Vaig escriure a la meva última columna sobre el nou lector de llibres electrònics Amazon Kindle i va dir:
$config[code] not found"Tots hem estat ansiosos esperant que es facin realitat els pronòstics de" paperless office ", però aquesta promesa sembla una engany més eficaç que mai".
Però potser l'oficina sense papers està a la vista. Sí, he escoltat a aquells que segueixen dient que l'oficina sense papers és encara un somni. Però crec que la clau aquí és apuntar i treballar per avançar en el lliurament de paper i no la perfecció per assolir aquest objectiu final. El sistema de gestió de dades correcte pot combinar la practicitat del paper amb la rapidesa de la nova informació i la tecnologia.
Com a empresaris i propietaris de petites empreses, volem eliminar la quantitat de paper que utilitzem perquè simplement requereix massa temps (i diners) per produir, organitzar i recuperar. Si ho feu, només podria estalviar molts diners a la vostra empresa i ajudar-vos a guanyar més diners.
Amb la proliferació actual d'informació, hem de fer que la informació estigui a disposició de nosaltres mateixos i d'altres a la velocitat del món actual.
Feu un cop d'ull a la manera en què el paper i els fitxers s'estan gestionant al vostre negoci.
Si ets com jo, seria tan atrevit que suggereixi que el que trobeu no us farà feliç.
És possible que tingueu l'oficina més organitzada del món, però el temps que triga a sistematitzar el manteniment de registres i mantenir aquest mètode d'organització es tradueix en dòlars reals, hores que es podrien gastar en R + D i màrqueting.
Utilitza un sistema de presentació de "piles", mantenint les coses en bons costums perquè sàpicis exactament on està tot? Pensa en el desordre físic que això comporta, així com la culpa que sents perquè sempre sents la necessitat de "passar per" aquestes piles, per assegurar, com a mínim, que no t'has oblidat alguna cosa.
Si els fitxers de paper estan enterrant la vostra oficina, "anar sense papers" podria ser una bona opció. Però, què significa, exactament, un paper sense papers per al vostre negoci? Implica prendre la decisió de fer-ho i no tornar-lo enrere. Significa aconseguir que tots els fitxers escanejats a l'ordinador i formar el personal per utilitzar els fitxers digitals.
Ara es poden veure aquells documents que abans havien de ser enviats d'un associat a un altre o de la vostra empresa a un client o client de perspectiva, sempre que ho necessitessin. La vostra empresa pot estalviar moltes hores i dòlars sense fi en productivitat i eficiència només.
La realitat és que la vostra oficina sempre usarà paper. El terme "sense paper" és massa alt d'un estàndard per arribar. Algunes persones necessiten imprimir coses per llegir-les. Imprimirà coses per portar amb vostè i mostrar-les a altres persones. No totes les presentacions es poden adaptar a PowerPoint. No et desferàs d'aquestes impressores.
Tanmateix, desferàs els gabinets de presentació, o almenys alguns d'ells, mentre escanegeu fitxers a l'ordinador i creeu fitxers nous a l'ordinador i la necessitat d'organitzar aquests fitxers constantment.
Aquí hi ha 4 coses que cal tenir en compte en anar sense papers:
1. En escanejar fitxers, un escàner de documents dedicat és vital.
2. Quan deseu fitxers, la manera millor i més acceptada universalment és en format PDF o format de document portàtil. Aquest és un format estable que manté el fitxer semblant al paper. Es pot llegir en línia o imprimir, té poc espai i és fàcil de crear amb el programari disponible des d'Adobe.
3. Si estàs digitalitzant els vostres fitxers, necessiteu un disc dur dedicat a la celebració del vostre nou "gabinet de fitxers" i un bon sistema de còpia de seguretat de dades. Els professionals tècnics suggereixen tenir dos discos durs portàtils. Recupera l'un per l'altre cada setmana i realitza la còpia de seguretat en una ubicació fora del lloc, com ara una caixa de dipòsit bancari.
4. Si no teniu els equips en una xarxa d'àrea local (LAN), hauran d'estar connectats perquè tothom pugui accedir als fitxers. La configuració d'una xarxa sense fils costa aproximadament 25-50 dòlars per ordinador, més de $ 75-100 dòlars per al "concentrador" o el router central per a quatre ordinadors.
La majoria de la gent no té problemes per visualitzar fitxers digitals i mantenir-los. El que vostè i els seus empleats poden tenir problemes amb el nou sistema de gestió de registres i manteniment de registres. Aconsegueix tots a bord en termes dels protocols d'arxiu. Com s'han d'etiquetar els directoris? Com s'han de nomenar els fitxers? És essencial que tothom utilitzi els mateixos estàndards. Decideix quins seran i copiarà per a tothom. Feu una còpia a la xarxa de l'empresa.
Anar sense papers és una qüestió d'elecció: és un estil de vida conscient i una decisió d'estil de treball. És un fet que, quan està completament compromès, pot augmentar la productivitat, l'eficiència i l'eficàcia, així com reduir la quantitat de residus que cadascun de nosaltres produeix.
Has pres la decisió d'anar sense papers?
* * * * *
