Probablement ja feu servir "el núvol" (p. Ex., En línia) per operar alguns aspectes del vostre negoci.
Però com explica Thomas Hansen, vicepresident de Microsoft Worldwide SMB, fins i tot si es ven als beneficis del núvol, pot semblar desalentador començar-o fer-ne més.
Recomana fer passos incrementals. Comenceu petits. A continuació, feu més amb el temps.
$config[code] not foundAixí que vaig pensar que m'havia basat en aquesta idea, esboçant 10 coses que podeu fer -que comença avui- per saltar al núvol o augmentar l'ús de les aplicacions en el núvol. Trieu alguns d'aquests passos tàctics i podeu estalviar temps, operar el vostre negoci de manera més eficient i reduir sovint els costos:
1) Establiu la vostra ubicació predeterminada de desar la ubicació a la núvia
Una cosa és parlar de l'emmagatzematge central d'arxius en línia. Però és una altra cosa si vostè i el seu personal han de prendre passos addicionals per transferir fitxers a la vostra plataforma d'emmagatzematge en línia en línia tot el temps.
Pensa-hi. Si primer i el vostre personal s'estalvia en un disc dur o dispositiu local, trigarà el doble de l'esforç per activar-los i guardar aquests fitxers en el vostre emmagatzematge de fitxers en el núvol més endavant.
Però podeu "configurar-lo i oblidar-lo" perquè no hàgiu de prendre cap passi addicional. I els vostres fitxers empresarials importants seran automàticament còpies de seguretat en el procés.
Només heu de configurar les vostres computadores perquè la ubicació predeterminada de cada membre del personal per guardar fitxers sigui la solució d'emmagatzematge en línia de la vostra empresa.
Per exemple, si utilitzeu Microsoft OneDrive com la vostra solució d'emmagatzematge en el núvol, és fàcil configurar-lo a Windows 8. Feu clic a "Configuració de PC" i heu de veure un element de menú per OneDrive. Des d'allà, podeu fer clic al botó d'activació / desactivació per fer que OneDrive tingui la vostra ubicació predeterminada per a l'emmagatzematge de fitxers.
O feu una cerca en línia per obtenir instruccions sobre com canviar-la a la plataforma d'elecció del dispositiu en particular. És possible configurar l'emmagatzematge en el núvol com a ubicació predeterminada de desar per a molts dispositius.
2) Anar a fruites baixes en suspensió: correu electrònic i documents basats en núvol
Un altre lloc lògic per iniciar-se és adoptar una plataforma de correu electrònic i documentació basada en el núvol, com ara Office 365. Si no ho heu fet ja, deixa'm dir-vos que els avantatges empresarials són força convincents.
En primer lloc, ajuda amb la productivitat personal de tu i del teu equip. Si utilitzeu diversos dispositius (com jo!), Podeu tenir accés a tots els documents de tipus d'oficina i correus electrònics, independentment del dispositiu que utilitzeu. Anar a una conferència i portar el portàtil o la tauleta a tu? Amb una plataforma de productivitat en el núvol com Office 365, teniu tot el que necessiteu al iniciar sessió. Mai no haurà de tornar a transferir fitxers des de les unitats de miniatura o sincronitzar els dispositius més tard.
En segon lloc, ajuda amb la col·laboració en equip. En el meu negoci, la majoria dels membres de l'equip treballen remotament des de casa seva. Tot i així, tots encara tenim accés als fitxers i les mateixes eines, només connectant-se amb un navegador o amb una aplicació per a mòbils.
Per exemple, utilitzem calendaris compartits extensivament. D'aquesta manera, podem fer un seguiment dels terminis de les empreses que afecten o impliquen múltiples persones i departaments, centralitzar els recordatoris i veure la disponibilitat d'horari d'un cop d'ull.
També utilitzem la col·laboració de documents compartits, literalment diaris. El que fem és realitzar reunions mitjançant conferència o videoconferència i, a continuació, l'equip mira i edita un document únic mentre estem en la conferència. O fem notes de la reunió sobre un document central compartit. Es guarda molt de temps. No hi ha cap necessitat de recórrer les notes de la reunió més tard. No hem de preocupar de quina versió del document és la més recent, perquè estem tot allà creant i editant el mateix document.
