Els ajudants administratius (o els assistents, també anomenats) proporcionen el suport clerical i logístic que necessita una oficina per funcionar. Les responsabilitats bàsiques depenen de la descripció de la feina, però, en general, els ocupadors prefereixen els candidats a la informàtica amb habilitats de comunicació superiors, un sentit organitzatiu molt agut i habilitats multitasca avançades. Els administradors no sempre estan disponibles per supervisar totes les parts d'un projecte, de manera que la capacitat per treballar de forma independent també és important.
$config[code] not foundRequisits bàsics
Els requisits inicials depenen del treball. Normalment s'obren les posicions de nivell d'entrada graduats de batxillerat amb informació bàsica oficina, ordinador i gramàtica anglesa habilitats. Les classes d'aquestes assignatures estan disponibles en col·legis comunitaris locals i escoles tècniques. Aquestes institucions també atreuen als sol·licitants de secretaria mèdica i legal que necessiten aprendre jerga específica de la indústria, assenyala l'Oficina d'Estadístiques Laborals. Moltes agències de col·locació temporal ofereixen formació similar; Tanmateix, els empresaris generalment prefereixen un grau de batxillerat per a llocs de secretaria executiva.
Coordinació i programació
A partir de respondre telèfons a l'actualització dels calendaris d'esdeveniments, els ajuts administratius estan íntimament implicats en totes les activitats organitzatives importants d'una oficina. L'enrutament del correu entrant i els faxos a la persona adequada forma part de la feina, igual que les cites de reserves i les reunions del personal. Els assistents en organitzacions més grans, com ara col·legis o organismes públics, sovint serveixen com a enllaços entre els seus caps i els diferents departaments de les organitzacions.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingCorrespondència i comunicacions
L'edició i composició de memos, informes i altres documents d'oficina és una altra tasca clau que els administradors assignen als ajudants administratius. Els llocs de treball superior tenen responsabilitats més complexes. Per exemple, els assistents executius poden realitzar investigacions i preparar presentacions i fulls de càlcul, i els ajuntaments del districte escolar poden compondre, editar i produir materials per a publicacions departaments, divisionals i escolars, més butlletins, codis, butlletins i programes de rendiment.
Relacions amb els clients
Discreció i bon judici són qualitats essencials per als ajudants administratius, que actuen com a rostre públic de l'empresari. Aquest rol sovint implica respondre preguntes i ajudar els clients insatisfets. Per exemple, s'espera que un assessor de l'oficina d'una empresa de gestió de propietats registri detalls de la reclamació d'un inquilí i ajudi a resoldre el problema. Els ajudants necessiten problemes de resolució de problemes i de resolució de problemes superiors per fer front a aquestes situacions.
Manteniment de registres i gestió de dades
Un assessor administratiu manté la memòria institucional d'una organització a través de les seves habilitats de gestió de registres i de bases de dades. En un districte escolar, per exemple, un ajudant pot coordinar i mantenir fitxers i índexs. Per contra, l'associació d'un propietari pot esperar que els assistents organitzin i gestionin la correspondència general, les factures, els fobs clau, els ingressos petits i les comandes de treball, així com els documents interns de l'organització. En organitzacions més grans, els ajudants poden gestionar magatzems o biblioteques corporatives.
