Paper d'un gestor de documents

Un gestor de documents és membre del personal de TI amb l'objectiu d'organitzar, actualitzar i millorar el flux de treball global de la documentació dins d'una empresa. Les empreses són els principals empresaris dels gestors de documents, tot i que certes indústries -com ara grans empreses immobiliàries, serveis legals, finançament, assistència sanitària i assegurança- probablement tinguin un gestor de documents a mà, independentment de la seva mida. La majoria de les posicions dels directors de documents requereixen un mínim d'un a tres anys d'experiència prèvia; no obstant això, els graduats universitaris recents amb formació especialitzada poden moure directament a la posició. La competència amb un programari específic, com ara sistemes de gestió de documents i / o programes de gestió de relacions amb els clients, és essencial per a la funció laboral. Els administradors de documents tenen cinc responsabilitats laborals principals: augmentar l'accessibilitat, arxivar documents, actualitzar la informació, registrar la traçabilitat i recuperar documents.

$config[code] not found

Augmentar l'accessibilitat

Els empleats necessiten accés a documents com cartes de presentació, materials de màrqueting, tutorials i informació del client per completar el seu treball. Tradicionalment, els empleats han guardat aquests fitxers directament en els seus discs durs per a un accés futur, però hi ha un risc inherent que els fitxers quedaran obsolets. A més, els empleats poden perdre un temps preciós combant els seus discs durs per als documents que mai van descarregar. Un sistema de gestió de documents resol tots aquests problemes. Crea un punt focal on es guarden tots els documents. A més, aquests mateixos documents es poden compartir amb el personal i els clients a través d'un lloc web. La majoria dels sistemes de gestió de documents poden generar fàcilment un lloc web; la prestació és que sigui accessible per a qualsevol persona que tingui una connexió a Internet i que no requereixi programari o instal·lacions addicionals per visualitzar (pot ser que necessiti un nom d'usuari i una contrasenya, però que es pot especificar).

Arxivant documents

L'IRS requereix que les institucions financeres mantinguin qualsevol documentació relacionada amb un client durant cinc anys després de tancar el compte. El Departament de Justícia requereix un marc de temps encara més llarg per als despatxos de dret, el que significa que tots aquests fitxers han d'anar a algun lloc. Els administradors de documents solen arxivar els documents de forma cronològica, encara que alguns prefereixen alfabèticament en funció de la quantitat d'informació que s'ha d'emmagatzemar. Si es tracta d'una oficina sense paper, els documents haurien de fer-ne una còpia de seguretat (en dues ubicacions separades), després es purga del servidor.

Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per Sapling
Actualització de documents

Depenent de la mida de l'organització, les habilitats d'escriptura poden ser un element clau per al paper d'un gestor de documents. Les lletres de coberta, les plantilles i els tutorials necessiten actualitzacions constants per seguir sent rellevants. A més, les declaracions de privadesa, els contractes en blanc i els documents tècnics reben ajustaments menors aproximadament un cop l'any. Si el gestor de documents fa o no aquests canvis personalment, serà responsabilitat vostra de garantir que tothom estigui utilitzant les versions més actualitzades. La forma més senzilla de fer-ho és mitjançant l'ús d'un sistema de gestió de documents.

Traçabilitat d'enregistrament

Els documents canvien, i és responsabilitat del gestor de documents saber qui va fer el que canvia. La traçabilitat és una característica estàndard en la majoria de programari de gestió de documents. Tanmateix, un gestor de documents pot fer un seguiment de la traçabilitat sense el programari fent que cada document sigui de només lectura i, a continuació, registreu els canvis sol·licitats a mesura que es reben.

Recuperació de documents

Hi haurà moments en què un gestor de documents ha de trobar elements que ja estan arxivats. Molt sovint, això es deu a auditories, demandes judicials i desastres naturals, tots els quals requereixen registres minuciosos d'esdeveniments passats. Per aquest motiu, els gestors de documents han d'arxivar els materials de forma lògica i precisa com sigui possible. D'aquesta manera, qualsevol gestor de documents pot accedir a aquells registres necessaris, independentment de qui els va emmagatzemar originalment. Quan es tracta de preparar-se per desastres naturals, emmagatzemi una còpia de seguretat del servidor d'oficines a fora de l'oficina. Si és possible, emmagatzemeu-lo en una regió diferent, com ara una oficina de satèl·lit.