Si vostè és un dels milions d'empleats que gasten una mitjana del 21 per cent del seu temps en reunions, sap que consumeixen molt de temps i freqüentment descarreguen la seva llista de tasques diàries.És possible que no pugueu cancel·lar-ne tots (encara que algunes empreses busquen dies sense reunió), però podeu fer-los més productius. A continuació us indiquem com dirigir una reunió que no posarà els vostres companys de treball a dormir ni a perdre el temps d'algú.
$config[code] not foundEstableix una agenda
Sona fàcil, no? Però si no teniu una agenda que inclogui articles específics, hi ha moltes possibilitats que la reunió desencadena el tema i les converses pivotaran a qualsevol cosa des de la puntuació del joc fins a petites queixes. Tome el control enviant l'agenda als participants amb anticipació. Demana a tots que vinguin preparats per abordar els articles inclosos, i també ofereixen als assistents que afegeixin un tema de l'últim moment si consideren que és essencial per a la discussió.
Demana a tothom que contribueixi
A més d'establir una agenda i demanar-li que tothom estigui preparat, doneu un pas addicional i, en realitat, assigna a tots els deures específics de la reunió. Això podria ser tan senzill com fer que tots passin un minut al principi presentant aspectes clau del seu treball / equip durant l'última setmana o mes. Per a les reunions que s'ocupen dels projectes en curs, tothom podria haver d'estar preparat per discutir troballes o solucions d'ofertes. Per exemple, una vegada vaig treballar per a una empresa on els empleats van fer un embolic de la cuina i cap quantitat de recordatoris de recursos humans va resoldre el problema. L'equip directiu va convocar una reunió per debatre solucions. Tots vam tenir almenys dues idees. D'aquesta manera vam poder parlar per idees concretes i triar continuar els dos primers. Com a bonificació afegim la tasca en 45 minuts en comptes de l'hora completa assignada.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingDeixeu els ordinadors portàtils al vostre escriptori
A menys que estigueu executant la reunió i estigui oferint una presentació increïble (no un altre PowerPoint, si us plau), deixeu de banda l'ordinador portàtil. Els experts expliquen com mirar les pantalles obstaculitzen la interacció i l'empatia fent més difícil arribar a un consens. A més, les distraccions perden el temps i fan que les reunions s'arrosseguen més del necessari. Si voleu prendre notes, utilitzeu ploma i paper, els estudis han trobat que les persones que escriuen les coses a la manera antiga de fet conserven més informació, de totes maneres.
Mantingui la llista de participants curt
No necessiteu l'entrada de tot l'equip en les primeres etapes de la planificació. Si bé no voleu deixar de banda les persones que són crítiques per al procés, tampoc necessiteu 50 persones. Decideix sobre els actors crítics per a cada reunió. Si es tracta d'un projecte a llarg termini, els interessats passaran pel projecte, però us conviden a fer-vos les següents preguntes abans d'enviar una invitació: és la persona un expert en temes, pren decisions pressupostàries o financeres i necessiten en aquesta fase del procés? Recordeu, només perquè algú no forma part de la reunió no significa que no s'hagin de mantenir actualitzats. Assigneu a persones específiques per compartir informació fora del grup bàsic per garantir que els equips no se sentin fets a la nit.
