Les trucades telefòniques són un mitjà vital de comunicació per a una oficina mèdica.Per aquest motiu, molts metges reben els seus telèfons 24 hores al dia, set dies a la setmana, utilitzant un servei de resposta telefònica fora de l'horari comercial. Els procediments de trucades telefòniques eficients i eficaços atendran les necessitats dels pacients i el personal d'una manera professional.
Maneig de trucades entrants
Saber quina informació es necessita dels pacients. En respondre el telèfon, centreu la vostra atenció a l'interlocutor. Parleu amb claredat i lentitud. Registre les notes mentre converses. Feu que l'anomenat digui el seu nom. Dirigeix l'anomenat per nom durant la conversa. Moltes trucades seran pacients que necessiten fer cites, però alguns requereixen assessorament mèdic d'una infermera o metge. Si es requereix una devolució de trucada, registreu el nom i el número de telèfon de la persona. Demana que s'escrigui el seu nom. Si s'accedeix als seus registres per respondre a la seva sol·licitud, sol·liciteu informació d'identificació, com ara la data de naixement. Això assegura que es consultaran els registres correctes, ja que el nom del pacient i la data de naixement han de coincidir. Feu notes clares i breus quant a la naturalesa de la trucada. Tingueu en compte l'hora, la data i les inicials. Doneu al pacient una indicació de quan pot esperar una trucada de tornada. Somriu mentre parles. Efectes somrients com sona. Abans de completar la trucada, pregunta si has dirigit totes les preguntes de la persona que truca.
Sol·licituds de manipulació de recanvis amb recepta
Quan un pacient demana un reenviament de medicaments, necessitarà la informació següent: nom i número de telèfon del pacient, nom del medicament, durada del pacient, símptomes, nom de farmàcia i número de telèfon de farmàcia. Informeu al pacient si tornarà a trucar per confirmar que s'ha sol·licitat la càrrega.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingManeja el pacient sol · licita parlar amb el metge
El metge determinarà què constitueix una emergència que requereix la seva presència immediata al telèfon. En general, els metges no responen a les trucades telefòniques, llevat d'altres metges i membres de la seva família. Totes les altres trucades excepte les trucades d'emergència es tornen a la seva conveniència durant el dia o al final del dia. Assegureu-vos que el metge us torni a trucar i proporcioneu un temps aproximat del dia si és possible.
Altres funcions d'Office Phone
No beveu, mengeu o mastegueu goma mentre respon el telèfon. Contesta el telèfon al tercer anell. No utilitzeu paraules i frases d'argot o no professionals. Demaneu sempre abans de posar en espera un interlocutor. Torneu a consultar amb l'interlocutor en un termini de 30 segons. Si cal, pregunteu si podeu tornar a trucar al pacient en pocs minuts. Eviteu posar diverses trucades en espera alhora. Recordeu sempre que esteu en un entorn professional.
Una gran pràctica pediàtrica va respondre rutinàriament al telèfon indicant el seu nom comercial i dient: "Sostenga", abans que l'interlocutor pogués pronunciar una paraula. Aquesta manera poc professional va ser provocadora. Va acabar quan un dels metges en la pràctica va trucar i va rebre el mateix tractament que els pares dels pacients. Va revisar immediatament el seu protocol de resposta telefònica.
