Respon els telèfons
Respondre telèfons és una tasca necessària independentment de la vostra indústria o camp específic. Els administradors d'oficines han de tenir excel·lents habilitats telefòniques i una veu amigable i agradable. Com a administrador d'oficines, parlarà amb clients, proveïdors i altres professionals. És possible que hagueu de respondre preguntes, dirigir les preocupacions o fer una trucada a un representant d'una altra empresa.
$config[code] not foundProgramació
Si sou l'únic administrador d'oficines de l'empresa, és probable que s'encarregui de mantenir un calendari organitzat de cites i esdeveniments. Vostè pot ser responsable d'una sola persona o de tot un personal. Les instàncies inclouen una gran varietat d'assumptes, com establir cites amb clients o planificar reunions del personal setmanal. En alguns casos, els administradors també serveixen com a assistents personals, de manera que us podeu trobar organitzant serveis de gespa o cura de piscines, confirmant reserves de sopars o preparant allotjaments de viatge per al vostre cap.
Comunicació
Com a administrador d'oficines, és probable que sigui la veu de l'empresa, que sovint parla en nom dels superiors. Per això, posseir habilitats interpersonals exemplars és un prerequisit important. No només comunicaràs entre persones dins i fora de l'empresa, també seràs responsable de retransmetre informació important. La comunicació es farà cara a cara, per telèfon, a través de lletres i faxos i per correu electrònic.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingEntrada de dades
Depenent de l'empresa i la professió, pot ser responsable de crear i mantenir fulls de dades o d'introduir informació en una base de dades d'empresa. Per exemple, un administrador d'oficines d'una empresa de construcció pot mantenir un full de càlcul dels proveïdors locals i els costos dels materials. La majoria de les empreses també mantenen registres detallats de la informació del client anterior: adreça, números de contacte, adreces de correu electrònic i notes de servei.
Organització
Aquesta és la categoria més inclusiva i potser la més important. Els administradors proporcionen una sensació d'organització i eficiència a tota l'oficina i en altres aspectes de l'empresa. Realitzen això a través del manteniment de sistemes de registre ordenats i un ambient net i lliure de desordres.
Errands
Ocasionalment, els administradors també actuen com a "gestors", fent-los comandes que no entren en cap tipus de descripció de la feina. Aquestes tasques poden incloure, però no es limiten a fer dipòsits bancaris, comprar subministraments d'oficina o recollir el dinar per al personal.
