Les reunions empresarials sobre àudio i videoconferència s'han convertit en una part de qualsevol organització. Enrere han quedat els dies en què només els gegants de TI solien comprar programari de col.laboració en línia per dur a terme reunions de negocis a través d'Internet.
Avui dia, fins i tot les petites empreses estan realitzant els avantatges d'utilitzar eines de col·laboració per a conferències web.
El resultat és la mort lenta de reunions presencials, que ja vam fer constar fa uns quatre anys.
$config[code] not found- Cisco Systems va cancel·lar la seva formació de vendes el 2009.
- Apple va sortir dels seus futurs Macworlds.
- Moltes empreses fins i tot han reduït la seva força d'equip en el departament d'esdeveniments i reunions, seguit d'un fort augment de reunions virtuals.
Amb l'adopció d'eines i programari de reunions en línia, podeu estalviar entre un 50% i un 80% de les despeses que es gasten en habitacions d'hotel, lloguer, transport, packaging i màrqueting. L'allotjament d'esdeveniments virtuals us pot costar tan baix com $ 10 per dia, enfront d'una inversió de $ 200 a $ 1,000 per a un esdeveniment físic.
Això significa que obtens el mateix per menys.
Tanmateix, només disposar d'una eina de conferència web no garanteix l'èxit en la realització de reunions en línia.
Hi ha dues maneres de mirar-lo.
- En primer lloc, l'eina de reunió en línia s'ha de beneir amb totes les funcions cautivantes i necessàries per a l'àudio i la videoconferència.
- En segon lloc, el contingut de la presentació ha de ser prou atractiu per continuar una sessió interactiva.
Cal que tingueu la plataforma adequada per allotjar reunions en línia amb totes les funcions de col · laboració probables, així com adoptar estratègies de presentació de continguts ben estructurats per mantenir les persones durant un període de temps més llarg.
A menys que els dos aspectes estiguin ben atesos, les reunions virtuals no poden tenir èxit. A continuació trobareu una llista de suggeriments sobre conferències web que també us pot semblar útils.
Com gestionar els dos requisits
Les empreses que guanyen més en reunions en línia es tracta de fer més fàcil i més fàcil la comunicació entre els vostres clients i els vostres companys.
Només els ajudeu a col·laborar sense problemes amb tot el que vulguin proposar, discutir, revisar o aconseguir en la comoditat de la seva pròpia oficina o fins i tot a la llar. I tu ets a casa teva.
Atès que la naturalesa dels compromisos i les interaccions en reunions en línia depèn totalment de les estratègies de presentació, les expectatives empresarials i el focus de contingut entre els individus participants, els correspon com poden fer el millor ús de les eines i recursos disponibles.
Els continguts més específics, resumits i orientats a l'acció que presentes en una reunió, com més gran sigui possible assolir els objectius empresarials de tots, i així, tanqui ofertes ràpides.
Ara arribant al requisit principal, que és seleccionar l'eina adequada. No podeu comprometre cap de les funcions premium que els proveïdors líders poden oferir. De fet, no hi ha cap escassetat de bones eines de conferència web al mercat.
El següent important a la vostra llista de comprovació és quant millor valora una eina de reunió en línia i rep el corresponent per al vostre negoci. Tot i que molts de nosaltres som conscients de la nitty-gritty de realitzar reunions sobre VoIP i telèfon, hi ha millors maneres d'optimitzar el seu ús.
En aquest article, anem a veure totes aquestes 5 possibilitats.
Feu que la col · laboració sigui més senzilla, assolible i interessant en qualsevol moment, en qualsevol lloc
El vostre programa de reunions en línia hauria de tenir-les totes:
- Compatibilitat completa amb tots els navegadors populars com Chrome, Firefox i Safari que utilitzen els participants, perquè ningú se senti aïllat
- Suport per allotjar presentacions interactives, demostració de producte i revisions de productes, o fins i tot revisar contractes comercials junts … tot a la comoditat del vostre client
- Capacitat per registrar, arxivar i reutilitzar els resultats interns entre equips i organitzacions per tal d'analitzar millor els requisits i els comentaris dels clients.
- Una manera més intel·ligent de carregar els vostres propis mitjans o afegir imatges a la vostra pissarra de Flickr, de manera que pugueu compartir contingut multimèdia amb els participants com a referències, fins i tot quan la reunió estigui activada.
- Suport per a la gestió de tot tipus d'interaccions (present, compartir, discutir, editar i generar idees) en temps real i natural, així com la flexibilitat per superar l'anàlisi de la pissarra més tard per obtenir una visió detallada.
