El personal d'administració d'oficines proporciona assistència als treballadors d'oficina. Ells mantenen registres i sistemes de registre i sovint s'encarreguen de l'entrada de dades.Poden mantenir una base de dades de clients o inventaris i produir correspondència per enviar per correu, i llegeixen i reenvien correu al departament correcte. L'objectiu general de qualsevol administrador d'oficines és facilitar el treball del seu supervisor.
Gestió de bases de dades
Normalment, un personal de l'administració d'oficines no s'espera que construeixi una base de dades, sinó que haurà d'introduir dades i poder trucar registres que compleixin determinats criteris en un moment de preavís. També han de produir informes basats en la informació de la base de dades. Normalment, aquests informes passen als membres del personal sènior o es presenten en una conferència.
Preparant la correspondència
La correspondència pot ser una carta individual o un butlletí per a tots els clients. El personal de l'administració d'oficines ha de preparar memoràndums i anuncis i enviar-los a tot el personal. Es preveu que el personal de l'administració d'oficines tracti les consultes per correu electrònic i, si es contestés, envieu el correu electrònic al departament corresponent.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingGestió d'horaris
Les cites de reserves, les conferències de planificació i la informació del personal dels horaris tradicionalment volien escriure totes les cites en un diari central i enviar actualitzacions setmanals o diàries al personal. Ara, la majoria de programacions es completen electrònicament amb programes de gestió de dades com Outlook, iCal o Eudora. Això permet que un membre del personal d'administració d'oficines actualitzi i publiqui diversos calendaris de manera electrònica. Això permet que altres membres del personal consultin els calendaris de forma simultània, fent els ajustaments segons sigui necessari.
Respondre telèfons
El personal d'administració d'oficines contesta els telèfons i, ja sigui tractant amb clients o transferint-los a un departament més adequat per respondre a les seves consultes. També és obligatori que el personal d'administració d'oficines registri missatges detallats juntament amb qualsevol informació de contacte de qui truca.
