Si esteu buscant feina d'oficina, pot ser que no n'asseguisca el significat dels empleadors quan demanen habilitats d'ofici general. Encara que cada lloc de treball és únic, hi ha tasques comunes que s'espera que l'ajut de l'oficina general realitzi. Com més habilitats puguis oferir a un futur empresari potencial, més possibilitats tindran més possibilitats d'aconseguir el treball que desitgis. Tant si el títol de l'ofici és l'assistent d'oficina general, el secretari general de l'oficina o el treballador d'oficina general, aquí teniu algunes de les habilitats que més sovint busquen els empresaris en l'exercici de les funcions generals de l'oficina:
$config[code] not foundEscriptura
Els empresaris solen esperar que escriguin com a mínim 60 paraules per minut (wpm). Si està acostumat a enviar missatges als vostres amics amb els vostres polzes i un telèfon intel·ligent, la idea d'utilitzar tots els 10 dits i un teclat de mida completa pot semblar desalentadora. Si heu après a escriure a l'escola, podeu augmentar la vostra velocitat amb algunes pràctiques. Obriu un article de la revista o un llibre i copieu el que llegiu. Envia correus electrònics a familiars i amics per practicar escriure frases completes i revisar el teu treball. Els accessos directes i les abreviatures que utilitzeu quan es comuniquen de manera informal amb amics no són acceptables per a la correspondència comercial.
Encara que mai hàgiu après a escriure, podeu ensenyar-vos a través d'un dels tutorials gratuïts disponibles en línia. Després d'aprendre a on col·locar els dits, es tracta d'aconseguir tant la pràctica com sigui possible per millorar la velocitat i la precisió.
Entrada de dades
Penseu en l'entrada de dades mentre escriviu en un teclat numèric. El teclat, també anomenat teclat numèric, teclat numèric o 10, és una secció d'un teclat estàndard de l'ordinador. Normalment, situat a la dreta de les tecles alfanumèriques, sembla una calculadora. Quan tingueu experiència amb el teclat numèric, trobareu que és molt més ràpid i més eficient per escriure nombres que la fila de tecles que hi ha a sobre de l'alfabet.
Per començar, consulteu alguns dels tutorials gratuïts en línia. L'exactitud és molt important ja que els nombres i les seqüències numèriques són úniques. No hi ha correcció ortogràfica o correcció automàtica, de manera que heu d'assegurar-vos que introduïu la informació correctament cada cop.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingPresentació
La presentació és més que conèixer les vostres ABC.La majoria de les persones poden reconèixer fàcilment la lletra inicial en un nom de fitxer i veure que "cavall" va abans de "igloo". Pot ser una mica més complicat quan has de mirar la segona o la tercera lletra quan les lletres inicials són iguals. Per exemple, "cavall" ve després de "pràctic" perquè "o" ve després de "a". Perquè tant "cavall" com "casa" tenen la mateixa lletra primera i segona, heu de mirar la tercera lletra. "Cavall" arriba abans de "casa" perquè "r" arriba abans "u".
Abans que la tecnologia era habitual a les configuracions d'oficines, la presentació de documents era la gestió de documents en paper. Ara la presentació també pot incloure l'emmagatzematge i recuperació de documents digitals.
Telèfon
Necessites posar un somriure a la teva cara per parlar amb els clients al telèfon? La resposta és sí, perquè el teu somriure arriba a la teva veu quan parles. Tot i que és important saber transferir trucades i fer trucades en espera, el component més important de les habilitats telefòniques és la capacitat de ser agradable i mantenir la calma, fins i tot quan la persona que truca està frustrada, impacient o simplement grollera. Com a persona que respon al telèfon, pot ser un contacte inicial del client amb l'empresa. La primera impressió que realitzes és la que farà que tornin els clients.
