Els assistents administratius i altres personal de l'oficina necessitaran certes habilitats bàsiques d'oficina per tal de mantenir una carrera exitosa. Alguns empresaris ofereixen formació professional, però la majoria de les posicions que impliquen treballs clericals requereixen experiència prèvia en la realització de tasques d'oficina. Les escoles secundàries, escoles tècniques, escoles de formació professional i programes d'educació a distància ofereixen cursos de formació dedicats a les habilitats bàsiques d'oficina.
$config[code] not foundCentraleta
La formació bàsica d'oficina hauria d'incloure lliçons sobre com utilitzar un sistema bàsic de telefonia multi-línia. Els aprenents han d'entendre com respondre a les trucades de forma amena i professional, com col · locar els clients en espera, com transferir trucades a altres ubicacions de l'oficina, com facilitar trucades a conferències i com accedir al correu de veu als missatges de l'empresa.
Habilitats informàtiques
L'ús de l'ordinador és una de les habilitats d'oficina bàsiques més importants. La formació hauria d'incloure com activar i desactivar l'ordinador, com utilitzar el ratolí, com maximitzar i minimitzar les pantalles, així com la manera d'accedir i canviar la configuració de l'equip. Els pràctics haurien de rebre lliçons sobre com crear un document bàsic i enviar-lo a la impressora. També han d'aprendre habilitats bàsiques de teclat i practicar l'augment de la velocitat de mecanografia. Algunes empreses utilitzen ordinadors per escanejar i enviar per fax documents importants; els participants en pràctiques d'oficina haurien d'aprendre a fer-ho, així com a solucionar problemes i solucionar problemes senzills relacionats amb l'ordinador que puguin sorgir.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingProgrames d'Internet i Informàtica
Saber utilitzar internet i altres programes comuns d'ordinadors és una habilitat d'oficina valuosa. La formació hauria d'incloure la manera de cercar bases de dades d'Internet com Google i Yahoo, i com accedir i utilitzar el correu electrònic. Algunes empreses actuals utilitzen llocs de xarxes socials per a la realització de correspondència, publicitat i màrqueting; la formació en habilitats bàsiques d'oficina hauria d'incloure un tutorial en llocs com Facebook i Twitter. La formació també hauria d'incloure lliçons en sistemes operatius com Windows, així com habilitats en la creació de documents a través de Microsoft Word, creació de fulls de càlcul i manteniment mitjançant Microsoft Excel, correspondència entre oficines amb Microsoft Outlook, instruccions sobre com configurar presentacions bàsiques amb Power Point, i comptabilitat bàsica i manteniment de llibres amb Quickbooks.
Màquina d'afegir deu claus
Les habilitats bàsiques d'oficina solen incloure una petita quantitat de comptabilitat. Els estudiants en pràctiques haurien de rebre instruccions sobre l'ús d'una màquina d'afegir deu claus per a la facturació i el càlcul de dades i xifres de l'empresa.
Presentació
L'organització és una habilitat clau de l'oficina. Els treballadors d'oficina necessiten formació sobre com categoritzar i alfabetitzar documents d'oficina, així com sobre com restaurar l'ordre als sistemes de registre obsolet.
