Un assistent d'automatització d'oficines és el títol d'una posició d'assistència administrativa comuna dins del govern dels Estats Units. Diverses agències i departaments com el Departament d'Interior, Departament de Treball, Veterans, Administració de Salut, Immigració i Aplicació de Duanes i Departament d'Agricultura posen a disposició de persones com a assistents d'automatització d'oficines. Aquests empleats federals són responsables d'una sèrie de deures administratius que ajuden el treball de l'agència en què estan ocupats.
$config[code] not foundAssistent d'automatització d'oficines
Els assistents d'automatització d'oficines faciliten la comunicació d'oficines i mantenen un entorn laboral professional. Poden respondre trucades telefòniques, trucar per avançat, prendre missatges, rebre visitants a l'oficina i escoltar visitants mentre estan a l'oficina. Els assistents d'automatització d'oficines poden respondre correus electrònics i cartes de caràcter general, complir peticions generals d'informació, enviar una correspondència tècnica o especialitzada a la persona més indicada i distribuir el correu extern al personal de l'oficina. A més, els assistents d'automatització d'oficines distribueixen comunicacions entre oficines i mantenen el taulell d'anuncis de l'oficina.
Informació i producció
Els assistents d'automatització d'oficines són responsables de produir i millorar materials escrits. Poden escriure, formatar i editar informes, cartes, formularis, memoràndums i altres tipus de documents. Mantenen registres i fitxers, en formats físics o electrònics, inclosos els fulls de temps d'oficina i els registres d'assistència, i transmetin-los segons les indicacions. Els assistents d'automatització d'oficines també s'actualitzen els manuals i les instruccions de procediment de l'oficina segons sigui necessari.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingPlanificació i aprovisionament
Pla d'ajudants d'automatització d'oficines i previsió per als membres del personal per viatjar en negocis oficials, així com en el funcionament regular de l'oficina. Poden preparar itineraris, organitzar el transport, fer reserves d'hotels i reserves de viatges, recollir autoritzacions de viatge, preparar vals de viatge i altres tasques relacionades amb el viatge. Poden preparar informes i materials de presentació per al personal en preparació per al seu viatge. Els assistents d'automatització d'oficines també estimen la necessitat de subministraments d'oficina, prenen sol·licituds d'articles especials, segueixen els procediments establerts per adquirir subministraments i distribueixen els subministraments. Els assistents d'automatització d'oficines segueixen els procediments establerts per organitzar tècnics de reparació quan hi ha problemes amb qualsevol equip d'oficina.
Clerical i Administració
Els assistents d'automatització d'oficines compleixen les necessitats clericals de l'oficina. Es pot demanar que escriguin documents, dictin un rècord, prenguin minuts de reunió, facin fotocòpies, enviïn faxos, documents d'arxiu i repartiu subministraments d'oficina. (De fet, una velocitat de mecanografia de 40 paraules per minut o més ràpid és un requisit del treball.) A més, els assistents d'automatització d'oficines han de complir els deures d'un altre personal clerical quan estan absents.
