Un dels moments més estressants per a la majoria dels propietaris de petites empreses és quan el flux d'efectiu es fa estret perquè els pagaments no provenen dels clients. No és necessàriament que el vostre negoci no s'hagi mogut sense problemes, però perquè els vostres clients no paguen en forma oportuna.
En aquesta guia de facturació i pagament, volem compartir amb vostès algunes de les millors pràctiques per a la facturació dels seus clients. A més, volem compartir maneres d'assegurar-vos que us pagueu a temps (o el més a prop possible) perquè no hàgiu de preocupar-vos pel flux d'efectiu.
$config[code] not foundUtilitzeu el programari de facturació
L'ús de programari de facturació com Hiveage té diversos avantatges per al vostre negoci. Per començar, mostra als vostres clients que el vostre procés de comptabilitat és professional i organitzat. També sabran que no podran passar per les esquerdes i perdre un pagament.
Al final, podreu fer un seguiment de promocions especials que ofereixen clients específics, la rapidesa i la lentitud dels clients tendeixen a pagar, quines factures vencen i molt més.
També podreu executar informes detallats que us ajudaran quan els clients estiguin interessats en la seva facturació enfront de l'historial de pagaments. També podeu executar aquests informes quan els clients protesten per la quantitat de productes o serveis que han rebut en relació amb les quantitats que s'han facturat.
Discuteix els detalls de facturació al començament
Quan comences a treballar amb un nou client, és bo que els detalls de la facturació s'hagin confirmat el més aviat possible. Alguns clients es posaran en un pagament de facturació simplement perquè falta una cosa, com ara un número de comanda de compra. A continuació, heu d'establir el que heu d'establir des del principi per garantir un futur exitós de la facturació.
El client necessita el vostre W-9 al principi de treballar junts? El client vol un nom específic del projecte o un número de telèfon a cada factura? El vostre client té diverses adreces empresarials i necessita una de particular en la facturació per un enrutament adequat? Cerqueu aquestes coses perquè no tinguin una excusa legítima per retardar els pagaments.
La majoria dels clients estan bé en ser facturades en línia per correu electrònic. Però alguns encara volen que aquesta còpia impresa arribi al correu. Assegureu-vos d'enviar la vostra factura en conseqüència.
Els clients diferents tenen regles diferents a l'hora de facturar. Algunes factures han d'anar al propietari de l'empresa per a la seva aprovació, i després es reduirà a la comptabilitat. Uns altres han d'anar a comptabilitzar amb un CC al gestor de projectes amb què treballa perquè puguin enviar-los a la comptabilitat.
De tant en tant, tindreu un client on la factura s'ha d'enviar com a PDF a una persona per a la seva aprovació. A continuació, s'ha d'enviar a una altra persona per a la seva aprovació. Finalment, s'ha de remetre electrònicament a un departament de comptabilitat extern.
Esbrineu quin és el procés per al vostre client i seguir-lo en conseqüència.
Definiu clarament els vostres termes
Sorprenentment, algunes persones no especifiquen termes de pagament. Només deixen el valor predeterminat en rebre la factura. Si els vostres termes de pagament no es paguen a partir del rebut, heu de canviar-los a la vostra factura en conseqüència. En cas contrari, les persones assumeixen que no han canviat les condicions de pagament de la configuració predeterminada i que formen les seves pròpies condicions de pagament.
Parlant de condicions de pagament, una forma d'assegurar-se que es paga abans de fer el treball o enviar el producte és oferir un descompte per al pagament avançat. Els vostres clients estimaran la possibilitat d'estalviar una mica, i us encantarà que no us hàgiu de preocupar d'endurir-vos.
Definir clarament quan s'ha d'esperar la facturació
Feu saber als vostres clients per endavant que normalment es factura al final del mes, primer mes, mig del mes, setmanal, quinzenal o quan un projecte finalitza. D'aquesta manera, saben quan poden esperar rebre la vostra factura i, esperem, estar a la recerca d'això.
Ofereix més d'una manera de pagar
Només perquè el 90 per cent dels vostres clients utilitza PayPal o paga en línia no significa l'altre 10 per cent. En permetre que els clients paguin amb targeta de crèdit o xec, podran eliminar la majoria de les barreres dels pagaments per a la majoria dels seus clients.
Per garantir que els vostres clients paguin la forma que vulgueu, incloeu la vostra adreça postal a la factura i habiliteu opcions de pagament addicionals per pagar en línia fora de PayPal.
Algunes alternatives de processament de targetes de crèdit a PayPal inclouen Stripe, Braintree i Authorize. Tots tres tenen un preu similar al 2,9% + 0,30 USD per transacció. Les tarifes addicionals inclouen el següent.
- Braintree no cobra tarifes de transacció en els primers 50k processats a través d'ells. Es cobren un 1% addicional per a les transaccions en moneda internacional.
- Braintree i Stripe cobren una tarifa de càrrega de 15 €.
- Stripe cobra un 2% addicional per a transaccions en moneda internacional.
