Els minuts corporatius serveixen com a document oficial de la reunió d'una empresa. Els minuts mantinguts adequadament ofereixen un resum objectiu dels procediments del comitè i del comitè, mentre serveixen d'evidència del compliment de les obligacions reglamentàries i fiduciàries.
Ompliu els detalls bàsics primer
Registre de fets essencials en el primer paràgraf. Tingueu en compte quan i on es va produir la reunió, quant de temps va durar, així com la presència o absència d'un quòrum. Identifica tots els participants, començant per membres del consell i directors. Indiqueu si n'hi ha cap. Tingueu en compte els noms dels membres del personal o dels convidats en una línia diferent. A més, indiqueu si l'esdeveniment era una reunió habitual o especial.
$config[code] not foundIdentifica les accions clau
Doneu un paràgraf per a cada moviment, començant per l'aprovació dels minuts de la passada reunió. Identifica qui va fer la moció i el resultat, però no es preocupi de nomenar els qui van subscriure la moció. Si la votació és una roda, indiqueu el nom de cada persona. Assegureu-vos de registrar els mots paraula per paraula.
Consell
Si no esteu segur de qui va fer una moció, no tingueu por de preguntar-ho. Tanmateix, si no enteneu un punt concret, ressalteu-lo al taulell de steno o notes aspres del vostre ordinador portàtil, de manera que pugueu demanar-li al president més endavant.
Resumir punts essencials
Condensa llargues discussions. Com els membres del consell decideixen un problema són més rellevants que els mètodes que van utilitzar per assolir un consens sobre això. Si les obligacions reglamentàries o fiduciàries requereixen que registreu certa informació, només registren factors que han afectat un vot determinat, com ara el debat sobre els avantatges i els inconvenients d'una proposta.
Consell
Useu les paraules clau, sempre que sigui possible, per ajudar-vos a gravar notes. Escriviu paraules clau al costat esquerre de la plataforma de so, si esteu utilitzant una. Feu notes sobre cada paraula clau al costat dret.
Registre de dissens i abstencions
Identificar esdeveniments com ara dissents o abstencions quan els membres del consell o els consellers volen que les opinions esmenten per al registre, o les normes de procediment ho requereixin. Per exemple, és possible que un membre no pugui votar un problema a causa de conflictes d'interès reals o percebuts. En aquest cas, escriviu: "El membre de la Junta X no va poder discutir ni votar a Motion Y".
Consell
Eviteu prendre notes detallades per a sessions executives, si el tauler ho crida. Només cal que tingueu en compte els participants, així com la data, hora, lloc i durada.
Revisa el teu treball
Revisar i corregir el vostre esborrany de minuts, preferiblement després de la reunió i, a continuació, enviar-los perquè el president ho revisi. No fomenti l'edició principal, ja que podria comprometre la precisió del vostre treball. Accediu als vostres minuts després d'haver-los aprovat. Adjunta'ls a totes les còpies signades originals dels informes del comitè, la correspondència i els informes escrits. Introduïu la còpia oficial al llibre d'minuts de l'organització.
Consell
Una vegada que els membres del consell i els consellers reben els minuts, no cal incloure els fitxers adjunts. En lloc d'això, resumeix-les en els minuts.
Avís
Abstenir d'utilitzar un llenguatge emocional o de crítica en els minuts. Manteniu la vostra posició com a observador neutral.
