En aquest dia de l'oficina electrònica, es pot donar per fet el concepte de presentació de documents. El desenvolupament de polítiques de registre d'oficines eficients pot ajudar a mantenir fàcilment els documents importants disponibles i els documents actius. Independentment de la quantitat de documentació que es fa a les computadores, sempre hi haurà una certa quantitat que s'ha d'imprimir i presentar a mà. Mantingueu-vos al dia de la presentació d'oficines i podeu executar una oficina més eficient.
$config[code] not foundResponsabilitat
Independentment de la detallat que sigui una política de presentació d'oficines, algú ha de ser responsable d'implementar la política diàriament per tal que sigui eficaç. La delegació de l'autoritat de presentació pot variar en funció del volum d'informació que es presentarà, la complexitat del sistema de presentació i la freqüència amb què es recupera la informació i s'ha de tornar a presentar.
Amb una bona política de presentació, la persona responsable només ha de fer la presentació. Si algú elimina un document, hi hauria d'haver una regla que el document es col·loqui en un cistell "en" per ser presentat pel responsable. Si hi ha diverses persones responsables de la presentació, haureu de crear un sistema en cada carpeta on l'última persona que ha presentat alguna cosa ha de signar les seves inicials. Per tal de mantenir un bon sistema de registre, les persones responsables han de ser responsables.
Codificació de colors
Segons PowerHomeBiz.com, una de les maneres de mantenir els fitxers organitzats és mitjançant la codificació de colors. Podeu acolorir els fitxers de codi usant adhesius amb pestanyes de colors, o podeu comprar carpetes d'arxius de diversos colors per utilitzar-los als vostres gabinets.
Quan es separa per color, pot ser més eficient utilitzar el sistema de codificació de color per obtenir els encapçalaments més complets i després un altre sistema per als subtítols. Per exemple, tots els documents financers es poden introduir en fitxers verds, però els documents relacionats amb la informació fiscal tindrien el seu propi sistema. Experimenta amb la codificació de colors del teu sistema de codificació de colors. Les carpetes verdes es poden utilitzar per a documents financers, però es poden incloure etiquetes vermelles a la informació fiscal.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingActivitat i arxiu
Els fitxers més utilitzats seran els que haurien de considerar-se actius, i els que no es faran referència regularment es poden arxivar. Un sistema de fitxers actiu és dinàmic i deixa espai per a l'expansió i l'addició. Una vegada que un document s'ha considerat més enllà de la seva fase activa, es trasllada a l'arxiu. Mantingueu els vostres fitxers actius disponibles per als que els necessitaran i podreu continuar organitzant els vostres fitxers actius cada dia.
