Les tasques clericals, com escriure, presentar i respondre els telèfons d'oficina, van quedar relegats a secretàries, ajudants executius i empleats administratius. Però amb més llocs de treball que requereixen coneixements tecnològics, no és una expectació freqüent que els professionals (incloent advocats, metges, professors, etc.) utilitzin habilitats clericals per dur a terme les tasques diàries. Com que molts treballadors utilitzen ordinadors, el treball clerical s'ha convertit en una part essencial de pràcticament tots els llocs de treball i ocupació. El col·laborador de GoodTemps, Carissa Doshi, explica per què aquestes sis habilitats clericals són vitals per als treballadors d'oficina: mecanografia, presentació, entrada de dades, ús del telèfon i competència amb Microsoft Word i Excel.
$config[code] not foundHabilitats típiques de l'oficina
Independentment de si esteu sol·licitant ser un ajudant executiu o un advocat del personal, hauria de tenir certes habilitats clericals. Depenent del vostre rol, és possible que no feu referència a aquestes habilitats com a estrictament clericals, ja que es pot descriure que les habilitats d'oficina poden ser més precises.Per exemple, un assistent administratiu passarà naturalment la major part de la seva jornada laboral realitzant tasques clericals. Dit això, els advocats, les infermeres i altres professionals també depenen de la seva tipificació i habilitats tecnològiques relacionades a l'hora de redactar cartes de clients, redactar resums de visites mèdiques, escriure escrits legals o prendre notes a l'ordinador portàtil durant la prova. L'assistent administratiu pot referir-se a les seves "habilitats clericals" al'hora de descriure les seves qualificacions, mentre que el fiscal pot simplement utilitzar el terme "habilitats d'oficina" per explicar que coneix el seu camí al voltant d'un teclat. Debeu l'ús generalitzat i funcional de les habilitats administratives clíniques i típiques a ordinadors, ordinadors portàtils, tauletes i telèfons intel·ligents.
Milloreu la vostra capacitat d'escriptura, Microsoft Word i Excel
La comprensió de la col·locació de lletres al teclat i les lletres sobre les quals descansa els dits és la clau (sense puny) per a escriure ràpidament i amb precisió. Abans de presentar la vostra sol · licitud d'un treball que requereix escriure com a requisit obligatori, realitzeu una prova de mecanografia en línia com la que s'ofereix a LiveChat. Una prova de mecanografia en línia mesurarà la velocitat (paraules per minut o WPM) i la precisió. Molts empresaris aprecien la precisió a la velocitat. Per exemple, si escriviu 100 paraules per minut i la seva precisió és només del 60 per cent, passareu temps corregint els vostres errors. És possible que també s'esforci per escriure 50 WPM al 100 per cent d'exactitud. Hi ha molts tutorials en línia que us ajudaran a millorar les vostres habilitats de mecanografia.
Les habilitats clíniques actualment són generalment sinònimes de la capacitat d'utilitzar aplicacions de productivitat, com ara Microsoft Word, Excel i sovint PowerPoint i Access, a l'ordinador. La vostra habilitat amb Microsoft Word, Excel i altres aplicacions de programari depèn, en part, de les vostres habilitats de mecanografia. El mateix amb l'entrada de dades. Quan componeu correspondència, informes o altres materials escrits en un format narratiu, és probable que feu servir Microsoft Word. Els fulls de càlcul que creeu requereixen habilitats d'introducció de dades i coneixements de Microsoft Excel, els quals requereixen precisió i, en alguns casos, velocitat, depenent de la rapidesa amb què haureu de produir el vostre treball. El terme "entrada de dades" sol referir-se a habilitats de teclat (és a dir, mecanografiar) que impliquen números, juntament amb el vostre nivell de comoditat amb el costat dret del teclat que és similar a una màquina d'addició de 10 tecles.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingComunicació telefònica i d'oficina
En general, els secretaris, els assistents administratius i els recepcionistes solen respondre als telèfons d'oficina, que poden anar des d'una sola línia telefònica fins a un telèfon comercial multinivell o un sistema de protocol de veu sobre Internet (VOIP).