A més, podeu distribuir el cost mensualment. No hi ha cap gran càrrec de llicència davantera: és molt més fàcil pressupostar i pagar.
3) Creeu un sistema central de fitxers en línia
Un cop aconseguiu que tothom salvi al núvol, necessiteu una manera senzilla perquè el vostre equip trobi el que hi ha per als fitxers habituals.
Per fer-ho, creeu un sistema de presentació en línia. Organitzeu la creixent quantitat de documents i fitxers que la vostra empresa creu diàriament.
Utilitzeu una sèrie de carpetes clarament etiquetades. Organitzeu el vostre treball per projectes? Per clients? Per departaments? Creeu un sistema que tingui sentit per a la vostra empresa.
Amb un sistema de fitxers per tota la seva empresa, el vostre equip estalviarà moltes hores que, d'una altra manera, gastaria la cerca d'articles o duplicarà l'esforç perquè no trobeu res.
4) Animar els clients i els contractistes a compartir a través del núvol
Quantes vegades us trobeu correus electrònics d'anada i tornada? A continuació, heu de buscar els correus electrònics més tard per trobar un fitxer que necessiteu.
Estalviaràs temps compartint fitxers directament a través del núvol.
És possible que no puguis "forçar" a tercers a utilitzar la vostra plataforma per compartir en núvol, per què no preguntar? Indiqueu ràpidament els beneficis, com ara "Ens agrada compartir i editar fitxers en OneDrive o Dropbox o en una altra plataforma perquè estalvia temps buscant a través de correus electrònics. Puc compartir això amb tu allà? "
Alguns no podran compartir arxius d'aquesta manera. Però és possible que us sorprengueu de mencionar-ho com a opció.
5) Utilitzeu les aplicacions de signatura electrònica
Envieu o rebeu molts documents que necessiten signatures? Si és així, vostè i el vostre equip probablement passen molt de temps enviant un correu electrònic, imprimint, signant, escanejant, enviant un fax, ja sabeu el simulacre.
Aquí teniu un consell: consulteu les aplicacions de signatura electrònica basades en el núvol. Penseu, hola signa o DocuSign. També hi ha moltes altres opcions de signatura electrònica.
Guarden molt de temps. A més d'això, les aplicacions de signatura electrònica eliminen algun factor de degradació perquè podeu signar un document immediatament, tot i que estigui a la carretera, en comptes d'esperar fins que estigueu a prop de la impressora o la màquina de fax.
També reben molta de les molèsties dels documents circulants per signar. Ells recorren documents a totes les parts per signar, i fins i tot envien recordatoris.
6) Creeu biblioteques d'actius digitals al núvol
Permeteu-me fer-vos una pregunta: quant de temps gasta buscant o reenviant els actius digitals de l'empresa?
Estic parlant sobre el vostre logotip, aquest fullet que us heu portat a la fira fa uns anys, la plantilla de presentació del tauler que heu utilitzat l'any passat, el vostre formulari de ressenya de rendiment en blanc, fotos oficials de l'empresa, bios executius, kits de premsa i altres actius.
Si la vostra empresa és alguna cosa semblant a la meva, passa massa temps escrivint per aquest tipus de material.
Creeu una biblioteca d'actius digitals. Configureu una carpeta o carpeta central compartida a la vostra plataforma d'emmagatzematge en el núvol. Ara, aquests actius estaran disponibles per a qualsevol persona del vostre equip que els necessiti, en qualsevol lloc i en qualsevol moment. No hauran de buscar-los ni molestar-los a una altra persona per trobar-los.
7) Converteix un important sistema de negocis per al núvol
No haureu de fer front a tots els vostres sistemes comercials i moure tot al núvol alhora. Comenceu observant els vostres tres sistemes més importants. Això podria ser QuickBooks, la vostra base de dades de contactes i el vostre sistema de gestió d'inventaris.
Si encara utilitzeu versions locals o d'escriptori d'aquests sistemes, comença a avaluar els avantatges de les versions basades en núvol (en línia). Amb versions en núvol, guanyareu molt quant a la capacitat de tot l'equip per accedir a la informació i col·laborar millor. I els sistemes de núvol faciliten la transferència de dades d'un sistema a un altre, eliminant l'entrada de dades duplicada i l'efecte silueta de la informació que es desplaça en un sol sistema.
