Els dies dels assistents administratius s'omplen de múltiples tasques, inclosa la programació, l'enviament de correus electrònics i la gestió de projectes. A més, de vegades és necessari fer un missatge al vostre cap quan no està disponible. Un missatge poc clar escrit malament pot frustrar al vostre cap. Si voleu impressionar-la, proporcioneu un missatge detallat que resumeixi la naturalesa de la trucada i la resposta sol·licitada. Fins i tot si no sou un assistent administratiu, de vegades haureu de prendre missatges per un cap que no estigui disponible.
$config[code] not foundMentre està al telèfon
Demaneu a l'interlocutor si vol deixar un missatge. Si la resposta és "no", agafeu un moment per encoratjar un missatge. Digueu-li que el vostre cap estarà en reunions tot el dia, de manera que tornar a trucar no pot ser la millor opció.
Demaneu a l'autor que proporcioni un missatge detallat. Alguns cridants responen amb: "Només has de trucar-me". Malauradament, el vostre cap pot no estar satisfet amb un missatge tan vague. En aquest cas, responeu amb "Segur que, què puc dir-li que això sigui?"
Sol·liciteu un nom complet de l'autor. Els primers noms poden causar confusió al vostre cap. Simplement pregunteu: "Puc tenir el vostre nom complet?" en treure el missatge.
Demaneu el número de telèfon de la persona que truca. Tot i que això pot semblar obvi, és fàcil oblidar-se del nombre quan es va centrar en altres aspectes de la trucada. Si l'anomenat prefereix ser contactat per correu electrònic, escriviu-lo també.
Anoteu tota aquesta informació sobre paper de paper a mesura que feu les preguntes. Escrigui també la data i l'hora de la trucada.
Retransmissió del missatge
Organitzeu les vostres notes per a la trucada amb un petit paper de paper. Cada missatge ha d'emplenar només un tros de paper. Eviteu escriure més d'un missatge a cada diapositiva.
Escrigui la data i l'hora de la trucada, seguit del primer i del cognom de la persona que truca a la part superior del document. Si també li va donar la seva posició o relació amb el vostre cap, com ara un comptador o un proveïdor, escriviu aquí també.
Resumiu el propòsit de la convocatòria en una frase curta. Escriviu-lo sota el nom de l'interlocutor. Sigui breu i específic perquè el vostre cap no hagi de preguntar-se què es tracta.
Escriu el número de telèfon de la persona que truca a la part inferior del missatge.
Escriviu "URGENT" en majúscules a la cantonada superior dreta de la nota si la trucada era molt important. La majoria de missatges telefònics no cauran en aquesta categoria. Els missatges urgents fan referència a emergències familiars o problemes empresarials que podrien tenir un gran efecte advers sobre l'empresa.
Retireu els missatges al vostre cap tan aviat com estigui disponible. A mesura que li lliuri cada missatge, llegiu-lo en veu alta. D'aquesta manera, no hi ha cap possibilitat de perdre un missatge important.
Consell
Conegui quan parlar. Si un missatge és veritablement una emergència, especialment amb la família del cap, interrompeu-la i expliqueu-li-ho immediatament. Algunes coses a la vida són més importants que una reunió de negocis.
