En el passat, sovint es considerava una secretària entre els més baixos de la companyia totem pole. Els temps han canviat, però, i el paper de secretària s'ha convertit en l'assistent administratiu, la persona que sovint és la clau del funcionament d'una organització sencera. Ja sigui que treballin per a un únic executiu, diversos administradors o tota l'organització, un assistent de gestió de funcions administratives permet que tots els altres passin més temps en les prioritats estratègiques i creixin el negoci, assegurant-se que les dades estan sota control.
$config[code] not foundInformació sobre funcions administratives
En el sentit més general, els deures administratius són les tasques i activitats que formen part de les operacions diàries d'un negoci. Inclouen trucades que responen, prenen missatges, gestionen la correspondència, ordenen subministraments i mantenen les àrees d'oficina compartides organitzades i funcionals. Els deures també poden incloure la creació d'informes, la introducció i gestió de dades, la gestió d'arxius, la comptabilitat bàsica i altres tasques financeres. Molts d'aquests càrrecs són gestionats per ajudants administratius, que tenen com a finalitat ajudar a un individu o equip assumint part o totes les seves tasques clericals, però moltes posicions d'entrada i de nivell intermedi també inclouen una bona feina administrativa. Per exemple, els assistents administratius poden ser responsables d'actualitzar el seu propi treball en un sistema de gestió de projectes o respondre a correus electrònics. El gruix de la majoria dels deures administratius és clerical i sovint es redueix a la gestió i distribució d'informació.
Tecnologia
Saber com la tecnologia és un dels aspectes més importants dels deures administratius. Això inclou l'ús d'eines com ara ordinadors, màquines de fax, copiadores, escàners, telèfons i altres equips d'oficina. L'ús de programes informàtics comuns, com ara el processament de textos, el full de càlcul, la base de dades i el programari d'edició d'ordinadors, generalment és necessari per a la majoria dels treballs administratius. La capacitat de solucionar problemes amb equips compartits també forma part de moltes descripcions de llocs administratius. No és estrany, per exemple, que els professionals administratius siguin convidats a netejar encallaments de paper o canviar el tòner en impressores i fotocopiadores.
En alguns negocis, també s'espera que els assistents administratius coneguin la programació i el programari de gestió de projectes. Els que treballen directament per als executius generalment sol · liciten administrar el calendari del seu cap, i els departaments administratius del departament estan convidats a programar reunions, fer un seguiment de les vacances i els dies malaltos, i generalment saben on són les persones i el que estan fent.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingComunicació
Un altre deure administratiu important implica la comunicació. Els assistents administratius solen cridar-se a comunicar, tant per escrit com verbalment. Es pot demanar que escriguin memoràndums, es corresponguin amb col·legues o clients que utilitzin correus electrònics, manuals d'actualització de la companyia o llocs web o que editin i correguin el treball dels altres. Els assistents també solen ser responsables de respondre el telèfon, fer trucades en nom del seu cap i interactuar amb els visitants. Per tant, un assistent administratiu reeixit hauria de tenir excel·lents habilitats de comunicació i poder escriure i parlar amb claredat i professionalitat.Una comprensió sòlida de l'ortografia, la gramàtica i els estàndards de la comunicació escrita professional és important perquè un assistent representa el seu cap.
Comptabilitat i Compra
Fer un seguiment de les despeses és important en qualsevol negoci, i aquesta tasca sovint correspon a un assistent administratiu, que pot ser que se us demani introduir despeses en un full de càlcul o programa de comptabilitat, recopileu i verifiqui informes de despeses dels empleats i gestioneu els reemborsaments. En una petita empresa, un assistent administratiu també pot gestionar els comptes a cobrar, enviar comptes i processar pagaments i gestionar dipòsits per a l'empresa. A vegades, els professionals administratius també s'encarreguen de fer diners en efectiu, fer un seguiment de les despeses i afegir fons quan sigui necessari. Altres deures d'aquest àmbit poden incloure l'anàlisi de despeses, ajudant-se a pressupostar i gestionar disputes de proveïdors.