Independentment de la quantitat de línies telefòniques que heu de respondre, l'etiqueta telefònica adequada és una àrea important del treball clerical. Les funcions habituals del telèfon d'un empleat d'oficina inclouen respondre de manera clara i professional als usuaris, així com saber dirigir i redirigir les trucades correctament. Fins i tot si no sou la recepcionista, haureu de conèixer la manera correcta de respondre als usuaris en cas que rebeu una trucada incorrecta. Si sol·liciteu una posició no administrativa, no indiqueu les habilitats telefòniques del currículum, simplement feu referència a les vostres habilitats de comunicació escrita i verbal, ja que és improbable que se't assigni al servei del telèfon. D'altra banda, si esteu interessats en una posició no administrativa i sou la còpia de seguretat de la recepcionista o si esteu gestionant el personal clerical, indiqui el vostre coneixement del complex de sistemes de telèfon o tauler, de manera que estigui clar que estigueu familiaritzats amb l'equip.
Descriure les seves habilitats clericals
La manera com descriu les seves habilitats i habilitats clerístiques pot dependre de la posició per la qual s'aplica. Si la publicació de feines indica específicament que els deures clericals formen part del treball, tot seguit, el vostre currículum i la seva aplicació han d'incloure una secció de "Habilitats Clericals". En aquesta secció, indiqueu les aplicacions de programari en què és competent; si sou un usuari avançat, incloeu-lo a la vostra descripció. Si teniu formació o certificació en aquestes aplicacions, també podeu incloure-ho a la descripció de les vostres habilitats o en una altra secció del vostre currículum per a la formació i les certificacions. A més, si teniu una quantitat considerable d'anys d'experiència amb algunes aplicacions, també heu d'incloure.
Per exemple, el vostre currículum pot indicar: "Microsoft Word - 10 anys d'experiència, incloent-hi una gran capacitat de crear informes complexos, compondre la correspondència i utilitzar funcions de combinació de missatges per al maneig eficient dels enviaments massius. Microsoft Excel: 8 anys d'experiència, inclosos 3 anys. utilitzant funcions com crear fórmules de referència múltiple, taules dinàmiques i VLOOKUP ".
Si sol·liciteu un lloc de treball en el qual no formi part de l'equip administratiu o si no sol·liciteu un treball clerical, considereu descriure les vostres habilitats tecnològiques de manera que no sembli que sou un comptador a la recerca d'una secretaria posició. Per exemple, si la publicació de feines és per a un comptable amb coneixements de programari i aplicacions de productivitat, no indiqueu "Habilitats clíniques" al vostre full de vida. Incloeu una breu descripció de la vostra habilitat amb aplicacions específiques, com ara Microsoft Excel, Access i PowerPoint: sovint aquestes són les aplicacions que els empleats dels rols professionals han de ser còmodes d'utilitzar. De nou, si sou un usuari avançat d'Excel o heu rebut formació o certificació en una aplicació que utilitzen els comptadors, incloeu-la al vostre currículum. Podeu utilitzar l'encapçalament "Aplicacions de productivitat" o alguna cosa semblant perquè no sembli que estigueu més centrades en els aspectes clèrsics del treball que voleu, més que no pas les qualificacions que us porteu a la taula per obtenir una posició de més alt nivell.
Ocupació administrativa de treballadors que requereixen habilitats clericals
Les funcions d'ajudant administratiu requereixen habilitats clericales, tot i que la publicació de feines no indica específicament "Aquí teniu les funcions clíniques que necessiteu per a funcionar en aquest rol". Les obligacions laborals enumerades són exemples de tasques que requereixen habilitats clericals. A continuació es mostra un treball de mostra per a un lloc d'assistent administratiu que requereix habilitats d'oficina i oficina:
L'Institut de Salut Pública d'ABC cerca un Assistent Administratiu per donar suport al Gerent de Laboratori de Salut Pública i ajudar amb les operacions quotidianes dels Laboratoris de Salut Pública. Aquest assistent administratiu executiu estarà situat al setè pis de l'Institut per saludar els visitants, estudiants, professors i personal. A més de proporcionar el màxim nivell de servei al client, aquesta persona proporcionarà assistència general d'oficina per al personal docent i el personal de laboratori mentre assisteix al director executiu del Laboratori de Salut Pública i l'Institut de Salut Pública amb diverses activitats administratives i tasques relacionades.