Microsoft Office
Microsoft Office és un conjunt de programes de programari dissenyats per a diversos tipus de gestió de dades. Els tres més utilitzats són Word, Excel i Outlook. Word és un programa de processament de textos que s'utilitza per crear documents com ara cartes, volants, fullets, notes i altres formes de material escrit. Excel és un programa de fulls de càlcul per a una varietat d'aplicacions, com ara administrar l'inventari, crear horaris laborals d'empleats i despeses de seguiment. Outlook s'utilitza per al correu electrònic, mantenint calendaris individuals i col·lectius, tasques de gestió i algunes altres funcions organitzatives. Igual que amb la introducció de dades i d'escriptura, hi ha molts tutorials disponibles en línia per ajudar-vos a aprendre el programari. Si necessiteu aprofundir, moltes escoles universitàries i programes d'extensió ofereixen cursos sense crèdit per a Microsoft Office que podeu completar en algunes nits.
Màquines d'oficina
Les màquines d'oficina inclouen ordinadors, copiadores, telèfons multilínea, màquines de fax, trituradores i mesuradors. Les operacions bàsiques de cada tipus de màquina poden variar segons la marca i el model de la màquina. No s'espera que realitzin reparacions importants, però els treballadors d'oficina general sovint són responsables del manteniment rutinari, com ara reemplaçar el paper i la tinta a les màquines que les utilitzen.
Habilitats blaves
Les habilitats blaves poden ser difícils de quantificar, però són essencials en el món empresarial. Considereu les següents habilitats i com podrien ser actius per a un empresari:
- Adaptabilitat
- Col·laboració
- Lideratge
- Gestió
- Multitasca
- Prioritzant
- Solucionar problemes
- Treball en equip
- Gestió del temps
Segons Robert Half, una empresa internacional de recursos humans, l'evidència de les habilitats suites pot aportar l'equilibri al vostre favor quan les seves habilitats i experiència són comparables amb les d'altres candidats. Alguns administradors de contractació diuen que les habilitats suaves són encara més importants. Les habilitats tècniques s'imparteixen fàcilment. És molt més difícil d'ensenyar les habilitats interpersonals i de presa de decisions. Quan escriviu el vostre currículum o parleu sobre vosaltres mateixos en una entrevista de feina, ressalteu les vostres habilitats blaves utilitzant frases com aquestes:
- "Multiplicitat i terminis malabaristes amb èxit"
- "Ha liderat un equip de 3 persones que ha simplificat el procés d'aplicació i la gestió dels tràmits adjunts"
- "Calmament prioritzar diversos projectes en un entorn ràpid"
- "Projectes sempre realitzats a temps o abans del termini"
- "Seguiment coherent dels compromisos de treball, que condueixen a una promoció i una major responsabilitat"
- "S'ha implementat un nou sistema per reduir el temps de presentació en un 20%"
Requisits educatius
No hi ha requisits d'educació formal per a una posició d'oficina general. Molta gent entra al camp amb un diploma de batxillerat. Depenent de l'empresari, es pot requerir alguna universitat o fins i tot una titulació. Els empresaris volen saber que podeu fer la feina. Per a la majoria, les seves habilitats i qualificacions d'administració són més importants que un títol específic. Cada organització té els propis propòsits i procediments. Més enllà de les teves habilitats bàsiques, aprendràs el que necessites saber quan estàs treballant.
Ambient de treball
Els treballadors d'oficines generals es troben en una varietat d'entorns, des de petites empreses fins a grans corporacions. L'assistència a l'oficina general es necessita en gairebé qualsevol indústria que penseu, incloses les institucions acadèmiques, les instal·lacions sanitàries, les agències governamentals, les empreses amb ànim de lucre i les organitzacions sense ànim de lucre. La majoria dels treballadors d'oficina general són dones. Al voltant d'un de cada quatre treballen a temps parcial.
Salari i perspectives laborals
La paga mitjana d'un treballador d'oficina general és de $ 15.14 per hora o $ 31.500 per any. La paga mitjana és la xifra en què la meitat de la professió guanya més i la meitat guanya menys. Els salaris varien molt depenent de l'empresari, ubicació geogràfica, anys d'experiència i educació, i habilitats. L'Oficina d'Estadístiques Laborals dels EUA preveu poc o cap creixement laboral per als treballadors d'oficines generals fins l'any 2026. Això no vol dir que no trobeu feina. Només vol dir que no es crearan molts treballs nous. La tecnologia ha augmentat l'eficiència dels treballadors d'oficina, de manera que no es necessiten tantes persones com en generacions passades. Encara es necessiten nous treballadors d'oficines generals per a aquells que es jubilin o deixin els seus llocs de treball per altres motius.