Pel que fa a la compra, els assistents administratius normalment s'encarreguen dels subministraments, és a dir, que organitzen i supervisen subministraments d'oficina i reposicions de comandes segons sigui necessari. Realitzen investigacions sobre venedors i demanen o emeten ordres de compra quan sigui necessari. En alguns casos, els assistents administratius també poden fer-se càrrec del seguiment i la gestió de llicències per a programari o subscripcions, garantint que es paguen amb prontitud i s'utilitzen correctament.
Recerca i planificació
Molts professionals administratius estan cridats a gestionar projectes de recerca i recopilar informació. Pot ser tan senzill com buscar un número de telèfon o una adreça, o un projecte més complex podria implicar buscar informació del client, fer referència a detalls, i crear fulls de càlcul o informes elaborats. Normalment, aquests projectes requereixen treballar dins de terminis ajustats i presentar informació.
En molts casos, els deures administratius també inclouen la planificació. Des de sessions setmanals de personal fins a grans esdeveniments, es demana als assistents administratius que s'ocupin dels detalls. És possible que sigui responsable de reservar una sala de conferències per a una reunió o gestionar reserves de la sala per a tot l'edifici o planta, demanar refrigeris i assegurar-se que tots els equips d'alta tecnologia estiguin preparats i funcionin quan s'iniciï la reunió. La planificació del viatge és una altra gran responsabilitat. Si l'empresa no té un departament de viatges, l'assistent administratiu pot ser la persona que investiga i reserva vols i hotels, fa reserves de menjars i s'ocupa d'altres detalls, com ara registres de conferències.
Tasques especialitzades
En indústries específiques, els professionals administratius estan obligats a fer tasques que requereixen coneixements o habilitats especialitzades. Per exemple, els assistents administratius legals i metges sovint necessiten completar tasques que requereixen una comprensió de la terminologia i els procediments de la indústria. Es pot demanar als secretaris legals que completin i presentin documents per a documents legals, com citacions, recursos o reclamacions, que requereixen un nivell bàsic de coneixements i coneixements jurídics. Una comprensió del sistema i els procediments judicials també és important per a aquests ajudants administratius, ja que és saber fer una investigació legal.
Les funcions en un departament de recursos humans se centren en temes d'ocupació i poden incloure entrevistes de programació, processament de comprovacions de fons i realització de la revisió inicial de les sol·licituds per garantir que estiguin complets. És probable que algú amb aquesta capacitat necessiti tenir una comprensió i experiència en els recursos humans i la legislació laboral. En essència, el camp i el departament específics en què treballa un assistent administratiu serà el factor determinant en els deures específics, amb alguns camps que requereixen més experiència i coneixement que altres.
Qualificacions de l'auxiliar administratiu
Tot i que la majoria dels llocs de treball inclouen almenys alguns càrrecs administratius, la majoria són administrats pels ajudants administratius. Hi ha oportunitats en gairebé totes les indústries, i la majoria de les posicions de nivell d'entrada estan obertes a persones amb un diploma d'escola secundària o l'equivalent. Alguns empresaris prefereixen contractar assistents o secretaris administratius amb una llicenciatura o experiència en el camp. Certs camps, com ara la llei i la medicina, solen requerir que els assistents tinguin una educació addicional rellevant per al camp.
Independentment del nivell d'educació, la majoria dels empresaris busquen assistents administratius que tinguin experiència i habilitats en el treball clerical, incloent processament de textos, fulls de càlcul i gestió de bases de dades. Normalment, els empresaris requereixen que els assistents tinguin habilitats en els productes de Microsoft Office. Alguns col·legis comunitaris, agències temporals i programes d'educació per a adults ofereixen programes de certificats en la gestió d'oficines, que poden oferir-vos avantatges quan busqueu feina. La majoria dels empresaris també proporcionen formació en el lloc de treball per ajudar els assistents a accelerar i familiaritzar-se amb les seves tasques específiques.
