Les secretàries sènior solen treballar a les oficines i dur a terme funcions administratives clau per garantir que els processos empresarials diaris funcionin amb eficàcia. Un secretari sènior pot treballar sota un o més gerents i s'espera que mantingui registres precisos de tota la correspondència clau dins d'un negoci. Les secretàries sèniors s'utilitzen en una gran varietat d'empreses del sector públic i privat.
Paper de suport
El paper principal d'un secretari sènior és alliberar temps als seus supervisors realitzant funcions administratives clau. Els secretaris principals tenen un paper clau a l'hora de garantir que les comunicacions es lliurin a les parts requerides de manera precisa i oportuna. Normalment, un secretari sènior dictarà notes de l'alta direcció, escriviu les notes en format de lletra o informe i distribueixi la informació als destinataris desitjats, tal com s'indica al lloc web del Comtat de Champaign. Per tant, un secretari sènior hauria de comprendre fermament les regles gramaticals i la puntuació i ser experts en l'ús de les aplicacions bàsiques de programari d'oficina per fer dades estadístiques o utilitzar plantilles de lletres. També s'espera que un secretari sènior mantingui un cronograma precís per al seu supervisor i confirmi arranjaments per a reunions empresarials amb tots els assistents esperats. També es pot encarregar de fer els arranjaments de viatges i reservar acords d'allotjament per a conferències fora del lloc.
Paper de comunicacions
A vegades, es demana a un secretari superior que coordini i supervisi les tasques clau assignades al personal clerical per assegurar-se que es completin de manera eficient i programada. També s'espera que els secretaris superiors entrenin nous empleats i reorientin el personal existent quan s'adaptin els canvis a les pràctiques comercials normals. Un secretari sènior també pot fer trucades telefòniques de fonts internes i externes, missatges de relleu entre departaments i trucades de pantalla preses pels administradors per assegurar que tota la informació rellevant sigui destacada. També es pot encarregar de realitzar consultes de visitants en el taulell de recepció, tal com es descriu al lloc web de Total Jobs.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingDeures addicionals
Un secretari sènior també pot prendre minuts en les reunions i, normalment, es demana una correspondència de presentació amb precisió de fonts internes i externes. Un secretari sènior també s'encarrega de controlar el subministrament d'oficines clau i fer noves comandes per reposar-les. També pot ajudar en la preparació i processament de les estimacions de pressupost i en les factures de vendes i, sovint, assistir a l'administració de nòmines. Els secretaris principals sovint realitzen investigacions i generen informes sobre els nivells de rendiment empresarial, les xifres de venda i els costos de compra, tal com es descriu al lloc web del Comtat de Monterey.
