Microsoft Team és una eina de comunicació dins de l'Office 365 que proporciona a les petites empreses una forma senzilla de comunicar-se i col·laborar amb els empleats. Per a aquells que no han utilitzat equips de Microsoft, poden ajudar-vos a obtenir alguns consells i idees valuoses d'experts per obtenir-ne el màxim rendiment.
Consells sobre equips de Microsoft
Simona Millham és un entrenador certificat per Microsoft i un entrenador per a la plataforma d'aprenentatge informàtic CBT Nuggets. Va compartir alguns consells valuosos per aprofitar al màxim els equips de Microsoft per a petites empreses en una entrevista per correu electrònic amb Small Business Trends.
$config[code] not foundMinimitzar comunicacions per correu electrònic
Un dels majors beneficis de Microsoft Team és que permet a les empreses mantenir tota la seva comunicació organitzada en un sol lloc, en comptes de dependre de cadenes de correu electrònic llargues que es puguin perdre fàcilment en la barreja. Per tant, si voleu aprofitar al màxim els equips de Microsoft, utilitzeu-lo, en comptes de, a més, per correu electrònic per a comunicacions internes.
Millham diu: "Si algú envia un correu electrònic a l'equip preguntant una pregunta relativament trivial, i tothom respon, això genera un munt de correu electrònic. Les converses són al cor dels equips, fent que sigui fàcil veure els fils d'un cop d'ull, i respondre ràpidament quan sigui rellevant ".
Comparteix converses amb membres del nou equip
Els equips de Microsoft també poden facilitar l'entrada a nous empleats. Quan realitzeu un contracte nou o afegiu un membre de l'equip existent a un projecte nou, podeu compartir converses d'aquest fil o projecte amb elles perquè puguin recuperar-se fàcilment, en lloc de reenviar-los nombrosos missatges de correu electrònic o lliurar-los documents engorrosos.
Stick amb uns pocs grups
Els equips de Microsoft us permeten designar els diferents grups de la vostra organització perquè pugueu mantenir converses amb membres d'un equip rellevant. Però no vagis a bord creant grups per a totes les possibles combinacions d'empleats de seguida. Considereu qui treballa conjuntament en projectes amb més freqüència i només crea aquells grups que tinguin sentit per no aclaparar a tothom amb tones d'opcions. Sempre podeu afegir-ne més tard.
Tenir un objectiu per a cada grup
Si teniu dificultats per determinar quins grups voleu començar, tingueu en compte el que voleu aconseguir per a cada grup. Per exemple, és possible que vulgueu un grup només per a la gestió de primer nivell, a la qual us recorrerà quan prenguin decisions estratègiques importants. Però també és possible que vulgueu grups només per a propòsits específics com el suport informàtic i el màrqueting de social media.
Afegiu grups a mesura que vagis
A partir d'aquí, sempre podeu afegir grups com a projectes específics que els demanin. Digueu que teniu un projecte client especial que implica persones de diversos departaments que normalment no treballen junts. Creeu un grup que sigui només per a aquesta instància perquè els treballadors no hagin de comunicar-se en un fil més general.
Configurar conferències d'àudio
Microsoft Equips també ofereix una funció de conferència d'àudio perquè pugui organitzar reunions de veu en grups específics o només amb un o dos membres de l'equip. Això pot ser una característica especialment útil, especialment si teniu alguns membres de l'equip que treballen de manera remota. També podeu utilitzar-lo per comunicar-se amb clients externs mitjançant una nova funció d'accés als clients.
Crear una estratègia de comunicació
Per suposat, Microsoft Team no és l'únic producte de Microsoft que ofereix funcions de comunicació com ara xat i trucades d'àudio. Però Millham adverteix que no s'arrisca massa a utilitzar totes les opcions disponibles. En lloc d'això, creeu un pla específic que descrigui en quines situacions usareu equips de Microsoft per a la comunicació enfront d'altres plataformes.
Millham explica: "Crec que un dels majors reptes és ajudar els usuaris empresarials a comprendre QUÈ Microsoft Office 365 utilitza EQUILITAT WHEN. Hi ha superposició entre la funcionalitat de Team, Yammer i Skype for Business, que és realment confús per als usuaris, i és probable que simplement tornin a enviar-se per defecte al correu electrònic sense una orientació. Per tant, la meva recomanació és que el negoci pren un temps per pensar quines eines millor s'adapten a les diferents parts de la seva organització i que portin alguns pilots amb diferents grups d'usuaris i que a continuació proporcionin orientació i sensibilització als usuaris finals ".
Prova estratègies de comunicació
Tal i com va esmentar Millham, pot ser útil provar estratègies de comunicació diferents dins de la vostra organització per veure què funciona millor per a l'equip específic. Per exemple, és possible que tingueu sentit utilitzar Skype per a trucades de clients si la majoria dels vostres clients ja tenen identificadors de Skype i no voleu registrar-vos per accedir als visitants amb equips de Microsoft. Però podeu optar per mantenir totes les trucades internes dins dels equips en nom de la simplicitat. Només cal que estigueu oberts a l'entrada dels empleats perquè pugueu optimitzar el vostre pla a les seves necessitats.
Estigueu al dia amb les noves funcions
Els equips de Microsoft canvien constantment i afegeixen noves funcionalitats que poden beneficiar al vostre equip o canviar la forma en què utilitza la plataforma. Per exemple, Microsoft està actualment en procés d'integrar la funcionalitat Skype for Business en equips. Millham recomana consultar la documentació de Microsoft Team i la guia pràctica per obtenir més informació i actualitzacions sobre qualsevol canvi o nova funcionalitat.
Entreneu als vostres empleats
També és important assegurar-se que els vostres empleats entenen com aprofitar al màxim els equips de Microsoft. I hi ha molts recursos disponibles per a aquest fi. CBT Nuggets ofereix una opció per a la capacitació de equips de Microsoft.
Millham diu: "Per als propietaris de petites empreses, inclou una visió general dels recursos que cal tenir en compte en implementar equips i fomentar l'adopció de l'usuari. Per als empleats, cobreix com utilitzar canals, converses, reunions, compartir fitxers, wikis i molt més ".
Imatge: Microsoft
1