Feu que la sala de reunions sembli gran i cara
Sí, l'aspecte i la sensació són molt importants.
Com més facis que la vostra sala de reunions i la sala d'espera siguin interessants i atractives per als clients, millor serà la impressió de la teva marca.
Afegint un logotip d'empresa, utilitzant colors de marca i banners atractius per a anuncis, podeu fer que el vostre client creu que heu aplicat un disseny personalitzat per tractar la reunió com a especial i seriós.
És tota una experiència de marca que els vostres clients portaran a les properes reunions.
Això, potser amb bons comentaris, us pot ajudar a tancar un tracte crucial.
Amb suites de plantilles de marca, podeu crear temes de reunió únics per a cada un dels departaments o grups dins i fora de l'organització i, per tant, conserveu la identitat corporativa de la vostra marca.
Habilita la compartició d'escriptori i el control de la pantalla remota
Una de les maneres més fàcils i més efectives d'augmentar el compromís de l'audiència és compartir el control entre els participants.
El control de la pantalla remota proporciona llibertat a companys, clients, convidats i visitants en la forma en què volen avançar amb els seus propis llançaments i presentacions.
Amb opcions d'ús compartit d'escriptori, els equips poden col·laborar en programes en viu, com ara vídeos de demostració de productes, revisió de documents, presentacions corporatives de PowerPoint, fulls de càlcul o projectes en curs. Tenen un millor control sobre les seves sessions individuals i mantenen les discussions oberta per a visites de 360 graus.
La ubicació, la zona horària, el nombre d'assistents … res no pot ser una barrera per a que el vostre missatge sigui escoltat per altres persones i actuï sobre.
Activa el poder de la sessió de xat privada i moderada
Se suposa que les reunions en línia són naturals, interactives i confidencials de vegades.
Les discussions privades durant una reunió web en curs ajuden a aclarir moltes preguntes que no es podrien resoldre d'una altra manera.
$config[code] not foundEn una reunió de grup, és obvi que no tots els membres entenen cadascun dels temes de discussió al mateix ritme. Moltes vegades, els assistents es deixen amb preguntes desateses que generen confusions i problemes importants.
Els incomprensions i consultes més breus poden provocar un desacord sobre un objectiu comercial comú. Aquests buits de comunicació necessiten una resposta ràpida durant la mateixa reunió, o bé és difícil arribar a un consens. I aquest és l'objectiu final de qualsevol reunió grupal.
L'opció de xat privat garanteix que un assistent obté reaccions i reaccions en temps real en una agenda particular o un element d'acció d'un altre assistent sense molestar a altres persones a la sala de reunions. Això ajuda els assistents a comprendre els comentaris i les accions d'altres de forma privada i d'una manera millor. Això fa que la col·laboració en línia sigui més gran.
El xat ràpid d'un a un fa que les converses siguin confidencials, de manera que els problemes es resolguin més aviat i tranquil·lament sense interrompre la sessió comuna.
Aplica la traducció d'idiomes per a converses globals
Les perspectives de negocis, socis i companys poden ser des de qualsevol part del món. Per tant, les comunicacions empresarials globals poden estar en qualsevol idioma.
Per tant, la preferència lingüística no hauria de ser una barrera en la conferència en línia, especialment quan els assistents són parlants nadius.
Necessiteu una plataforma de reunions en línia que permeti als membres triar entre 50 idiomes diferents que prefereixen traduir, tot en temps real. Això elimina les barreres de comunicació i permet que la conversa flueixi en l'idioma natiu de l'orador.
Com a amfitrió d'una reunió en línia, heu d'assegurar-vos que cada membre pugui aplicar la preferència d'idioma amb un simple clic del ratolí al botó "Traduir".
La conversa de xat multilingüe també pot ser útil per als equips de suport i formació de clients. Amb el servei de traducció instantània de xat, els clients poden fer preguntes, fer-les servir de manera moderada i fer-ne més durant les demostracions de productes en la seva llengua materna. Això augmenta la possibilitat de tancar més ofertes de negocis i retindre clients feliços.
Finalment, la vostra plataforma de reunions en línia ha de funcionar independentment de la ubicació geogràfica, el sistema operatiu i la zona horària.
Si la vostra plataforma de reunions en línia existent encara no ha incorporat totes aquestes característiques essencials, és el moment adequat per buscar una alternativa. Les bones eines de col·laboració en línia no només milloren la productivitat de l'equip, sinó que també creen una impressió de la vostra marca als altres.
Foto de la reunió a través de Shutterstock
3 Comentaris ▼
