Les reunions són un eix fonamental en els negocis: impulsen decisions i accions. Les reunions més productives gestionen els ítems d'acció sense allunyar-se d'altres temes importants de l'agenda. Si les accions no es gestionen correctament, es pot desaprofitar el temps valuós de discutir tasques que no es completen, no compleixen els objectius previstos o no aporten cap valor a l'organització. La gestió eficaç dels elements d'acció fins al tancament comença amb la captura exacta dels minuts de la reunió.
$config[code] not foundDefinició
Defineix les tasques amb claredat, sense deixar espai per a una interpretació errònia. Repasseu l'acció perquè es documenta per assegurar-vos que els assistents de la reunió estiguin d'acord i entenguin el que s'espera. Assigneu l'acció a algú que estigui present a la reunió, i que aquesta persona reconegui verbalment la responsabilitat. Un element d'acció poc qualificat assignat a algú que no estigués present quan es va plantejar el problema podria romandre oberta indefinidament.
Enregistrament
Utilitzeu un format estandarditzat per a la gravació de reunions, amb una secció especificada específicament per a una llista d'elements d'acció. Mantenir el format coherent ajuda a garantir que els problemes es capturin correctament per permetre un seguiment eficient. Anoteu el que cal fer, qui s'encarrega d'assegurar-se que succeeixi, la data en què es va plantejar l'assumpte o es va assignar l'acció i la data en què s'espera que es completi l'acció. Per a cada tasca, teniu un propietari principal i una persona de còpia de seguretat assignada: la còpia de seguretat pot servir com a col·laborador del propietari principal i donar suport a la tasca si se us demana.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingDistribució
No esperis massa temps per distribuir els minuts de la reunió. Si algú pren notes electròniques durant la reunió, els minuts poden estar preparats per a la seva distribució tan aviat com es tanqui la reunió o poc després. Els retards llargs poden provocar que els assistents perdin la sensació d'immediatesa. Les assignacions d'acció més recents poden tenir més prioritat que les publicades durant la vostra reunió.
Seguiment
Utilitzeu la llista d'elements d'acció per fer el seguiment de les assignacions en funció de les dates de venciment identificades. Si la reunió formava part d'una sèrie programada regularment, iniciï la propera reunió amb una revisió de les accions obertes. Informeu els assistents amb antelació perquè puguin preparar els materials de presentació necessaris per informar el progrés. Si la reunió era una sessió única o independent, el seguiment amb els propietaris d'accions individualment o en una nova reunió es va centrar exclusivament en les accions de seguiment del tancament.
Visibilitat
Si es perden les dates de venciment o les accions comunicades no compleixen amb les expectatives, fan que aquests fets siguin visibles per als membres de l'equip. Redistribueix la llista d'elements d'acció, inclosos els comentaris escrits que expliquen clarament el que va causar el retard, per què l'acció es considerava insuficient i què cal fer per recuperar el camí. Si es necessita assistència per a la gestió per eliminar obstacles, programar el temps amb els membres apropiats de l'equip directiu per proporcionar un resum concís del problema i de la solució recomanada de l'equip.
Tancament
Quan es completi una acció, actualitzeu la llista d'elements d'acció identificant la data en què es va tancar el problema. Redistribueix la llista als membres de l'equip perquè puguin veure quines accions es van tancar i quan. Després que tothom hagi vist els elements tancats, elimineu-los de la llista. Els elements tancats es poden arxivar o suprimir, depenent de les necessitats de l'equip o de les expectatives de gestió.