- Autoritzeu els càrrecs una tarifa d'instal·lació de $ 49, tarifa d'entrada mensual de $ 25, tarifa d'avaluació de l'1,5% per a transaccions internacionals i tarifa de càrrega de $ 25.
Llavors, com trieu? Aquí teniu algunes preguntes sobre el vostre negoci.
- Voleu acceptar els pagaments per telèfon o en el vostre dispositiu mòbil en persona?
- Només voleu acceptar pagaments estàndard de targetes de crèdit (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, etc.) o voleu acceptar mètodes de pagament nous com ara Apple Pay, Bitcoin o Venmo?
- Necessiteu la facturació de la subscripció? Voleu dividir les opcions de pagament?
- Teniu clients a tot el món i en països que no poden utilitzar PayPal?
Un cop tingueu les respostes a aquestes preguntes, haureu de poder combinar les funcions dels processadors de pagament amb les vostres necessitats per determinar quina és la correcta per a la vostra empresa.
A més, tingueu en compte que si teniu clients que no paguen mitjançant PayPal perquè tenen alguna cosa contra PayPal, potser no els agradi Braintree ja que Braintree ha estat adquirida per PayPal.
Confirma que heu enviat la factura
Vostè sap que pot dependre del programari de facturació. Per tant, no necessàriament ho fa perquè no creu en el vostre programari, però més per obtenir aquest primer recordatori que sí, heu enviat la vostra factura.
Després d'enviar una factura a un client per primera vegada, envieu un correu electrònic a la persona que se suposa que rebrà la factura i a qui vulgui copiar-lo que acabeu d'enviar a la vostra factura. Es pot incloure com una menció informal que acompanya les actualitzacions del vostre projecte.
En general, només heu de fer això amb clients o clients per primera vegada que són rutinàriament posteriors als pagaments. Amb clients per primera vegada, us permet assegurar-vos que les dades de facturació siguin correctes.
Envia recordatoris suaus
No tots pagaran 100% a temps. Algunes persones estaran legítimament tan ocupades que no s'obliden involuntàriament de la seva factura. Al principi, voleu assumir que s'ha oblidat la vostra factura per error i emmarqueu els vostres recordatoris en conseqüència.
Quan reenvieu una factura, algunes maneres d'acostar-se a un recordatori de factures inclouen el següent, incloent-hi algun text per a situacions especials.
- Em vaig adonar que encara no heu vist la meva factura. En cas que no es produeixi correctament, l'estic tornant a enviar. També adjuntaré una còpia mitjançant PDF en un correu electrònic independent. Mai no es coneix amb filtres d'spam de correu electrònic en aquests dies.
- Sé que heu estat ocupat recentment amb el nou projecte. En cas que quedi enterrat a la safata d'entrada, aquí teniu la meva factura per al treball del mes passat.
- Espero que tinguis un bon viatge! Sé que probablement hagués fet moltes coses per fer, així que vull assegurar-me que estigués al capdavant de la llista ja que han passat 30 dies.
- Aquest és només un recordatori amistós sobre la meva factura des del mes passat. El temps vola, però des de fa trenta dies, vaig pensar que ho faria saber.
En la seva major part, això ha de resoldre el problema i haureu de respondre -i el pagament. Si no rep una resposta d'una persona, sempre podeu enviar un recordatori suau a una altra persona. Feu saber a aquesta persona que no heu sentit a parlar de la vostra factura i que voleu assegurar-vos que l'hagi fet.
Si no teniu cap recordatori personalitzat, també és bo. Podeu optar per enviar recordatoris automàtics.
Posa't al peu
Si els recordatoris anteriors passen desapercebuts, és possible que hàgiu de tornar-vos una mica més agressiu. Això és especialment important si la factura s'ha passat degudament. Hi ha algunes coses que cal tenir en compte abans d'agafar aquest camí.
- Voleu que aquesta empresa es mantingui com a client? Si ho fas, ser simpatitzant amb un pagament lent li pot guanyar la seva futura lleialtat.
- Pot aturar el lliurament o els serveis per falta de pagament? Una vegada més, aquesta opció es pot reduir a si voleu que aquesta empresa es mantingui com a client.
Amb aquestes respostes en ment, actueu en conseqüència. Comença per reenviar la factura, tant digital com per correu. Truqui al seu client i que sàpiga que entén que les coses poden ser difícils, però ha completat els serveis acordats o ha enviat els productes lliurats. Per tant, el pagament actual es deu immediatament.
Sí, això pot ser incòmode. Però també és negoci. És probable que no sigui l'únic proveïdor que el client tarda a fer els pagaments, de manera que no serà l'únic que imposa el problema. Però si sou l'únic que els pressiona, és probable que pagueu primer. O almenys primer després de pagar els serveis bàsics essencials, lloguer i altres comptes.
Persistir en el problema pot ser frustrant tant per a vostè com per al vostre client, però pot ser clau per obtenir el pagament. Alguns propietaris de petites empreses han informat que es paguen tan aviat com dos anys després de la devolució d'una factura. Tot i que mai no és bo, és millor que mai.
Imatge de la factura a través de Shutterstock
Més informació a: Articles populars 9 Comentaris ▼