Obtenir un treball d'oficina amb poca o cap experiència laboral
El treballador general d'oficina sovint és una posició d'entrada. És un bon lloc per començar si ingressa a la plantilla per primera vegada o després d'una absència prolongada. També és un bon lloc per començar si canvieu de camps i no teniu cap tipus d'experiència que s'apliqui directament a altres llocs de treball. Fins i tot amb poca o cap experiència, els futurs empresaris volen saber que podeu gestionar les funcions i responsabilitats dels empleats de l'oficina que requereix la feina.
Obteniu l'atenció d'un empresari potencial amb un currículum que ressalteu les habilitats que té. Hi ha molts exemples en línia. Incloeu èxits de l'escola secundària si sou un grau recent. Si heu realitzat una pràctica o heu realitzat algun treball voluntari significatiu, incloeu-lo. Completi els cursos i els certificats obtinguts si es relacionen directament amb el treball que sol·licita. En cas contrari, no imprimiu el vostre currículum amb informació innecessària per intentar emplenar la pàgina. Una classe a "Introducció als ordinadors" és rellevant per a gairebé qualsevol lloc d'oficina general. Una classe a "Basic Dog Obedience" no millora el vostre full de vida a menys que sol·liciteu un lloc de treball amb una oficina veterinària o una instal·lació d'atenció animal. No obstant això, si vostè està certificat en primers auxilis o reanimació cardiopulmonar (CPR), pot enumerar-los. Aquestes habilitats són un actiu per a un empresari, no importa el negoci o la indústria.
Mireu la llista de feina de l'empresari amb cura i intenteu coincidir amb cada requisit amb una demostració del vostre coneixement o habilitat. Utilitzeu frases com "Escriviu amb precisió a una velocitat de 60 wpm" o "Certificat guanyat a Microsoft Word des de l'ABC Community College".
Nailing the Job Entrevista
L'objectiu d'un currículum vitae no és aconseguir-vos un treball. Es tracta d'aconseguir una entrevista de feina. El currículum obté l'atenció d'un possible empresari. Quan parleu amb aquesta persona cara a cara, teniu l'oportunitat de ressaltar les vostres qualificacions. També és la vostra oportunitat de formular preguntes sobre la posició i l'empresa. Atès que l'empresari determina si estarà bé per al treball, haureu de determinar si el treball és adequat per a vosaltres.
Vesteixi bé i conservadorament per a l'entrevista. Voleu que un ocupador potencial se centri en les vostres habilitats i qualificacions, no en un aspecte més adequat per a la nit de la nit o una nit al vostre club preferit. Un vestit acceptable per a una entrevista pot variar segons la ubicació geogràfica i l'empresari. Si esteu treballant amb una agència d'ocupació o amb un assessor de carrera, consulteu-les amb la informació que correspongui. En general, els estils simples i modestos en colors neutres com ara la marina i el gris són els millors.
La nit anterior a la vostra entrevista, assegureu-vos que la vostra roba estigui neta i premsada i que no tingueu cap botó que faltin ni hàgiu dividit. Comproveu també les sabates per assegurar-vos que estiguin nets i adequats per a empreses. El dia de l'entrevista, el teu cabell hauria d'estar net i distingit de la teva cara. Mantingueu la joieria al mínim. Una vegada que obtingueu el treball, probablement tindreu una certa flexibilitat dins del codi de vestimenta d'una empresa per mostrar el vostre estil. Tanmateix, per a l'entrevista de feina, vol que l'enfocament se centri en les seves habilitats, no en la seva roba
Mirant cap al futur
Una feina com a empleat general d'oficina pot conduir a altres càrrecs i majors pagaments. Amb experiència, es pot promocionar a l'empresa. Vostè pot trobar que està qualificat per ser un gerent amb responsabilitats de supervisió sobre un o més treballadors d'oficina general. Tot i que la tecnologia ha canviat la naturalesa del treball d'oficina, moltes organitzacions encara confien en treballadors d'oficina general qualificats per garantir que els negocis funcionin sense problemes. Els treballadors generals d'oficines són personal d'assistència essencial que permeten als altres treballadors fer el seu treball.
