Els empleats de la sala de correus asseguren que les cartes i els paquets s'enviïn correctament i es lliurin al lloc de treball. Un empleat normalment té un títol de batxillerat o GED. Alguns empleats poden necessitar una llicència de conduir per viatjar entre ubicacions. Els empleats necessiten una excel·lent capacitat d'organització i comunicació, i poden ser necessaris per aixecar paquets pesats.
Enviament de correu
L'empleat del mailroom rep el correu electrònic cada matí a les instal·lacions de correu central de l'edifici o al parc d'oficines i el porta al correu de l'oficina. Ordena el correu per ubicació i el correu de paquets per a la mateixa persona amb una banda de goma. El funcionari viatja a cada lloc del lloc de treball i col·loca el correu a la franja horària corresponent per a cada destinatari. També recull el correu sortint. Els empleats visiten cada lloc en els horaris designats durant el dia per recollir i lliurar correu interdepartamental i altres.
$config[code] not foundEnviament de correu
A més del correu entrant, un empleat de mailroom és responsable del correu sortint. Els empleats de correu pesen i adjunten un franqueig adequat usant una màquina de mesuradors. Quan una peça de correu utilitza un tipus especial, els empleats validen que la peça compleix els requisits de mida de la taxa. És una responsabilitat del secretari d'un mailroom de registrar lectures de franqueig cada dia i assegurar-se que hi ha prou franqueig per al correu sortint de rutina. Quan el franqueig s'executa o hi ha enviaments especials especials, un empleat de correu demana l'aprovació per comprar un franqueig addicional i actualitza la màquina del comptador.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingPaquets d'enviament i recepció
Els paquets de recepció, lliurament i enviament també són responsabilitats típiques d'un empleat de mailroom. Els administradors reben i signen els paquets de serveis de lliurament com ara UPS i FedEx. També reben i signen les entregues dels serveis de missatgeria locals. Un empleat de mailroom crida als destinataris del paquet per coordinar el lliurament dels seus paquets i pot enviar petits paquets durant les execucions regulars de correu programades. Quan els empleats envien paquets, els empleats de les oficines de correu electrònic els ajuden a completar els formularis adequats i poden ordenar que un servei de missatgeria subministri un paquet local.
Manteniment de subministraments
Mantenir subministraments adequats a la sala de correu és una responsabilitat important d'un empleat de mailroom. Els administradors mantenen un inventari de subministraments com sobres i caixes d'enviament, sobres de correu, cinta, tisores, marcadors, adhesius i etiquetes d'enviament. Sol·liciten subministraments addicionals segons el proveïdor autoritzat d'aprovisionament d'oficines. Per als materials subministrats per les empreses de transport marítim, sol · liciten recàrregues abans que s'acabi el subministrament. Els administradors també reposen l'oferta de formularis de correus de la companyia, com ara correu certificat, enviament massiu i rebuts.
