Moltes reunions empresarials són essencials per a la comunicació i la gestió, d'acord amb un article sobre "Boles de negocis". No obstant això, les persones temen les reunions que consideren ineficients, desorganitzades i els residus del temps. Abans d'enviar la següent invitació a la reunió, feu servir una llista de comprovació per preparar-la. Aquest tipus d'eina ajuda a racionalitzar els objectius de la reunió i identifica els participants i les accions necessàries.
$config[code] not foundLlista de verificació prèvia a la reunió
Els planificadors de reunions més exitosos preparen totes les activitats i elements de la reunió abans d'enviar invitacions. Les activitats de reunió preliminar inclouen triar un dia i hora convenients per reunir-se, reservar la ubicació de la reunió (com ara una sala de conferències, sala d'actes o sala de restaurants privats) i decidir qui ha d'estar a la reunió. Moltes reunions surten de la pista simplement sense comptar amb decisors essencials a la taula o amb massa participants amb opinions que llancen a tothom sobre el tema principal. Altres elements essencials per a la llista de comprovació prèvia a la reunió són l'agenda de reunions, amb períodes de temps per a cada secció o tema de la reunió; totes les eines de presentació, incloses les connexions per a ordinadors portàtils, les línies telefòniques de trucades de conferència i els enviaments; i dinar o refrigeris. La majoria dels planificadors de reunions també designen un prenedor de notes de la reunió en aquest moment.
Llista de comprovació de la reunió
Quan comença la reunió, els líders de reunions més eficients utilitzen una llista de comprovació perquè no es perdin ni s'obliden cap tema del programa. Els ítems de la llista de comandes inclouen fer una crida a tots els assistents a la reunió, revisar les notes de la passada reunió i definir clarament l'agenda de la reunió actual. La majoria de les agendes de reunions inclouen la definició d'un problema, pluja d'idees de solucions, votació sobre solucions i resolució del problema. Molts líders de la reunió inclouen elements com "assegureu-vos de demanar i rebre opinions de tots els participants", especialment quan tenen altres assistents vocals i amb opinions. Assegureu-vos de discutir els passos següents abans de la reunió.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingArticles de la llista de comprovació posterior a la reunió
En general, hi ha diverses accions que cal prendre després d'una reunió, i una llista de comprovació de la reunió pot ajudar a evitar que hi hagi res oblidat o ignorat. Alguns dels elements de la llista de comprovació posterior a la reunió poden incloure escriure les notes de la reunió, distribuir les notes i seguir els passos següents. Alguns elements del pas següent poden incloure temes de recerca més detalladament, reunir-se amb accionistes addicionals o establir una data per a una reunió de seguiment. Altres exemples d'aquests tipus d'articles són crear un grup de treball, obtenir els comentaris dels participants de la reunió i comunicar-los qualsevol decisió important a la resta de l'empresa.
