El manteniment de registres és avui dia una part essencial de molts tipus de negocis. Ja sigui que treballeu en una oficina mèdica, universitat, empresa jurídica o una altra institució, gestionar els formularis que mantenen aquests negocis funcionen sovint és un treball a temps complet en si mateix. De vegades, la quantitat de paperwork generada per l'organització pot semblar aclaparadora. Els problemes habituals a què s'enfronta la gestió de registres poden ser alleugerits per tenir sistemes per gestionar-los.
$config[code] not foundRecords Perduts
Els registres perduts poden variar des d'una petita molèstia per a les empreses fins a una enorme molèstia que triga mesos, o fins i tot anys, a resoldre's. Per exemple, si els clients sol · liciten documents de la companyia de manera regular i no poden proporcionar-los en forma oportuna (o en absolut), corre el risc de perdre el seu negoci en el futur. Si es necessiten registres importants per a un assumpte legal, com ara defensar la companyia en contra d'un plet, no proporcionar els documents adequats pot costar enormes sumes de diners, o fins i tot significar la dissolució del negoci per complet. Una forma d'evitar la pèrdua de registres és tenir un procés detallat d'organització i emmagatzematge.
Organització de registres
L'organització de fitxers adequada és un dels pilars fonamentals de la bona gestió del registre. Normalment, les empreses organitzen cronològicament fitxers per any i, per ordre alfabètic, per nom del client. A més de les còpies impreses dels registres de la vostra empresa, l'emmagatzematge electrònic és una opció viable que estalvia temps i espai que la vostra empresa pot utilitzar per a altres usos. Tanmateix, fins i tot si escolliu guardar la majoria de fitxers de valor en les computadores de la vostra organització, les còpies impreses tenen el seu lloc en l'emmagatzematge i l'organització del registre. Els documents originals, com els que tenen signatures notarials, sovint s'han de mantenir durant un cert nombre d'anys o, de vegades, indefinidament.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingRegistre d'emmagatzematge
Depenent del tipus de negoci que mantingui els registres, així com el temps que l'empresa hagi operat, potser us trobeu sense espai per a tots els armaris de fitxers que valguin els formularis que heu de mantenir. Una possible solució a aquest problema no és mantenir registres aliens. Tingueu en compte el temps que necessita realment tenir aquests formularis a la vostra disposició. Per a propòsits fiscals federals, la majoria dels documents es poden eliminar després d'un període determinat de temps, tal com ho indica el Servei d'Ingressos Interns (IRS), segons el tipus de devolució presentada (vegeu la secció Recursos). Es requereixen diferents empreses, com ara oficines jurídiques i mèdiques, per mantenir la informació del client només per un nombre determinat d'anys, depenent de l'estat en el qual operen. Una altra solució és emmagatzemar registres en una instal·lació independent, com ara una unitat d'emmagatzematge de lloguer. D'aquesta manera, no ocupen un espai valuós a les instal·lacions de la vostra empresa que pugueu utilitzar per executar l'organització. Tanmateix, tingueu en compte que aquestes unitats poden ser costoses en funció de la quantitat de registres necessaris per emmagatzemar.
