El personal clerical serveix de suport per als departaments d'una empresa. Realitzen una àmplia varietat de tasques i gestionen la major part de la paperassa que entra en un negoci. El personal clerical a l'oficina respon als telèfons i saluda els visitants. Processen la documentació i envien els documents necessaris a les ubicacions correctes.
Reunions de recepció i recepció
Moltes oficines disposen de recepcionistes i assistents que responen als telèfons i que fan una pantalla de les trucades entrants. Han de conèixer informació sobre l'empresa per respondre a les preguntes que entren. Ruta trucades i reben missatges quan el personal no està disponible. Moltes empreses reben grans volums de trucades telefòniques, i els recepcionistes han de poder gestionar-los de forma adequada i efectiva. El personal de les taules davanteres saluda a tots els visitants, col·legues i clients que visiten la companyia. Es mostren i han de determinar immediatament quin tipus d'accés necessitarà el visitant. Són responsables de posar-se en contacte amb la seguretat quan un visitant ha de ser escortat de l'edifici.Alguns empleats mantenen registres de cites amb informació sobre qui esperar en determinats moments i on enviar-los.
$config[code] not foundManeig de tràmits
Les tasques que impliquen paperassa varien en funció de la naturalesa de l'empresa. A la configuració mèdica, els registres s'han de crear, actualitzar i arxivar; cal obtenir informació de facturació; i la documentació de l'empresa asseguradora omplerta i presentada. En una oficina legal, pot ser necessària la preparació de documentació per als advocats; alguns advocats poden dirigir el personal de l'oficina per dur a terme investigacions utilitzant revistes jurídiques. En una institució educativa, el personal d'oficina pot haver d'actualitzar els registres dels estudiants i fer un seguiment dels horaris de classe. Alguns empleats poden haver d'actualitzar la informació de la nòmina i pagar les factures. Altres empleats poden haver d'introduir factures, comandes de compra i altres documents de comptabilitat en sistemes informàtics. La presentació i l'escaneig de documents són altres funcions d'oficina comunes. El personal clerical també processa el correu entrant i sortint.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingCoordinació i programació
Alguns empleats de l'oficina serveixen de suport per al lideratge de l'empresa. Aquests membres del personal coordinen les trucades de conferència i poden servir com a supervisors per a un altre personal de l'oficina. Poden revisar memos, cartes i altra correspondència entrant per a la priorització. Ells preparen agendes per a les properes reunions i transcriuen la informació necessària de les reunions i trucades de conferència. Prenen dictat sobre cartes i notes i organitzen tots els tràmits necessaris en els fitxers. Programen i coordinen els acords de viatge per a la gestió i poden reservar hotels, cotxes de lloguer i restaurants.
Equip d'oficina
El personal d'oficina normalment administra subministraments d'oficina a la sala d'accions d'una empresa. És possible que hagi de demanar paper, cartutxos de tinta de la impressora, bolígrafs, llapis, memos, marcadors, sobres, capçaleres i altres subministraments necessaris per executar un negoci. Anomenen a les empreses de manteniment per controlar les màquines de fax i les impressores quan sigui necessari. La compra de nous equips i instal·lacions d'oficina sol ser responsabilitat d'algú a l'oficina.
2016 Informació salarial per a secretaris i assistents administratius
Els secretaris i ajudants administratius van obtenir un salari mitjà anual de 38.730 dòlars el 2016, segons l'Oficina d'Estadístiques Laborals dels EUA. A la part baixa, els secretaris i els assistents administratius van obtenir un sou del percentil 25 de 30.500 dòlars, el que significa que el 75% va obtenir més d'aquest import. El salari percentil 75 és de 48.680 dòlars, que suposa un 25 per cent més. El 2016, 3.990.400 persones estaven emprades als Estats Units com a secretàries i ajudants administratius.