L'assistent administratiu executiu: Benvinguda, orientant i referint visitants; trucar per telèfon, rebre missatges i respondre consultes sobre l'Institut de Salut Pública i els Laboratoris de Salut Pública; ajudar a ordenar, rebre, emmagatzemar i distribuir subministraments d'oficines, laboratoris i ensenyaments; ajudar amb altres funcions clericals relacionades, com fotocopiar, enviar per fax i presentar, segons sigui necessari; monitoritzar i repoblar subministraments d'oficina diàriament, inclosos els subministraments com paper i tòner per a les fotocopiadores i impressores; monitoritzar les sales de conferències periòdicament per assegurar-se que estiguin proveïdes de material d'oficina i de presentació adequadament. mantenir la neteja i la seguretat de l'entorn laboral a la suite d'oficines centrals i altres àrees públiques a tot el lloc del setè pis; seguir els procediments de seguretat dels empleats i exigir l'adhesió dels procediments de seguretat per als visitants a tot el recinte de l'oficina; realitzar comandes utilitzant el procés d'adquisició d'oficines interiors i mantenir la comptabilitat de les comandes i l'ús de subministrament al llarg del setè pis; reserva les sales de conferències del setè pis de l'Institut de Salut Pública; servir de punt de contacte principal per al professorat i el personal del laboratori; enviar sol·licituds de manteniment d'equips i mobiliari d'oficina; coordinar la recollida i lliurament de serveis de correu urgent i periòdic (p. ex., FedEx, UPS); i serveixen de punt de trobada principal per als professors, visitants i estudiants.
Comptabilitat del personal (no administrativa) Treballs que requereixen habilitats clericals
De la mateixa manera, hi ha altres càrrecs que no són funcions de tipus assistent administratiu, però que requereixen habilitats clericals similars, com ara un comptador de personal. Aquest treball de mostra de publicació per a un comptador de personal té diversos deures que requereixen habilitats clericals. No obstant això, no estan específicament classificats com a oficines o oficines. Per exemple:
El Comptador de Personal per XYZ Industries s'encarregarà de preparar entrades de diaris, tancaments mensuals i de finalització d'any, reconciliació bancària, manteniment d'actius fixos i reconciliació de comptes generals. A més, participarà en el compliment, revisarà els horaris dels processos d'informes i treballarà conjuntament amb els nostres auditors externs per a revisions trimestrals i auditories anuals. Principals responsabilitats: prepara les entrades dels diaris i les reconciliacions del compte, incloses, entre d'altres, els diners en efectiu, les despeses de prepagament i la nòmina; dur a terme el tancament de mes, tancar els diaris, sense supervisió; mantenir el registre de l'actiu fix, la depreciació i la reconciliació; analitzar els comptes de resultats i els balanços, i comunicar els resultats a la gestió; participar en iniciatives de tot el departament; ajudar en els processos de tancament de tancament de mesos, trimestrals i finals d'any, incloent la preparació mensual del llibre de treball financer; implementar, mantenir i adherir-se als controls interns sota SOX i als procediments comptables que garanteixen el compliment del GAAP; informar sobre dades financeres i comunicar-lo de manera útil i comprensible; gestiona els arrendaments de capital i els horaris mensuals de pagament.
Els requisits de treball inclouen: habilitats analítiques provades, com identificar problemes, recopilar dades rellevants, extreure conclusions vàlides i recomanar accions de millora i correcció; experiència amb facturació i familiaritat amb la reconciliació del compte; l'experiència de comptes per cobrar preferida, així com la competència amb Microsoft Excel; coneixements fonamentals en entrades de diaris i experiència en pagarés; habilitats de comunicació organitzatives, escrites i verbals; i la capacitat de treballar dins de fulls de càlcul i bases de dades; dedicació i habilitats necessàries per satisfer els terminis empresarials crítics.
Mai menyspreu la rellevància de l'experiència clerical
Tant si esteu sol·licitant ser un assistent administratiu o un advocat, no subestimeu la importància de les habilitats clericals o de l'experiència clerical. Conèixer les pràctiques i les habilitats clericals és una qualificació útil en qualsevol feina. La seva familiaritat amb els processos d'oficina i com gestionar-los és, òbviament, essencial en un paper administratiu. Si esteu sol · licitant un paper on s'espera que supervise el personal clerical, necessiteu habilitats de gestió, però comprendre la importància de les habilitats de l'oficina també és valuós, ja que significa que podeu coordinar càrregues de treball i gestionar les expectatives de treball d'altres usuaris que us informen. A més, en un paper no administratiu o no clàssic, tenir habilitats d'oficina també suggereix que és capaç de llançar-se com a membre de l'equip quan l'assistent o secretària administrativa no està disponible o treballa en altres prioritats.
