Gairebé dos terços, o el 64 per cent, de les petites empreses no poden fer el seguiment del cost dels seus dispositius d'impressió ni de fer un seguiment del seu ús. I si no podeu seguir aquestes estadístiques bàsiques al vostre negoci, no sabreu quant s'està perdent.
La manera d'optimitzar el pressupost de TI amb un informe de gestió de documents més intel·ligent (PDF) i l'enquesta de gestió de documents SMB per part de Xerox (NYSE: XRX) proporcionen valuoses idees i solucions per imprimir en un món digital.
$config[code] not foundBeneficis de monitoritzar la vostra impressora
L'enquesta
L'enquesta es va dur a terme als Estats Units, França, Alemanya i el Regne Unit, amb més de 1.000 petites i mitjanes empreses participants. L'objectiu era conèixer com gestionaven aquestes empreses i documents documents. El desglossament de l'ús de la impressora representa el que està succeint a les petites empreses. Dels negocis entrevistats, el 56 per cent va informar factures i factures com a procés intensiu en paper a l'organització, el 53 per cent deia que els informes financers i empresarials eren molt intensius en paper i el 51 per cent deien que els formularis de recursos humans i els fitxers dels empleats estaven volant de les seves impressores en gran quantitat.
Un 43% es va queixar als empleats que imprimien un correu electrònic afegit a una part important de l'ús de la impressora i el mateix percentatge que es va dir que les signatures legals eren un gran drenatge sobre el paper i l'ús de la impressora. Una mica més del 40 per cent de les empreses va informar sobre aprovacions de compra, materials de màrqueting i cites de clients va obtenir una bona quantitat de recursos en paper i impressió.
Per a petites empreses mèdiques, jurídiques, arquitectòniques i de disseny, la producció impresa pot ser molt més alta. I més sovint, aquestes empreses no tenen un proveïdor de Serveis d'impressió gestionada que s'ocupa d'aquesta tasca intensiva en mà d'obra.
Una altra estadística evident de l'enquesta va ser la quantitat de temps que va despertar els processos relacionats amb la impressió? Esperar llocs de treball a la impressora, quedar-se sense subministres o anar a botigues de la impressora per recollir documents es pot afegir fins a un període considerable de temps. El cost, per descomptat, pot ser que no sigui visible, però hi és.
Xerox diu als Estats Units que el temps d'espera d'un document en un negoci amb una impressora central compartida és d'uns tres minuts per a cada empleat. Això surt a 13 hores cada any per empleat. Així, fins i tot un petit negoci amb 10 empleats pot experimentar 130 hores de temps perdut.
L'informe
L'informe "Com optimitzar el pressupost de TI amb una gestió de documents més intel·ligent" té solucions que les empreses petites poden implementar per evitar els problemes que destaca l'enquesta.
El primer és trobar un soci de Serveis d'impressió administrada per ajudar-los a gestionar el consum d'impressores amb més eficiència. En una publicació del bloc oficial de Xerox, el director de màrqueting de Xerox Channel, Lisa Graham, escriu sobre la necessitat que les empreses es tornin més proactives en l'avaluació de l'ús de la impressora. "Les avaluacions d'impressió poden identificar ràpidament els estalvis de costos i les millores en l'eficiència", explica Graham.
Tot el que prové de documents abandonats a les safates d'impressió per comprar articles de consum, impressió innecessària en color i altres ineficiències us costarà.
Amb la digitalització que transforma gairebé totes les parts del vostre negoci, un administrador de serveis administratius de confiança o un altre soci pot incorporar la digitalització, el flux de treball de documents, la impressió mòbil, la tecnologia en núvol i la seguretat.
Com a qüestió separada però relacionada, l'informe indica que el 90 per cent de les empreses han estat violades per la impressió no segura.
Conclusió
Al final de l'informe, Xerox recomana a empreses de totes les mides trobar el soci correcte de serveis d'impressió administrada, però això pot no ser possible per a petites empreses. L'informe proporciona informació valuosa per a aquells que no poden permetre's contractar aquests serveis també.
En triar les últimes impressores amb solucions de seguiment i control, implementar bones pràctiques amb bona governança i educar la vostra força de treball, podeu gestionar de manera efectiva els problemes associats amb l'ús de la impressora no regulada. Algunes solucions inclouen la configuració d'estandardització perquè totes les còpies estiguin en blanc i negre, integrant-se amb els fluxos de treball de núvols i mòbils, automatitzant fluxos de treball i coordinant la compra de subministraments.
Imatge: Xerox
Més a: Gadgets 1
