Un assistent d'equip ajuda a portar la càrrega de treball realitzant tasques administratives per alliberar els membres de l'equip d'oficina per altres funcions. Passen endavant per ajudar amb els projectes actuals perquè els membres més experimentats puguin centrar-se en la manera de millorar el projecte, resoldre problemes o atendre les demandes dels clients. L'ajuda administrativa addicional és vital per complir els terminis i completar els projectes a temps. Els assistents treballen sota la supervisió directa dels líders d'equip.
$config[code] not foundDeures administratius
Els assistents d'equip ajuden amb funcions administratives que requereixen poc control. Programen cites amb clients i asseguren que els clients rebin documents i cobraments a temps. Organitzen reunions d'equips interns i preparen itineraris per garantir que tots els empleats estiguin en la mateixa pàgina. Altres responsabilitats inclouen: ordenar correus electrònics per importància, alertar als membres de l'equip als propers terminis, fer còpies, fer còpies, preparar documents i organitzar fitxers electrònics. El prestigi, les habilitats comunicatives efectives i l'atenció al detall són requisits laborals més importants.
Dades i lliuraments
Els equips de treball sovint necessiten un suport administratiu addicional per ajudar-lo a mantenir registres, gestionar dades i lliurar els projectes. Els assistents d'equip prenen notes durant les reunions i compilen aquestes notes en memos de projecte. Recopilen i ingressen dades en fitxers electrònics perquè els membres de l'equip tinguin registres per recolzar les seves anàlisis i els resultats del projecte. Els assistents preparen els resultats del projecte afegint números de pàgines, cobertes atractives, llistes de termes i una taula de continguts per a informes escrits. Les habilitats informàtiques, les habilitats d'introducció de dades i les fortaleses de correcció ajuden als candidats a destacar com a candidats a llocs de treball qualificats.
Menjars i Arranjaments de viatges
Els assistents a projectes coordinen els dinars i sopars d'oficina amb els membres de l'equip. Ordena i repassa menjars per als empleats que treballen llargues hores per complir els terminis. Realitzen arranjaments de viatge, inclosos vols, allotjament i cotxes de lloguer. En investigar itineraris de conferències i informar els membres de l'equip de detalls del seminari, allibera més temps perquè els membres experimentats se centrin en projectes extensius i que consumeix temps.
Responsabilitats financeres
Assegurar-se que l'equip es mantingui dins del seu pressupost és una responsabilitat laboral vital. Els assistents d'equips mantenen un registre de les despeses del projecte i reben els rebuts i registren aquests números en programes i fulls de càlcul de programari comptable. No fan decisions de compra executives, però notifiquen als líders de l'equip quan els pressupostos semblen que podrien entrar en vermell. Els assistents demanen subministraments i productes quan baixen els inventaris. Pressupost i una comprensió bàsica dels ajudants de projectes d'ajuts comptables mantenen els objectius financers proposats.