Quina aplicació oferirà el major impacte si es mou al núvol? Aquesta és la pregunta que has de fer.
8) Insistir en la protecció maliciós actualitzada de Cloud per a tots els treballadors
Això és especialment important amb els treballadors remots.
Les grans empreses solen tenir un departament d'IT de l'empresa que estableix una xarxa d'empreses amb salvaguardes com la protecció contra el malware.
Però és possible que les petites empreses no tinguin una xarxa.
O un equip de petites empreses sovint treballa amb persones que no estan a la seva xarxa. Els treballadors remots poden connectar-se des dels seus propis dispositius des de casa, utilitzant el núvol públic. Simplement es registren a través d'Internet.
Per tant, és important que tothom que accedeixi als vostres sistemes o dades, o que compartiu fitxers, tingui una protecció contra el malware actualitzada regularment amb noves signatures de programari maliciós a través del núvol.
Microsoft ofereix un producte integrat de Windows Defender per a ordinadors d'escriptori i dispositius basats en Windows, i és gratuït. Assegureu-vos que està habilitat. O teniu una altra opció de protecció contra el malware al vostre lloc.
A més, quan Windows 10 surt a finals d'aquest any, haureu afegit funcions de seguretat incorporades mitjançant Windows Update. Windows 10 també ofereix una opció anomenada Windows Update for Business. Això permetrà accedir més ràpidament a les actualitzacions de seguretat i a les correccions crítiques i al control sobre la implementació d'actualitzacions per als administradors de TI. Per exemple, si teniu un departament de TI, podreu lliurar adreces a llocs remots, utilitzant un ample de banda limitat.
9) Instal·leu un sistema telefònic basat en núvol
Considereu un servei telefònic de veu sobre IP (VOIP) o un sistema de quadre de diàleg virtual basat en programari i sistema de correu de veu.
Amb sistemes telefònics basats en núvol, obté la possibilitat que els treballadors remots tinguin accés a un sistema telefònic central, a molt baix cost. Per a petites empreses amb treballadors remots o per a aquells que treballen des de casa, això és especialment important. Encara que els membres de l'equip utilitzin els seus propis dispositius mòbils, podeu connectar-vos a totes les caselles d'extensions centrals i bústies de la companyia.
També obté una impressió professional en forma de salutació automàtica de veu.
Els missatges de correu de veu es poden enrutar com a arxius d'àudio per correu electrònic, de manera que es poden reenviar a altres membres de l'equip.
També obté estadístiques d'ús per ajudar-vos a veure com el vostre equip està utilitzant el telèfon: és perfecte per gestionar una funció d'atenció al client, per exemple.
10) Utilitzeu reunions de vídeo
Finalment, però no menys important, feu un ampli ús de reunions virtuals a través del vídeo. Si ja els feu servir, fantàstic: feu-ne més.
El vídeo proporciona l'impacte de la interacció personal als clients i les perspectives de vendes, sense haver de pagar els desplaçaments presencials.
Les reunions de video també són excel·lents per a l'equip. Les persones que treballen des de casa o que es troben a diferents oficines poden sentir-se aïllades. Això pot desmotivar. El correu electrònic i la missatgeria instantània són útils, però no són substituts per escoltar la inflexió de veu d'un membre de l'equip o veure el somriure del cap. El vídeo fa que la gent se senti inclosa. Permet la manera de treballar junts.
Moltes empreses petites utilitzen Skype perquè és gratis i tantes persones ho utilitzen per a propòsits personals que ja estan familiaritzats amb ell. Independentment de la solució de conferència que trieu, només cal fer-ho.
Espero que aquestes 10 idees us impulsin a fer més amb el núvol, o confirmeu que el vostre negoci està en bona forma quan es tracta del núvol.
No facin front immediatament a tots aquests. Només heu de triar un o dos, i començar.
En el moment d'escriure aquest escrit, Anita Campbell participa al Programa d'Ambaixadors de Microsoft Small Business.
Foto de fruita baixa en suspensió a través de Shutterstock
3 Comentaris ▼
