Els deures d'una secretària solen incloure fer acords de viatge per al seu cap i / o altres empleats. Atès que les secretàries solen ser responsables de mantenir el calendari per a executius ocupats, també s'encarreguen dels seus plans de viatge i vetllaran per la seva cura, incloent reserves d'hotels i lloguer de cotxes.
Planificació de fer arranjaments de viatges
Una vegada que un secretari descobreix que el seu cap ha de viatjar per negocis, ha d'aprendre les dates exactes del viatge previst. Si sou responsable de fer acords de viatge per a tothom al vostre departament o oficina, heu de determinar si altres membres del personal també viatgen al mateix temps. En funció de l'empresa en la que treballi, és possible que hàgiu de determinar el pressupost de les despeses de viatge o contacteu amb el departament de comptabilitat per veure si els diners estan en el pressupost dels viatges. Heu d'esbrinar quins hotels són a la zona on el vostre cap viatjarà, si té preferències i obtenir els costos i la disponibilitat d'habitacions.
$config[code] not foundFer arranjaments de viatges
Ara que heu confirmat els dies i el nombre de persones que viatgen, heu de fer els tràmits reals de viatge. Els deures d'una secretaria poden incloure anar en línia i fer les reserves o contactar amb una agència de viatges amb tots els detalls. Les empreses més grans poden tenir un departament de viatges on la secretària només ha de proporcionar l'itinerari proposat i el personal del viatge té la responsabilitat de fer realment tots els arranjaments. La vostra responsabilitat també inclou revisar la confirmació dels acords i assegurar-vos que són correctes. Heu de saber si el vostre cap té preferències de seients a l'avió, quants lots d'equipatge es prendran i, si n'hi ha, s'ha de controlar. La reunió o la conferència que assisteixi al vostre cap pot requerir la reserva del seient i probablement s'encarregarà d'enviar el RSVP en nom seu.
Completar els arranjaments
Una altra part de fer els arranjaments de viatges inclou tenir cura de les necessitats de viatge del seu cap quan està fora. Heu de saber si el vostre cap necessita transport a l'aeroport o si se li reemborsarà el cost d'estacionar el cotxe a l'aeroport. Heu de proporcionar una còpia impresa de l'itinerari perquè el vostre cap usi quan arribi a la seva destinació, de manera que coneixerà el seu horari diari i inclourà les adreces de l'hotel i la ubicació de la reunió o conferència. Podeu reservar un cotxe amb antelació que estarà disponible a la seva arribada o concertar el servei d'autobús de l'hotel per portar-lo a l'hotel. Els deures d'un secretari quan realitzen els acords de viatge inclouen garantir que cobreixi tots els aspectes del viatge.
