, CPA destaca alguns dels costos: "Entrar al mercat del govern sense comprendre la comptabilitat i altres requisits únics exposa a l'empresa a la possibilitat de no guanyar diners, perdre diners i sancions penals o civils (en casos extrems) ".
Com mantenir-se en el compliment del DCAA
Hi ha tres tipus de contractes que ha de tenir en compte que el DCAA avalua en les seves auditories:
- Preu fix
- Cost reemborsable
- Temps i materials (que inclou despeses generals com les despeses registrades).
La millor manera d'evitar problemes amb la nova normativa és preparar-se i assegurar el compliment complet de DCAA abans d'una auditoria de DCAA.
David Goldstein, president d'InLine Financials LLC, escriu:
"La forma més efectiva de preparar-se per a una auditoria del DCAA és estandarditzar els procediments de comptabilitat de l'empresa i utilitzar un sistema complet per al seguiment i enregistrament del temps d'empleat molt abans que iniciï el procés d'auditoria.
"El programari de comptabilitat i manteniment de temps és crucial per passar fins i tot a l'enquesta prèvia al premi de l'auditoria de DCAA. Les empreses capaces de demostrar una història de pràctiques completes de comptabilitat i gestió del temps solen experimentar una supervisió reduïda durant tot el procés d'auditoria. Contràriament, els contractistes amb pràctiques menys establertes per registrar costos, el seguiment i l'assignació de materials, la facturació i la supervisió del treball experimenten una experiència d'auditoria més endurida. Si el programari de comptabilitat d'una empresa demostra que no és capaç de manejar el rigor obligatori del DCAA, es requerirà una revisió exhaustiva del sistema manual de l'empresa ".
Això posa de relleu la necessitat que les empreses utilitzin les millors pràctiques pel que fa al seguiment del temps, especialment perquè el seguiment del temps suposa gairebé el 75 per cent del que implica el compliment del DCAA.
Perdre el compliment del DCAA pot ser una pèrdua devastadora per a la vostra organització, així com el benestar dels vostres clients. Al ser proactius i abordar possibles problemes abans d'una auditoria, podeu assegurar-vos que la vostra empresa es manté conforme malgrat les normatives més estrictes.
Imatge militar a través de Shutterstock