Més enllà de les habilitats clericales, els empresaris volen contractar persones que tinguin excel·lents habilitats de comunicació (tant escrites com verbals), habilitats organitzatives, habilitats de decisió i resolució de problemes i habilitats interpersonals. El professionalisme també és imprescindible, ja que és capaç de multitarea i prioritzar. Atès que tants empresaris tracten informació delicada i sovint estan vinculats per les regulacions federals, la discreció i la capacitat de mantenir la confidencialitat són també qualitats importants.
Outlook de pagaments i ocupació
La remuneració mitjana d'un assistent administratiu varia considerablement, ja que els assistents d'entrada a la part inferior de l'espectre obtenen salaris en els mitjans de menys de 20 dòlars, i els ajudants executius més pagats obtenen prop de sis xifres. PayScale.com informa que els ajudants administratius obtenen un salari mitjà de 38.736 dòlars, una xifra que es reflecteix molt de prop en les dades de l'Oficina d'Estadístiques Laborals, que situa el salari mitjà a 37.870 dòlars, el punt en què la meitat dels ajudants administratius guanyen més i la meitat guanya menys. El BLS informa que els ajudants més ben pagats guanyen més de $ 62,000 l'any, i aquesta quantitat salta a $ 85,000 per a secretaris executius. El pagament augmenta amb anys d'experiència, amb els que tenen més experiència guanyant més.
Desafortunadament, el BLS també projecta que la demanda d'assistents administratius probablement disminueixi un 5 per cent el 2026, ja que la majoria de les posicions no seran noves, sinó substitucions dels empleats que surten. El desenvolupament de la tecnologia i el canvi de molts deures administratius a altres empleats representen gran part del descens. A més, com moltes organitzacions racionalitzen les operacions, els assistents s'assignen a més d'un administrador o departament i assumeixen més responsabilitats.
Com tenir èxit en els seus deures administratius
Sovint, els assistents administratius sorprenents estan al capdavant de la llista de promocions, especialment quan tenen un títol universitari i una comprensió profunda de la indústria i el negoci. Fer el vostre treball amb serietat pot conduir a coses més grans i millors, per la qual cosa és en el vostre millor interès trobar formes d'esdevenir indispensables per al vostre cap i companys de feina.
Una de les millors maneres de fer-ho és conèixer els objectius i les prioritats del vostre cap i anticipar-ne les necessitats. Mireu endavant i tingui la previsió de preparar-se per sol·licituds o necessitats abans que el seu cap les realitzi. Per exemple, si el vostre cap assisteix a una determinada reunió cada setmana o mes, llegeix els minuts de la reunió amb anticipació i prepara els documents o informes que el vostre cap s'espera que presenti abans de la reunió. Si veieu que el vostre supervisor estarà en reunions tot el dia sense gaire descans, ordeneu que es lliuri el dinar i que el cafè estigui fresc. Recordeu que és el vostre treball fer que el patró es vegi bé, així que feu el que heu de fer per presentar la imatge més professional i competent.
Mantenir-se al dia amb la vostra indústria també us pot ajudar a ser un assistent d'estrella del rock. Conegueu la terminologia i manteniu-vos al dia amb les tendències. D'aquesta manera, podeu contribuir a les converses i ser més precisos en el vostre treball. Els detalls són importants, de manera que comprendre el que parlen tots els ajudarà a evitar errors costosos. Els grans ajudants també són enginyosos i saben quan han d'actuar i exactament què fer. No podeu córrer al vostre cap amb totes les preguntes o problemes; el vostre cap espera que tingueu cura de les coses, que es remunta a l'aprenentatge. Si coneixeu la seva organització per dins i per fora, on trobar la informació i les polítiques i procediments de l'empresa, pot ser més útil i resoldre problemes.
Finalment, ser un gran assistent requereix habilitats organitzatives excepcionals. És possible que se us demani que respongui preguntes, proporcioni actualitzacions d'estat o solucioni altres problemes en un moment determinat i, si no esteu organitzat, no podeu fer-ho. El deure administratiu més important és mantenir tots els plats girant i organitzats és el fonament d'aquesta habilitat.
