Treballar com a especialista en suport administratiu pot ser molt gratificant per a una persona organitzada que agrada la multitarea, troba la idea de treballar en una oficina atractiva i té una gran capacitat de comunicació. Tot i que les tasques específiques varien segons l'empresa i la posició, sovint les tasques inclouen la gestió d'oficines, les tasques clericals i els deures de l'oficina. Segons l'Oficina d'Estadístiques Laborals, la renda mitjana de 2016 per a càrrecs d'administració i administració era de 34.050 dòlars.
$config[code] not foundGestió d'oficines
El vostre treball en una funció de suport administratiu controla les tasques necessàries per mantenir l'oficina funcionant sense problemes. Pot ser responsable de mantenir-se al dia amb la supervisió de la compra i l'inventari de l'oferta d'oficines i la programació del manteniment dels equips d'oficina. També estableix procediments i rutines, com organitzar el lliurament de cafè cada dues setmanes o sol·licitar informació actualitzada de contacte d'emergència dels empleats cada sis mesos. En alguns casos, podeu supervisar altres empleats administratius i coordinar el flux de treball en un departament o una divisió en particular.
Flux de comunicació
Els especialistes en suport administratiu poden servir com a enllaç de comunicació per als executius que donen suport. En aquest rol, pot ser responsable de l'obertura i classificació de correu, la detecció de trucades entrants i correus electrònics, i establir cites amb empleats, clients i proveïdors. També pot ser el punt de contacte entre els executius que informen i altres empleats i departaments de la companyia.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingGestió de dades
En el suport administratiu, sol realitzar una varietat de funcions de gestió de dades, incloses la gestió de documents i documents electrònics, la configuració i la gestió de fulls de càlcul i bases de dades, la producció d'informes, la recopilació d'informació i, a vegades, l'anàlisi de resultats.
Processament de textos
Podeu realitzar funcions de processament de textos des de redactar memos fins a escriure i editar informes, propostes i altres documents empresarials. Podeu crear presentacions de butlletins i fullets, així com actualitzar el contingut dels llocs web i blocs d'empreses. No només cal saber utilitzar les aplicacions de processament de textos i escriure de forma ràpida i precisa, els especialistes en suport administratiu han de tenir habilitats de redacció, edició i revisió de negocis.
Projectes especials
Els professionals que treballen com a especialistes en suport administratiu solen assignar-se a realitzar o supervisar projectes especials. Depenent de les necessitats de l'empresa i el departament, aquests poden incloure proveïdors d'aprovisionament per a una important compra, auditoria de registres de clients, analitzant tendències en absències dels empleats i avaluant ofertes de productes competitius.
Planificació de reunions
Les seves funcions podrien consistir a coordinar els horaris de reunions, programar les instal·lacions de la sala de conferències, reservar ubicacions de reunions fora de lloc, enviar invitacions, fer un seguiment dels RSVP, crear i distribuir l'agenda i organitzar el servei d'aliments i begudes. També podeu prendre minuts durant les reunions i distribuir-los als assistents després.
Planificació de viatges
La planificació de viatges en nom dels executius de la companyia és una part important de molts llocs de treball de suport administratiu. Sovint seleccioneu línies aèries, hotels i proveïdors d'automòbils de lloguer, negocieu tarifes, reserveu reserves i gestioneu les cancel·lacions si cal. Creeu i publiqueu informes de despeses en nom dels viatgers d'empresa que utilitzin els rebuts dels rebuts o reconcileu les declaracions de targetes de crèdit de l'empresa utilitzades per als viatges de negocis.
