Les actes de la reunió d'una associació o organització són el registre oficial d'actuació del consell de govern del grup, però no estan destinades a ser una transcripció inclusiva. Hi ha molts detalls que poden presentar una imatge confusa del que s'aconsegueix i convida a una interpretació errònia. La clau per escriure minuts de reunió adequats és ser concisa i precisa, i seguir les pràctiques estàndard.
$config[code] not foundComença els minuts amb el nom de l'organització i registra la data de la reunió i la seva ubicació. Les actes haurien de tenir en compte tots els membres del consell d'assistència, la presència d'un quòrum i el moment en que es va demanar la reunió. El secretari també ha d'enregistrar el moment en què els membres del consell arriben tard o surten d'hora per tenir un registre clar de qui va estar present quan es van prendre els vots.
Seguiu l'ordre del dia per consultar els articles que apareixen primer, com ara les correccions i les addicions als minuts de la reunió anterior, l'acceptació de l'informe del tresorer o la presentació d'informes de comissions que no requereixen cap altra acció. Per a informes escrits, com ara una actualització del tresorer, simplement adjunteu l'informe a les actes. Per a informes orals, breument resumiu.
Registre l'essència de quina acció es fa un tauler, però no un diàleg en curs de discussió entre els membres del consell. Quan es fa una moció, registreu qui va fer la moció i qui va subscriure, i el resultat de la votació. Tingueu en compte altres accions preses a la reunió que no estan subjectes a votació, com ara el president del consell assignant tasques per a un proper esdeveniment d'associació, membres del consell que es donen suport a la pertinença a comitès i debats sobre futures activitats. Les actes haurien d'incloure una resum concreta de qualsevol altra discussió.
Resumir les qüestions plantejades en el tema del programa de "Negocis nous". Mentre que el nou negoci podria ser qualsevol cosa, les actes haurien de reflectir principalment el tema plantejat, qui ho va plantejar i qualsevol directiva del president o la junta per abordar el tema o "mirar dins de."
Finalitza els minuts amb la data, hora i lloc de la propera reunió. Expediu els minuts segons la direcció de la presidenta o president de la junta, com ara en línia o en un gabinet d'arxius designat.
