Un planificador de reunions en una gran propietat d'allotjament de conferències s'encarrega de l'esdeveniment del client des del contacte inicial fins que el grup surt de l'hotel. El planificador controla tot, des de la reserva de reunions i habitacions d'hotel fins a la instal·lació d'aliments i equips. En una gran instal·lació, pot haver-hi diversos planificadors de reunions que tots tenen àrees d'especialització diferents i treballen conjuntament en esdeveniments del grup. Exemples d'aquestes diferents àrees inclouen reserves, aliments i begudes i relacions públiques.
$config[code] not foundRelacions públiques i màrqueting
En aquest paper, el planificador de la reunió serveix com a representant de la instal·lació de l'allotjament i la conferència al públic. El treball del planificador és assegurar-se que la instal·lació tingui una reputació positiva i que ajudi a generar reserves de clients. Els planificadors de la reunió creen fullets que detallen els serveis de la instal·lació, responen a les consultes per correu electrònic o telefònic sobre els serveis de planificació d'esdeveniments i proporcionen informació sobre les instal·lacions i serveis de reunions actuals que es poden utilitzar al lloc web de l'hotel. En aquest rol, el planificador crea contingut per a anuncis multimèdia per al departament de planificació d'esdeveniments de la instal·lació. El planificador també és necessari per arribar a empreses i convencions per fomentar negocis nous i continus.
Reserves i registre
Quan treballa principalment en reserves i registres, el planificador de la reunió ajuda els clients a fer reserves d'hotels i salons de ball per als assistents. Segons el grau de grup i les activitats que es realitzaran a l'acte, el planificador de la reunió suggereix que les sales de reunions del centre de conferències millor responien a les necessitats del client. El planificador també reserva grups d'habitacions d'hotel per als participants del client i ajuda amb qualsevol allotjament de desbordament necessari. Una part d'aquest paper del planificador de la reunió inclou la negociació d'un tipus de descompte grupal i, possiblement, l'assistència amb els acords de viatge. Els planificadors de la reunió també ajuden amb el registre del lloc per als assistents.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingAliments i begudes
Totes les convencions necessiten serveis d'alimentació i begudes. Afortunadament per als clients, els planificadors de reunions del lloc s'encarreguen fàcilment d'aquest assumpte. El planificador de la reunió ajuda al client a esbrinar quant de menjar és necessari per a la quantitat prevista d'assistents. Una part d'això ajuda a determinar si els àpats es serviran en un sopar o un estil bufet i quines begudes s'han d'oferir. El planificador de la reunió analitza el menú de cada menjar amb el client i ajuda a desenvolupar un pressupost o paquet per al client.
Deures Tècnics
Hi ha molts aspectes tècnics diferents del treball d'un planificador de reunions en una gran propietat d'allotjament per a conferències. Un dels aspectes financers tècnics del paper és ajudar el client a desenvolupar un pressupost i determinar com es pagaran tots els serveis de la instal·lació. El planificador de la reunió organitza tot l'esdeveniment del client, assegurant-se que el client sap quines sales de conferències estan disponibles en quin moment i que desenvolupa un calendari d'esdeveniments. Els planificadors també són responsables de localitzar, llogar i instal·lar qualsevol equipament audiovisual o d'altre tipus especialitzat que el client necessiti. Un planificador de la reunió també pot localitzar i organitzar l'entreteniment a petició del client.
